Защо сроковете за съхранение на документи са важни
Всеки бизнес е законово задължен да пази определени записи за конкретен брой години. Унищожаването на документи твърде рано може да доведе до глоби, неуспех при одити и загуба на правна защита. От друга страна, пазенето на всичко завинаги създава ненужен безпорядък и разходи.
Знаенето на точните срокове за съхранение Ви помага да:
- Останете в законово съответствие
- Автоматизирате изтриването/архивирането на стари документи
- Спестите пространство за съхранение (физическо и дигитално)
- Бъдете подготвени за данъчни одити и инспекции
График за съхранение на документи
Финансови записи
| Вид документ | Срок на съхранение | Правно основание |
|---|---|---|
| Годишни финансови отчети | Постоянно | Закон за търговските дружества / GAAP |
| Главна книга и дневници | 7 години | Данъчни регулации |
| Фактури за продажби и покупки | 7 години | ДДС / Данъчен кодекс |
| Банкови извлечения | 7 години | Данъчни регулации |
| Декларации за ДДС | 7 години | Закон за ДДС |
| Корпоративни данъчни декларации | 7 години | Данъчен кодекс |
| Разходни разписки | 7 години | Данъчни регулации |
| Ведомости за заплати | 7 години | Трудово законодателство |
Трудови досиета
| Вид документ | Срок на съхранение | Правно основание |
|---|---|---|
| Трудови договори | 6 години след прекратяване | Трудово законодателство |
| Пенсионни записи | Постоянно | Пенсионни регулации |
| Справки за работно време / присъствие | 3 години | Директива за работното време |
| Записи за здраве и безопасност | 40 години | Регулации за здраве и безопасност |
| Записи за обучения | Продължителност на заетостта + 3 години | Добра практика |
Търговски и правни документи
| Вид документ | Срок на съхранение | Правно основание |
|---|---|---|
| Учредителни документи | Постоянно | Закон за търговските дружества |
| Договори с клиенти/доставчици | 6 години след изтичане | Закон за давността |
| Товарителници | 6 години | Закон за продажба на стоки |
| Поръчки | 6 години | Търговско право |
| Разрешения за строителство | Постоянно | Строителни регулации |
| Застрахователни полици | Постоянно (докато е активна + 6 години) | Застрахователно право |
Какво става, ако унищожите документи твърде рано?
Последствията могат да бъдат сериозни:
- Данъчни санкции -- данъчните органи могат да наложат глоби и да оценят данъчното Ви задължение
- Невъзможност да докажете позицията си в съда или по време на одит
- Загуба на данъчни облекчения -- няма фактура, значи няма възстановяване на ДДС
- Регулаторни санкции -- отраслови регулатори могат да предприемат действия
Как да автоматизирате сроковете за съхранение
Ръчното проследяване на сроковете за съхранение на хиляди документи е невъзможна задача. DMS като Arhivix може да:
- Автоматично присвоява срокове за съхранение на базата на вида на документа
- Изпраща предупреждения преди изтичане на срока за съхранение
- Предлага архивиране или изтриване на документи, чийто срок е изтекъл
- Генерира отчети за документи по срок на съхранение
- Предотвратява преждевременно изтриване чрез заключване на документи
Дигитално срещу хартиено съхранение
В повечето юрисдикции дигиталните копия вече имат същата правна валидност като хартиените оригинали, при условие че отговарят на определени изисквания (цялост, автентичност, четивност). Това означава, че можете да:
- Сканирате хартиени документи и ги съхранявате дигитално
- Унищожите хартиените оригинали след дигитализация (следвайки правилната процедура)
- Използвате електронни фактури вместо хартиени
Дигиталното съхранение не само е законно -- то е по-евтино, по-сигурно и по-практично.
Заключение
Сроковете за съхранение не са опционални -- те са законово изискване. Твърде ранното изтриване струва глоби; твърде дългото пазене струва пространство и ресурси.
Arhivix автоматично проследява сроковете за съхранение на всеки документ и Ви уведомява, когато е време за архивиране или изтриване. Никога повече не се налага да проследявате крайни срокове ръчно.
