Zasto ne mozete jednostavno baciti dokumente
Mnoge tvrtke u Srbiji godinama gomilaju dokumentaciju, a onda jednog dana odluce "ocistiti arhivu." Bacaju stare fascikle, brisu datoteke i prazne skladisne prostorije. Problem? To je nezakonito.
Prema Zakonu o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti, nijedna pravna osoba ne smije unistiti dokumentaciju bez prethodnog pisanog odobrenja od nadleznog arhiva. Cak i kada je rok cuvanja istekao.
Zakonska osnova
Clanak 14. Zakona ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020) jasno navodi:
"Stvaralac i imalac ne smiju unistiti registraturski materijal bez prethodnog odobrenja nadleznog arhiva."
Nadlezni arhiv ima pravo odabrati dokumente trajne povijesne, kulturne ili znanstvene vrijednosti iz materijala predlozenog za unistenje.
Procedura unistenja -- korak po korak
Korak 1: Identificirajte dokumentaciju s isteklim rokom cuvanja
Na temelju vase Liste kategorija registraturskog materijala i arhivske knjige, identificirajte svu dokumentaciju kojoj je istekao propisani rok cuvanja.
Korak 2: Pripremite popis za unistenje
Kreirajte detaljan popis dokumentacije predlozene za unistenje koji sadrzi:
- Redni broj iz arhivske knjige
- Klasifikacijsku oznaku
- Opis dokumentacije
- Godinu nastanka
- Rok cuvanja i datum isteka
- Kolicinu (fascikle, kutije, MB)
Korak 3: Predajte zahtjev nadleznom arhivu
Posaljite popis zajedno sa zahtjevom za odobrenje. Arhiv moze:
- Odobriti unistenje u cijelosti
- Odabrati dokumente trajne vrijednosti (koji se predaju arhivu)
- Zatraziti dodatne informacije
Korak 4: Pricekajte pisano odobrenje
Ne unistavajte nista dok ne dobijete sluzbeni akt odobrenja. Vrijeme odgovora arhiva moze varirati.
Korak 5: Unistite dokumentaciju
Po primitku odobrenja, unistite dokumentaciju na siguran nacin:
- Papirnata dokumentacija: industrijsko usitnjavane, spaljivanje
- Elektronicka dokumentacija: trajno brisanje sa svih medija za pohranu, unistenje diskova
Korak 6: Sastavite zapisnik
Pripremite zapisnik o unistenju koji potpisuje komisija (najmanje 2-3 clana). Ovaj zapisnik cuvajte trajno kao dokaz da je procedura provedena zakonito.
Najcesce pogreske
- Unistenje bez odobrenja -- Najveca i najcesca pogreska. Kazne do 2 milijuna RSD
- Unistenje prije isteka roka -- Provjerite tocne rokove za svaku vrstu dokumenta
- Nema zapisnika o unistenju -- Bez zapisnika nemate dokaz da je unistenje zakonito provedeno
- Selektivno unistenje -- Ne mozete birati "koje racune brisati" -- unistava se cijela kategorija za odredenu godinu
- Brisanje elektronickih dokumenata bez procedure -- Ista pravila vrijede za digitalne datoteke kao i za papir
Rokovi cuvanja -- podsjetnik
| Vrsta dokumenta | Minimalni rok |
|---|---|
| Osnivacka dokumentacija | Trajno (ne unistava se) |
| Kadrovska dokumentacija | Trajno |
| Financijski izvjestaji | Trajno |
| Racuni (obveznici PDV-a) | 10 godina |
| Racunovodstveni dokumenti | 5 godina |
| Porezna dokumentacija | 5 godina |
| Dokumentacija o zastiti na radu | 40 godina |
| Opca korespondencija | 2 godine |
Zakljucak
Unistavanje dokumentacije u Srbiji nije "bacanje starog papira" -- to je formalna procedura s jasnim pravnim okvirom. Postujte rokove, zatrazite odobrenje, vodite zapisnike.
Arhivix automatski prati rokove cuvanja za svaki dokument i obavjestava vas kada kategorija istjece. Generira popise za unistenje jednim klikom i vodi potpune zapise -- tako ste uvijek uskladeni sa zakonom.
