Arhivarea electronica a documentelor devine din ce in ce mai importanta pentru afaceri, mai ales datorita noilor obligatii legale precum depunerea registrului de arhiva in 2025. Pe masura ce arhivarea electronica devine obligatorie, este esential sa intelegem diferenta dintre documentele electronice si cele digitizate.
Ce este un document electronic?
Un document electronic este o inregistrare creata direct in format digital si poate fi:
- O factura electronica
- Un contract semnat digital
- Un document generat in software-ul de arhivare electronica
Conform Legii privind documentele electronice, identificarea electronica si serviciile de incredere in afacerile electronice, un document electronic este definit ca "un set de date compus din litere, cifre, simboluri, materiale grafice, audio si video, in forma electronica".
Avantajele arhivarii electronice a documentelor:
- Reducerea costurilor cu hartia si imprimarea
- Cautare si partajare rapida
- Securitate juridica mai mare cu semnaturi digitale si criptare
Ce este un document digitizat?
Un document digitizat este un document pe hartie convertit in format digital. Acestea sunt, de exemplu, facturile scanate sau copiile digitale ale contractelor.
Importanta digitizarii pentru arhivarea obligatorie a documentelor:
Digitizarea permite o mai buna organizare a materialelor de arhiva si faciliteaza indeplinirea obligatiilor legale, precum depunerea registrului de arhiva.
Diferente cheie intre documentele electronice si cele digitizate
| Caracteristica | Document electronic | Document digitizat |
|---|---|---|
| Origine | Creat digital | Convertit din hartie |
| Utilizare | Ideal pentru procese de afaceri noi | Arhivarea inregistrarilor mai vechi |
| Valabilitate juridica | Forta juridica mai mare cu semnatura digitala | Depinde de procedura de digitizare |
Cum sa alegeti strategia potrivita pentru arhivarea electronica?
Strategia dumneavoastra ar trebui sa combine ambele abordari. Arhivarea electronica este ideala pentru documente noi, in timp ce digitizarea ajuta la organizarea arhivelor existente si faciliteaza depunerea registrului de arhiva in 2025.
Intelegerea diferentelor dintre documentele electronice si cele digitizate este esentiala pentru gestionarea reusita a arhivei. Daca planificati sa convertiti inregistrarile pe hartie, consultati ghidul de digitizare a documentelor. Desi poate parea complex, cu Arhivix, puteti implementa usor solutii de arhivare electronica si va puteti alinia afacerea la cerintele legale.
