Sto je arhivska knjiga i zasto je obvezna?
Arhivska knjiga je zakonski propisan registar u koji svaka pravna osoba i poduzetnik u Srbiji mora evidentirati sav registraturski materijal nastao tijekom poslovnih aktivnosti. Prema Zakonu o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020), svaka tvrtka mora voditi arhivsku knjigu i predati je nadleznom arhivu do 30. travnja za prethodnu godinu.
Mnoge tvrtke ne znaju za ovu obvezu ili je ignoriraju -- dok ne dode arhivska inspekcija. Kazne za pravne osobe mogu dosegnuti 2.000.000 RSD.
Koje stupce sadrzi arhivska knjiga?
Obrazac arhivske knjige sadrzi sljedece stupce:
| Stupac | Opis | Primjer |
|---|---|---|
| Redni broj | Neprekidni broj upisa, prenosi se iz godine u godinu | 1, 2, 3... |
| Datum upisa | Datum kada je upis evidentiran | 15.01.2026. |
| Godina nastanka | Godina u kojoj je dokumentacija nastala | 2025. |
| Klasifikacijska oznaka | Sifra iz vase Liste kategorija | 04-02 |
| Sadrzaj (opis) | Kratak opis kategorije dokumentacije | Izlazni racuni |
| Kolicina | Broj fascikala, kutija ili MB (za elektronicku) | 3 fascikle |
| Rok cuvanja | Razdoblje pohrane prema Listi kategorija | 10 godina |
| Lokacija | Gdje se dokumentacija fizicki/digitalno pohranjuje | Polica 3, arhivska soba |
| Napomene | Dodatne informacije (unisteno, predano arhivu itd.) | -- |
Korak po korak: Kako popuniti arhivsku knjigu
Korak 1: Pripremite Listu kategorija
Prije nego sto pocnete popunjavati, morate imati usvojenu Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima cuvanja. Ovaj dokument definira sve vrste dokumentacije u vasoj tvrtki i koliko dugo se svaka vrsta mora cuvati. Lista mora biti odobrena od nadleznog arhiva.
Korak 2: Prikupite svu dokumentaciju za godinu
Napravite inventar sve dokumentacije nastale ili primljene tijekom godine:
- Racuni (ulazni i izlazni)
- Ugovori
- Kadrovska dokumentacija
- Financijski izvjestaji
- Porezna dokumentacija
- Opca korespondencija
- Tehnicka dokumentacija
Korak 3: Klasificirajte dokumentaciju
Dodijelite svaki dokument odgovarajucoj kategoriji prema vasoj Listi kategorija. Svaka kategorija dobiva svoju klasifikacijsku oznaku.
Korak 4: Popunite stupce
Za svaku kategoriju dokumentacije unesite podatke u arhivsku knjigu. Redni broj se nastavlja od prethodne godine -- ne pocinjete od 1 svake godine.
Korak 5: Potpisite i predajte
Arhivsku knjigu potpisuje osoba odgovorna za zastitu registraturskog materijala. Predaja se vrsi nadleznom teritorijalnom arhivu (npr. Historijski arhiv Beograda za beogradske tvrtke) do 30. travnja.
Najcesce pogreske
- Pocinjanje rednog broja od 1 svake godine -- Broj je neprekidan, prenosi se iz prethodne godine
- Nema Liste kategorija -- Bez odobrene liste arhivska knjiga nema osnovu
- Izostavljanje elektronicke dokumentacije -- E-racuni, e-poste i digitalni ugovori takoder se moraju evidentirati
- Netocne kolicine -- Precizno navedite broj fascikala/kutija ili megabajta
- Retroaktivno popunjavanje u zadnji cas -- Vodite knjigu tijekom cijele godine, ne samo prije roka
Elektronicka ili papirnata arhivska knjiga?
Zakon dopusta vodenje arhivske knjige u elektronickom obliku. To je mnogo prakticnije jer omogucuje:
- Automatsko generiranje rednih brojeva
- Pretrazivanje po bilo kojem polju
- Izvoz u PDF ili Excel za predaju arhivu
- Integraciju s DMS sustavima za automatsko popunjavanje
Arhivix automatski generira arhivsku knjigu na temelju dokumenata koje prenesete u sustav. Umjesto rucnog popunjavanja, sustav prati svaki dokument i na kraju godine -- arhivska knjiga je spremna jednim klikom.
Rok i kazne
Rok za predaju arhivske knjige nadleznom arhivu je 30. travnja tekuce godine za dokumentaciju nastalu u prethodnoj kalendarskoj godini.
Kazne za nepredaju ili netocne zapise:
- Pravne osobe: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Poduzetnici: 10.000 -- 500.000 RSD
- Odgovorne osobe: 5.000 -- 150.000 RSD
Zakljucak
Popunjavanje arhivske knjige ne mora biti komplicirano ako imate pravu pripremu i alat. Kljuc je voditi evidenciju tijekom cijele godine, imati odobrenu Listu kategorija i ne cekati do zadnjeg trenutka.
S Arhivixom se arhivska knjiga generira automatski. Prenosite dokumente u sustav tijekom godine, a do travnja -- sve je spremno za predaju. Isprobajte besplatno.
