Месечните файлове са само половината от задължението
Когато се говори за SAF-T в България, вниманието почти изцяло отива към месечните подавания. Това е логично: от 1 януари 2026 г. големите предприятия подават месечен SAF-T файл до 14-о число на месеца след отчетния период, а пропускането на този ритъм веднага се забелязва. Има обаче втора, по-рядко обсъждана част от мандата, която изненадва дори подготвени счетоводни отдели: годишният файл за дълготрайни активи.
Този годишен файл не следва месечния календар. Той се подава веднъж годишно, в срок до 30 юни на следващата година, и е съобразен със сроковете за деклариране на корпоративния данък. За отчетната 2026 година първият годишен файл за дълготрайни активи се дължи до 30 юни 2027 г. Тъй като този срок е далеч от ежедневните месечни задачи, лесно изпада от полезрението, докато не стане късно.
Какво съдържа секцията за дълготрайни активи
Дълготрайните активи включват дългосрочните ресурси на предприятието: имоти, машини, съоръжения, превозни средства и други активи, които не са предназначени за пряка продажба, но са съществени за дейността. Годишният SAF-T файл изисква не просто списък, а структурирана информация за наличността и движението на тези активи през годината: придобивания, отписвания, амортизация и промени в стойността.
Точно тук много предприятия откриват проблем. Месечните SAF-T данни идват главно от счетоводната система и дневниците по ДДС, докато данните за дълготрайните активи често живеят в отделен регистър на активите или дори в електронни таблици, които никога не са били проектирани да изнасят данни в строго структуриран формат. Ако регистърът на активите не е изряден, годишният файл не може да бъде попълнен коректно, колкото и добре да вървят месечните подавания.
Обхват: кои предприятия и кога влизат
Въвеждането на SAF-T е поетапно. От 1 януари 2026 г. са обхванати около 460 големи предприятия с приходи над 300 милиона лева за 2023 г. или с данъци над 3,5 милиона лева. През 2027 г. обхватът се разширява, през 2028 г. прагът пада значително, а до 2029 г. се очаква почти всички предприятия да попаднат в обхвата. Това означава, че дори ако днес не сте задължени, моментът, в който ще трябва да изнасяте както месечни, така и годишни файлове, наближава.
Важно е да се разбере, че годишният файл за активи не е по избор за тези, които вече подават месечни файлове. Той е част от същия мандат. Предприятие, което изрядно подава дванадесет месечни файла, но пропусне годишния файл за дълготрайни активи, не е изпълнило задължението си към НАП.
Гратисният период и санкциите
За всяка фаза НАП предвижда шестмесечен гратисен период, в който не се налагат санкции за неподаване или грешки, плюс допълнителни месеци за корекция на първоначалните подавания. Този период обаче е предназначен да помогне за първоначалното настройване, а не да служи като постоянно извинение. След изтичането му закъсненията и грешките водят до реални глоби.
Санкциите не са символични. Юридическите лица и едноличните търговци подлежат на глоби между 5 000 и 15 000 лева за неподаване в срок, а при повторно нарушение сумите се удвояват и достигат от 10 000 до 30 000 лева. Тъй като годишният файл за активи се подава само веднъж годишно, пропускането му е лесна, но скъпа грешка: няма месечен ритъм, който да ви напомни, и затова много отдели го забравят.
Как да подготвите годишния файл навреме
Първата стъпка е да приведете регистъра на дълготрайните активи в ред още преди да настъпи срокът. Проверете дали всеки актив има пълни данни за дата на придобиване, стойност, амортизационен план и евентуално отписване, и дали тези данни могат да бъдат изнесени в структуриран вид. Ако активите се водят в електронни таблици, помислете за преминаване към система, която може да генерира коректен XML според схемата на НАП.
Втората стъпка е архивирането. SAF-T файловете и подкрепящата документация трябва да се пазят и да бъдат достъпни при последваща проверка. Това включва не само самия подаден файл, но и счетоводните записи, фактурите за придобиване и документите за отписване на активи, на които файлът се основава. При проверка НАП може да поиска да съпостави данните от SAF-T със стоящите зад тях първични документи.
Третата стъпка е да впишете 30 юни в годишния си календар като отделно, самостоятелно задължение, а не като продължение на месечните подавания. Предприятията, които третират годишния файл за активи със същата сериозност като месечните файлове, ще избегнат ситуацията, в която дванадесет изрядни месеца се обезсмислят от един пропуснат годишен срок и глоба, която може да достигне 30 000 лева при повторност.
