Изисквания на NRA за електронно архивиране
Българската Национална агенция за приходите (NRA) е установила ясни изисквания за начина, по който бизнесите трябва да архивират електронни документи. С въвеждането на задължителна SAF-T отчетност и разширяването на електронното фактуриране обемът на електронните документи, които трябва да бъдат правилно архивирани, расте бързо. Разбирането и спазването на изискванията на NRA е от съществено значение за всеки български бизнес.
Несъответстващите практики на архивиране излагат бизнесите на санкции по време на данъчни проверки и могат да доведат до отхвърляне на декларирани приспадания, ако подкрепящите документи не могат да бъдат представени в изисквания формат.
Основни изисквания за архивиране
NRA налага електронните архиви на документи да отговарят на няколко основни изисквания:
- Цялостност: Документите трябва да се съхраняват по начин, който предотвратява неоторизирана промяна
- Автентичност: Произходът на всеки документ трябва да бъде проверим, обикновено чрез квалифицирани електронни подписи
- Достъпност: Архивираните документи трябва да могат да бъдат извлечени и прочетени за целия период на съхранение
- Пълнота: Всички изисквани документи трябва да бъдат архивирани без пропуски
- Поверителност: Достъпът трябва да бъде ограничен до оторизиран персонал
Квалифицирани електронни подписи
Българското законодателство отдава значително внимание на квалифицираните електронни подписи (КЕП) за автентичност на документите. Основните изисквания включват:
- Електронните фактури трябва да носят квалифициран електронен подпис или печат
- SAF-T подаванията трябва да бъдат електронно подписани преди предаване
- Архивираните документи трябва да запазят електронните си подписи в проверимо състояние
- Дългосрочната валидация на подписите трябва да се осигури чрез услуги за времеви печати
Бизнесите трябва да гарантират, че тяхното решение за архивиране запазва електронните подписи и предоставя възможност за валидирането им дори години след създаването на документа.
Срокове за съхранение
Различните видове документи имат различни изисквания за съхранение по българското законодателство:
- Данъчни фактури и кредитни известия: 10 години от края на годината, в която е възникнало данъчното задължение
- Счетоводни записи и книги: 10 години
- SAF-T файлове за подаване: 10 години от датата на подаване
- Трудови и ведомости за заплати: 50 години
- Договори и търговски споразумения: 10 години след изтичане
Тези дълги периоди на съхранение означават, че вашето решение за архивиране трябва да бъде надеждно и устойчиво за десетилетия, а не само за години.
Добри практики за съответствие
Въз основа на одитните модели и тенденциите за прилагане на NRA, бизнесите трябва да следват тези добри практики:
- Внедрете автоматизирани работни потоци за архивиране, които улавят документите в момента на създаване или получаване
- Използвайте облачно базирано съхранение с географска резервираност за защита срещу загуба на данни
- Поддържайте изчерпателни одитни журнали, записващи всеки достъп и действие с архивирани документи
- Редовно тествайте извличането на документи, за да гарантирате достъпността
- Внедрете контрол на достъпа, базиран на роли, за да ограничите кой може да преглежда, променя или изтрива архивирани документи
- Установете процедури за възстановяване при бедствия с документирани цели за време на възстановяване
Често срещани грешки, които да избягвате
Много български бизнеси допускат грешки при архивирането, които създават риск за съответствието:
- Съхранение на документи само на локални сървъри без резервно копие извън обекта
- Неуспешно архивиране на всички видове документи, особено вътрешни документи
- Използване на потребителски услуги за съхранение, на които липсват възможности за одитна пътека
- Незапазване на електронните подписи в дългосрочно проверим формат
Как Arhivix помага
Arhivix е проектиран да отговаря изцяло на изискванията на NRA за архивиране. Всеки документ е защитен с AES-256 криптиране и се съхранява в инфраструктурата на AWS S3 с вградена резервираност в множество зони за достъпност. Защитените от манипулации одитни пътеки записват всяко действие с всеки документ, от качването през всеки достъп и промяна. Arhivix запазва електронните подписи и гарантира, че документите остават достъпни и проверими за пълния период на съхранение, изискван от българското законодателство.
