"Trimite-mi pe email" -- O propozitie care costa companiile mii de ore
In compania medie, documentele sunt schimbate prin email, aplicatii de mesagerie si diverse canale de comunicare. Contabilul are nevoie de o factura -- ajunge pe o aplicatie de chat. Directorul are nevoie de un contract -- cineva il gaseste intr-un email vechi. Aviz de expeditie? Undeva intr-un atasament de acum 3 luni.
Aceasta "functioneaza" -- pana cand nu mai functioneaza. Si intotdeauna se opreste in cel mai prost moment: in timpul unui audit fiscal, al unei revizuiri sau cand un client solicita dovada livrarii.
7 probleme cu trimiterea documentelor prin email
1. Documentele se pierd in inbox
Utilizatorul mediu de afaceri primeste 120+ emailuri zilnic. O factura de acum o luna este ingropata sub sute de alte mesaje.
2. Fara control al versiunilor
Un coleg trimite contractul v1. Primiti corectia v2 prin email. Clientul trimite comentarii prin chat. Versiunea finala este... unde?
3. Fara control al accesului
Odata ce trimiteti un document prin email, pierdeti controlul asupra lui. Cine l-a redirectionat? Cine l-a salvat pe un laptop personal?
4. Stocare limitata
Stocarea gratuita de email se umple rapid cand fiecare factura are 2-5 MB si avizele de expeditie contin imagini de produse.
5. Cautarea nu functioneaza pentru documentele scanate
Un coleg scaneaza o factura si o trimite ca imagine. Emailul nu poate cauta text in acea imagine.
6. Fara categorizare
Emailul nu distinge o factura de o oferta, un contract de notele unei intalniri. Toate documentele sunt doar "atasamente."
7. Non-conformitate juridica
Legile de arhivare impun documente stocate pe categorii cu perioade de pastrare definite. Emailul nu indeplineste niciuna dintre aceste cerinte.
Solutia: DMS centralizat
- Un singur loc pentru toate documentele -- fara "unde am trimis asta?"
- Cautare AI -- descrieti documentul in cuvinte, sistemul il gaseste
- Clasificare automata -- sistemul recunoaste tipurile de documente
- Portal pentru clienti -- in loc de email, clientii incarca direct in sistemul dumneavoastra
- Control acces -- cine vede ce, cu jurnal de audit complet
Concluzie
Emailul a fost creat pentru comunicare, nu pentru gestionarea documentelor. De fiecare data cand trimiteti o factura prin email, creati un duplicat necontrolat.
Arhivix inlocuieste emailul si aplicatiile de mesagerie pentru schimbul de documente. Clientii incarca prin portal, echipele acceseaza prin DMS, iar AI gaseste orice document in secunde. Incercati gratuit -- 14 zile, fara card de credit.
