SharePoint: Puternic, dar prea complex?
Microsoft SharePoint este o platforma pentru colaborare, intranet si gestionarea continutului. Cu Microsoft 365, milioane de companii il folosesc. Dar intrebarea care se pune rar este: aveti cu adevarat nevoie de tot SharePoint-ul doar pentru a gestiona documentele?
SharePoint poate face multe -- dar tocmai pentru ca poate face atat de multe, configurarea si intretinerea sunt complexe, costisitoare si necesita experti IT.
Problema cu SharePoint pentru gestionarea documentelor
1. Configurare complexa
Pentru ca SharePoint sa functioneze ca un DMS, trebuie sa configurati biblioteci de documente, coloane de metadate, fluxuri de lucru, niveluri de permisiuni si politici de pastrare. Aceasta necesita un administrator sau consultant SharePoint -- pentru companiile mici si mijlocii, acesta este un cost inutil.
Un DMS precum Arhivix functioneaza imediat -- incarcati un document si sistemul se ocupa automat de clasificare, pastrare si acces.
2. Confuzia OneDrive vs SharePoint
Microsoft 365 vine cu OneDrive (spatiu personal) si SharePoint (spatiu de echipa). Angajatii adesea nu stiu unde sa stocheze ce. Documentele ajung in locul gresit, apar duplicate peste tot. Un DMS are o singura locatie centrala pentru toate documentele -- fara confuzie.
3. Cautarea necesita metadate configurate corespunzator
Cautarea SharePoint este puternica -- DACA documentele sunt etichetate corect cu metadate. In practica, angajatii rar completeaza campurile de metadate. Rezultat: cautarea returneaza sute de rezultate irelevante. Un DMS cu AI extrage automat metadatele din continutul documentului -- cautarea functioneaza chiar si fara etichetare manuala.
4. Fara localizare pentru reglementarile locale
SharePoint nu stie despre legile locale de arhivare, reglementarile de gestionare a birourilor sau perioadele de pastrare specifice tarii. Totul trebuie configurat manual -- etichete de pastrare, revizuiri de dispunere, politici de conformitate. Un DMS localizat are toate acestea integrate.
5. Licentele sunt complexe si costisitoare
Pentru functionalitate completa de DMS pe SharePoint, aveti nevoie de un plan Microsoft 365 E3 sau E5. Aceasta inseamna 25 $ pana la 57 $ per utilizator pe luna. Pentru o companie de 50 de angajati, inseamna 1.250-2.850 $ pe luna -- doar pentru licente, fara implementare. Un DMS specializat costa semnificativ mai putin.
6. Fara semnatura electronica integrata
Microsoft ofera integrare cu Adobe Sign sau DocuSign -- dar acestea sunt licente suplimentare si costuri suplimentare. Un DMS cu semnaturi electronice integrate permite semnarea direct din fluxul de lucru al documentelor.
7. Fara registru de arhiva
SharePoint nu are conceptul de registru de arhiva -- pentru companiile cu cerinte de reglementare, aceasta inseamna munca manuala suplimentara sau software suplimentar. Un DMS genereaza automat registrele de arhiva din toate documentele categorizate.
SharePoint vs DMS: Comparatie
| Criteriu | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Configurare | Complexa (necesita echipa IT) | Gata in 5 minute |
| Clasificare automata | Manuala (metadate) | Clasificare AI |
| Cautare | Necesita metadate | OCR + AI (functioneaza fara etichete) |
| Reglementari locale | Configurare manuala | Integrate |
| Cost (50 utilizatori) | 1.250-2.850 $/luna | Semnificativ mai putin |
| Semnatura electronica | Licenta suplimentara | Integrata |
| Registru de arhiva | Indisponibil | Automat |
| Aplicatie mobila | Da (aplicatia SharePoint) | Da |
Cand este SharePoint alegerea potrivita?
SharePoint are sens daca:
- Aveti deja licente Microsoft 365 E3/E5
- Aveti o echipa IT care poate configura si intretine SharePoint
- Aveti nevoie de intranet, wiki si colaborare dincolo de DMS
- Operati in mai multe tari si aveti nevoie de o solutie globala
Cand este mai bun un DMS specializat?
Un DMS este mai bun daca:
- Aveti nevoie de o solutie care functioneaza imediat, fara configurare
- Nu aveti o echipa IT care sa intretina SharePoint
- Aveti nevoie de conformitate cu reglementarile locale
- Doriti semnaturi electronice, fluxuri de lucru si registre de arhiva intr-un singur sistem
- Bugetul dumneavoastra nu permite licente Microsoft 365 Enterprise
Concluzie
SharePoint este un instrument puternic -- dar puterea vine cu complexitate. Pentru companiile care doresc gestionarea simpla, rapida si conforma a documentelor, un DMS specializat este alegerea mai inteleapta.
Arhivix va ofera tot ce aveti nevoie de la un DMS -- fara echipa IT, fara configurare complexa, fara licente costisitoare.
