Zasto su rokovi cuvanja dokumenata vazni
Svako poduzece zakonski je obvezno cuvati odredene zapise odredeni broj godina. Prerano unistavanje dokumenata moze dovesti do kazni, neuspjeha u reviziji i gubitka pravne zastite. S druge strane, trajno cuvanje svega stvara nepotrebni nered i troskove.
Poznavanje tocnih rokova cuvanja pomaze vam:
- Ostati zakonski uskladeni
- Automatizirati brisanje/arhiviranje starih dokumenata
- Ustedjeti prostor za pohranu (fizicki i digitalni)
- Biti pripremljeni za porezne kontrole i inspekcije
Raspored cuvanja dokumenata
Financijski zapisi
| Vrsta dokumenta | Rok cuvanja | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Godisnji financijski izvjestaji | Trajno | Zakon o trgovackim drustvima / GAAP |
| Glavna knjiga i dnevnici | 7 godina | Porezni propisi |
| Izlazni i ulazni racuni | 7 godina | PDV / Porezni zakon |
| Bankovni izvodi | 7 godina | Porezni propisi |
| Prijave PDV-a | 7 godina | Zakon o PDV-u |
| Prijave poreza na dobit | 7 godina | Porezni zakon |
| Racuni za troskove | 7 godina | Porezni propisi |
| Evidencije o placama | 7 godina | Radno pravo |
Kadrovska dokumentacija
| Vrsta dokumenta | Rok cuvanja | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Ugovori o radu | 6 godina nakon prestanka | Radno pravo |
| Mirovinski zapisi | Trajno | Mirovinski propisi |
| Evidencije radnog vremena / prisutnosti | 3 godine | Direktiva o radnom vremenu |
| Zapisi o zdravlju i sigurnosti na radu | 40 godina | Propisi o zastiti na radu |
| Zapisi o edukaciji | Trajanje zaposlenja + 3 godine | Dobra praksa |
Komercijalni i pravni dokumenti
| Vrsta dokumenta | Rok cuvanja | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Osnivacki akti | Trajno | Zakon o trgovackim drustvima |
| Ugovori s klijentima/dobavljacima | 6 godina nakon isteka | Zakon o zastari |
| Otpremnice | 6 godina | Zakon o prodaji robe |
| Narudzbenice | 6 godina | Trgovacko pravo |
| Gradevinske dozvole | Trajno | Propisi o prostornom planiranju |
| Police osiguranja | Trajno (dok su aktivne + 6 godina) | Pravo osiguranja |
Sto se dogada ako prerano unistite dokumente?
Posljedice mogu biti ozbiljne:
- Porezne kazne -- porezna uprava moze nametnuti globe i procijeniti vasu poreznu obvezu
- Nemogucnost dokazivanja vase pozicije na sudu ili tijekom revizije
- Gubitak poreznih odbitaka -- bez racuna nema povrata PDV-a
- Regulatorne sankcije -- industrijski regulatori mogu poduzeti mjere
Kako automatizirati rokove cuvanja
Rucno pracenje rokova cuvanja za tisuce dokumenata nemoguci je zadatak. DMS poput Arhivixa moze:
- Automatski dodijeliti rokove cuvanja na temelju vrste dokumenta
- Slati upozorenja prije isteka roka cuvanja
- Predloziti arhiviranje ili brisanje dokumenata kojima je istekao rok cuvanja
- Generirati izvjesca o dokumentima po roku cuvanja
- Sprijeciti preuranjeno brisanje zakljucavanjem dokumenata
Digitalna vs. papirnata pohrana
U vecini jurisdikcija, digitalne kopije sada imaju istu pravnu valjanost kao papirnati originali, pod uvjetom da ispunjavaju odredene zahtjeve (integritet, autenticnost, citljivost). To znaci da mozete:
- Skenirati papirnate dokumente i pohraniti ih digitalno
- Unistiti papirnate originale nakon digitalizacije (slijedeci propisani postupak)
- Koristiti elektronicke racune umjesto papirnatih
Digitalna pohrana nije samo legalna -- ona je jeftinija, sigurnija i prakticnija.
Zakljucak
Rokovi cuvanja nisu opcija -- to je zakonski zahtjev. Prerano brisanje kosta kazne; predugo cuvanje kosta prostor i resurse.
Arhivix automatski prati rokove cuvanja za svaki dokument i obavjestava vas kada je vrijeme za arhiviranje ili brisanje. Nikada vise ne morate rucno pratiti rokove.
