Sto se promijenilo 1. listopada 2024. i zasto vas to pogadja u 2026.
Pravilnik o sadrzaju i nacinu vodjenja evidencije o radnicima (Narodne novine 55/2024) zamijenio je stari pravilnik iz 2017. godine i znacajno prosirio polja koja poslodavac mora svakodnevno biljeziti. Stupio je na snagu 1. listopada 2024. uz 12-mjesecnu prilagodbu, a 2026. godina prva je puna godina kontrole bez tolerancije za "zatecene situacije". Drzavni inspektorat rada potvrdio je u svojim godisnjim planovima nadzora da je evidencija radnog vremena jedna od top tri kontrolirane tocke uz isplate placa i prijave HZMO-u.
Promjena nije kozmeticka. Stari pravilnik trazio je dolazak, odlazak i ukupne sate. Novi pravilnik trazi 12 odvojenih polja po radniku po danu, ukljucujuci rad od kuce, rad s odvojenog mjesta rada, pripravnost, dezurstvo, prekovremene sate, te koristenje stanki. Excel datoteke koje su 90% poslodavaca koristilo do 2024. obicno ne pokrivaju sve obvezne stupce.
12 polja koja Drzavni inspektorat trazi kod nadzora
Po clanku 8. Pravilnika NN 55/2024, evidencija mora sadrzavati slijedece podatke za svakog radnika, za svaki dan:
- Ime i prezime radnika, OIB i radno mjesto
- Sati redovnog rada, s tocnim pocetkom i krajem
- Sati noćnog rada (od 22h do 6h)
- Sati prekovremenog rada uz oznaku odobrenja
- Sati rada nedjeljom, blagdanom i neradnim danima
- Sati dezurstva i sati pripravnosti, odvojeno
- Vrijeme i trajanje stanke unutar dnevnog rada
- Dnevni i tjedni odmor
- Rad na odvojenom mjestu rada (rad od kuce, drugo radiliste, sluzbeni put)
- Rad u nejednakom rasporedu i preraspodjeli
- Sati prekida rada koje radnik nije skrivio (zastoj, kvar, vis vremenske prilike)
- Sati izostanaka s razlogom (GO, bolovanje, placeni i neplaceni dopust)
Polja "rad od kuce" i "rad s odvojenog mjesta rada" najcesce su mjesta gdje inspekcija nalazi rupe. Mnogi poslodavci nakon pandemije nastavili su povremeni rad od kuce bez dnevne evidencije, oslanjajuci se na neformalni Slack ili e-mail. To danas znaci kaznu.
Sest godina cuvanja i sto to znaci za digitalnu arhivu
Pravilnik zadrzava obvezu cuvanja evidencije najmanje 6 godina od zavrsetka kalendarske godine na koju se odnose, uz dodatnu obvezu cuvanja platnih lista i M4 obrazaca dulje (HZMO trazi obrazac M-1, M-2 trajno za potrebe mirovinskog staza). Sest godina znaci da poslodavac s 50 radnika u jednom trenutku drzi oko 109.500 dnevnih zapisa u aktivnoj arhivi. Cuvanje na fizickom serveru u uredu, bez sigurnosne kopije s mjesta nepristupacnog za izmjenu, znaci da prvi audit nakon kvara diska otvara kaznu.
Inspektor u nadzoru moze zahtijevati cijeli niz evidencija za bilo koji dan unutar 6-godisnjeg roka. Ne za prosli mjesec, ne za posljednju godinu. Za bilo koji dan. Brzina dohvata postaje stvarno mjerilo: ako trazenu evidenciju ne proizvedete tijekom nadzora, inspektor moze tu cinjenicu konstatirati zapisnikom, sto je vec dovoljno za pokretanje prekrsajnog postupka.
Kazne po novom rezimu
Zakon o radu (NN 93/2014, 127/2017, 98/2019, 151/2022) propisuje kazne za prekrsaje vezane uz evidenciju radnog vremena, a 2023. iznosi su prilagodjeni euru:
- Pravna osoba: 8.090 EUR do 13.270 EUR po prekrsaju
- Odgovorna osoba u pravnoj osobi (najcesce direktor): 920 EUR do 1.320 EUR osobno
- Obrt i fizicka osoba poslodavac: 4.640 EUR do 6.640 EUR
- Ponavljanje istog prekrsaja u 12 mjeseci povecava raspon, sto u praksi znaci dolazak na gornju granicu
Inspekcija dodatno cesto identificira pratece prekrsaje: neisplata prekovremenih sati u skladu s evidencijom, propust prijave promjene rasporeda HZMO-u, nepravilan tjedni odmor. Jedan ulazak u tvrtku tako lako rezultira ukupnom kaznom preko 30.000 EUR ako tri kontrolne tocke padnu istovremeno.
Sto rade tvrtke koje prolaze nadzor bez zamjerki
Vidimo nekoliko zajednickih obrazaca kod hrvatskih tvrtki srednje velicine koje su 2025. i 2026. prosle inspekciju bez kazni. Prvo, dnevni unos kroz softver koji potpisuje radnik (mobilna aplikacija, terminal ili web portal) cime se uklanja sumnja u retroaktivne izmjene. Drugo, automatsko zatvaranje mjeseca s elektronickim potpisom ovlastene osobe, koje generira PDF koji se onda arhivira odvojeno od operativnog sustava. Trece, jasno odredjena retencijska politika od 6 godina i automatsko brisanje nakon isteka, sto je takodjer GDPR obveza.
Tvrtke koje 2026. usklade evidenciju radnog vremena s NN 55/2024 i prebace povijesne zapise u arhivu s hash-chainom integriteta dobivaju dva odvojena ucinka: prolaze inspekciju Drzavnog inspektorata bez stresa, i istovremeno smanjuju izlozenost prigovorima radnika koji u eventualnom sporu dokazuju neisplacene prekovremene sate.
