Класическият сценарий
Някой създава Excel таблица: "Регистър на договорите." Колони: номер на договор, клиент, дата, изтичане, местоположение на файла. Работи чудесно в началото -- 20 реда, чиста таблица.
Година по-късно? 500 реда. Три версии -- една на сървъра, една в имейла на директора, една на лаптопа на юриста. Нито една не е актуална.
8 причини, поради които Excel не е за проследяване на документи
- Няма връзка между таблицата и файла -- въвеждате местоположение, но не можете да щракнете, за да отворите
- Множество версии на таблицата -- кой има последната?
- Без автоматизация -- ръчно въвеждане за всеки документ: 2-3 часа/месец за 50 документа
- Без напомняния за крайни срокове -- договорът изтича? Excel няма да Ви каже
- Без контрол на достъпа по редове -- всеки вижда всичко
- Без търсене по съдържание -- Excel търси само това, което ръчно сте въвели
- Не мащабира -- 5 000 реда стават бавни и неуправляеми
- Не отговаря на законовите изисквания -- не е архивна книга, няма класификационни маркировки
Заключение
Excel е отличен -- за изчисления и отчети. Но за проследяване на документи е импровизация, която създава повече проблеми, отколкото решава.
Arhivix заменя Вашите Excel таблици с интелигентна система, която автоматично категоризира, проследява срокове и позволява AI търсене. Всичко, което въвеждахте ръчно, сега се случва автоматично. Опитайте безплатно.
