Zakon o izmenjavi elektronskih racunov: Kaj se je spremenilo
Slovenija je 23. oktobra 2025 sprejela Zakon o izmenjavi elektronskih racunov, ki vzpostavlja pravno podlago za obvezno B2B elektronsko fakturiranje po vsej drzavi. Vendar pa zakon doloca datum uveljavitve 1. januar 2028, kar prestavlja prvotni cilj, na katerega so se mnoga podjetja pripravljala. Odlog je bil posledica potrebe po vzpostavitvi ustrezne tehnicne infrastrukture, certificiranju ponudnikov e-poti, integraciji z omrezjem Peppol in zagotovitvi dovolj casa malim in srednjim podjetjem za prilagoditev svojih sistemov. Ceprav odlog zagotavlja dodatni cas, ne odpravlja bremena priprav. Podjetja, ki bodo prestavitev razumela kot dovoljenje za cakanje do leta 2027, se bodo soocila z enakimi stisnjenimi casovnicami izvedbe, ki so v drugih drzavah EU povzrocile neuspehe pri zagotavljanju skladnosti.
Obvezna elektronska knjiga DDV: Ze v veljavi
Medtem ko je bila polna obveznost e-fakturiranja prestavljena, je Slovenija nadaljevala z obvezno elektronsko oddajo knjig DDV prek FURS (Financna uprava Republike Slovenije) od 1. julija 2025. Vsi zavezanci za DDV morajo zdaj mesecno ali cetrletno oddajati podrobne podatke na ravni transakcij iz svojih knjig nabav in prodaj, odvisno od pogostosti oddaje obracunov DDV. Oddaje knjig morajo vkljucevati identifikacijske podatke racunov, davcne stevilke in imena nasprotnih strank, davcno osnovo in zneske DDV, razclenljene po stopnjah, ter razvrstitve obravnave DDV. Ta obveznost sluzi kot vmesni korak proti polnemu e-fakturiranju, saj od podjetij zahteva digitalizacijo podatkov o transakcijah in vzpostavitev elektronskih povezav za porocanje s FURS. Podjetja, ki se danes spopadajo s skladnostjo pri knjigah DDV, se bodo soocila z bistveno vecjimi izzivi, ko bo leta 2028 zacel veljati mandat za strukturirano e-fakturiranje.
Integracija z omrezjem Peppol
Osrednji element slovenske strategije e-fakturiranja je integracija z omrezjem Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line), mednarodnim okvirom za standardizirano elektronsko izmenjavo dokumentov. Ko bo obveznost B2B zacela veljati januarja 2028, bodo slovenska podjetja izmenjevala e-racune prek certificiranih ponudnikov e-poti, povezanih z omrezjem Peppol. Ta pristop zagotavlja interoperabilnost ne le med slovenskimi podjetji, temvec tudi s poslovnimi partnerji po vsej EU in sirsem svetu, saj se Peppol uporablja v vec kot 30 drzavah. Za podjetja z mednarodnim poslovanjem integracija s Peppol pomeni, da bo ista infrastruktura za e-fakturiranje, ki se uporablja za domaco skladnost, podpirala tudi mednarodno izmenjavo racunov. Podjetja naj ze zdaj zacnejo ocenjevati resitve za fakturiranje, ki so zdruzljive s Peppol, saj mora biti ekosistem certificiranih ponudnikov e-poti v celoti operativen do oktobra 2027, le tri mesece pred obveznostjo.
Hramba prometnih podatkov: Pravilo 2 let
Pogosto spregledana dolocba Zakona o izmenjavi elektronskih racunov je zahteva, da se prometni podatki e-racunov, torej metapodatki o prenosu, prejemu in statusu dostave vsakega elektronskega racuna, hranijo 2 leti. To je loceno od zahteve po hrambi vsebine racuna in velja za tehnicne evidence o izmenjavi, ki jih vzdrzujejo ponudniki e-poti in potencialno tudi podjetja sama. Prometni podatki vkljucujejo casovne zige prenosa in prejema, identifikacijo posiljatelja in prejemnika, status potrditve dostave ter vsa obvestila o napakah ali zavrnitvah. Podjetja morajo zagotoviti, da njihovi sistemi za e-fakturiranje in pogodbe s ponudniki e-poti vkljucujejo dolocbe o hrambi in priklicu prometnih podatkov, saj lahko FURS te podatke zahteva med revizijami skladnosti za preverjanje, ali so bili racuni pravilno izmenjani v zahtevanih casovnih okvirih.
Kaj naj podjetja storijo zdaj: Nacrt za 2026-2027
Obdobje med zdaj in januarjem 2028 je treba izkoristiti stratesko. V letu 2026 naj se podjetja osredotocijo na tri prednostne naloge: prvic, zagotovitev polne skladnosti z zahtevo za elektronsko oddajo knjig DDV, saj to potrjuje zmogljivosti ekstrakcije podatkov in porocanja, ki bodo temelj e-fakturiranja. Drugic, izvedba ocene trenutnih sistemov fakturiranja, da se ugotovi, ali lahko ustvarjajo in prejemajo strukturirane elektronske racune v formatu e-SLOG 2.0 ali UBL, dveh standardih, ki jih bo Slovenija sprejemala. Tretjic, zacetek ocenjevanja certificiranih ponudnikov e-poti in dostopnih tock Peppol, zbiranje informacij o stroskih, moznostih integracije in ravneh storitev. V letu 2027 naj podjetja uvedejo izbrano resitev za e-fakturiranje, izvedejo vzporedno testiranje ob tradicionalnem fakturiranju, usposobijo osebje za nove delovne postopke in razresijo morebitne tezave z integracijo pred rokom januarja 2028. Podjetja, ki bodo sledila tej casovnici, bodo v obdobje obveznosti vstopila s preizkusenimi, stabilnimi sistemi, namesto da bi se ob pritisku roka mudila z uvedbo.
Kazni za neskladnost
Kaznovalni okvir Slovenije za neskladnost pri e-fakturiranju vkljucuje globe v razponu od 500 EUR do 6.000 EUR za podjetja, ki po uveljavitvi obveznosti ne izdajo, posljejo ali prejmejo racunov v zahtevani elektronski obliki. Ceprav so te globe zmerne v primerjavi z nekaterimi drzavami EU, se nalagajo za vsako krsitev, kar pomeni, da bi podjetje, ki sistematicno izdaja papirne racune ali racune v PDF po januarju 2028, lahko nakopicilo znatne kazni. Kaznovalna struktura je zasnovana za spodbujanje skladnosti in ne za kaznovanje obcasnih tehnicnih napak, vendar podjetja ne bi smela podcenjevati kumulativnega financnega vpliva vztrajne neskladnosti pri stotinah ali tisocih racunih na leto.
Kako pomaga Arhivix
Arhivix slovenskim podjetjem pomaga pri pripravi na obveznost e-fakturiranja leta 2028 z zagotavljanjem varne platforme za upravljanje dokumentov, ki pokriva tako trenutno dokumentacijo knjig DDV kot prihodnje strukturirane e-racune. Vsi dokumenti so shranjeni s sifriranjem AES-256 na infrastrukturi AWS S3, kar izpolnjuje varnostne zahteve in zahteve celovitosti slovenskega prava za celotno 10-letno obdobje hrambe racunov in 20-letno obdobje za transakcije z nepremicninami. Celovite revizijske sledi platforme belezijo vsako dejanje na dokumentu z nespremenljivimi casovnimi zigi, kar zagotavlja sledljivost, ki jo FURS zahteva med revizijami skladnosti. Z uvedbo Arhivix ze zdaj podjetja vzpostavijo temelje digitalnega arhiviranja pred obveznostjo in zagotovijo gladek prehod, ko bo strukturirano e-fakturiranje postalo obvezno.
