Електронното архивиране на документи става все по-важно за бизнеса, особено поради новите законови задължения като подаването на архивната книга през 2025 г. С въвеждането на задължителното електронно архивиране е от съществено значение да разберете разликата между електронни и дигитализирани документи.
Какво е електронен документ?
Електронният документ е запис, създаден директно в дигитален формат и може да бъде:
- Електронна фактура
- Дигитално подписан договор
- Документ, генериран в софтуер за електронно архивиране
Съгласно Закона за електронните документи, електронната идентификация и удостоверителните услуги в електронния бизнес, електронният документ е дефиниран като "съвкупност от данни, съставена от букви, цифри, символи, графични, аудио и видео материали, в електронна форма".
Предимства на електронното архивиране на документи:
- Намалени разходи за хартия и печат
- Бързо търсене и споделяне
- По-голяма правна сигурност с дигитални подписи и криптиране
Какво е дигитализиран документ?
Дигитализираният документ е хартиен документ, преобразуван в дигитален формат. Това са например сканирани фактури или дигитални копия на договори.
Значението на дигитализацията за задължителното архивиране на документи:
Дигитализацията позволява по-добра организация на архивните материали и улеснява изпълнението на законовите задължения, като подаването на архивната книга.
Ключови разлики между електронни и дигитализирани документи
| Характеристика | Електронен документ | Дигитализиран документ |
|---|---|---|
| Произход | Създаден дигитално | Преобразуван от хартия |
| Употреба | Идеален за нови бизнес процеси | Архивиране на по-стари записи |
| Правна валидност | По-голяма правна сила с дигитален подпис | Зависи от процедурата по дигитализация |
Как да изберете правилната стратегия за електронно архивиране?
Вашата стратегия трябва да комбинира и двата подхода. Електронното архивиране е идеално за нови документи, докато дигитализацията помага за организиране на съществуващите архиви и улеснява подаването на архивната книга през 2025 г.
Разбирането на разликите между електронни и дигитализирани документи е ключово за успешното управление на архивите. Въпреки че може да изглежда сложно, с Arhivix можете лесно да внедрите решения за електронно архивиране и да приведете бизнеса си в съответствие със законовите изисквания.
