Pochopení českých archivačních povinností
Česká daňová a účetní legislativa ukládá 10letou povinnost uchovávání elektronických faktur a souvisejících finančních dokumentů. Nejedná se pouze o doporučení, ale o zákonnou povinnost a podniky, které nezachovají přístupné a autentické záznamy po celou dobu uchovávání, čelí sankcím při daňových kontrolách a inspekcích.
S tím, jak české podniky stále více směřují k digitálním operacím a připravují se na nadcházející mandáty EU ViDA pro e-fakturaci, nelze důležitost robustní strategie digitální archivace přeceňovat. Systém, který funguje dnes, musí spolehlivě fungovat i další desetiletí.
Co je třeba archivovat
Požadavek na 10letou archivaci se vztahuje na široký rozsah finančních dokumentů:
- Faktury: Jak vystavené, tak přijaté faktury, ať již v papírové (naskenované) nebo elektronické podobě.
- Účetní záznamy: Hlavní knihy, deníky, předvahy a podpůrné sestavy.
- Daňové dokumenty: Přiznání k DPH, přiznání k dani z příjmů a všechny podpůrné kalkulace.
- Smlouvy: Dohody, které jsou základem finančních transakcí, včetně dodatků a příloh.
- Korespondence: Obchodní komunikace relevantní pro finanční transakce, včetně e-mailů a dopisů.
- Bankovní výpisy: Záznamy o všech finančních transakcích s bankovními institucemi.
10leté období obvykle začíná na konci zdaňovacího období, ke kterému se dokument vztahuje, nikoli od data vytvoření dokumentu.
Požadavky na platné digitální archivy
Pouhé uložení souborů na pevný disk nepředstavuje archivaci v souladu s předpisy. České předpisy a směrnice EU vyžadují, aby archivované elektronické dokumenty splňovaly specifická kritéria:
- Autenticita: Původ dokumentu musí být ověřitelný. To znamená uchovávání záznamů o tom, kdo dokument vytvořil nebo předložil a kdy.
- Integrita: Dokument nesmí být od archivace změněn. Jakákoli modifikace musí být detekovatelná.
- Čitelnost: Dokument musí být čitelný po celou dobu uchovávání. To vyžaduje pozornost k formátům souborů, protože proprietární formáty se mohou za 10 let stát nečitelnými.
- Dostupnost: Dokumenty musí být dostupné v přiměřené lhůtě na vyžádání daňovými úřady při kontrole.
Časté chyby v archivaci
Mnohé české podniky dělají v praxi digitální archivace chyby, které by mohly způsobit problémy při kontrolách:
- Spoléhání se pouze na e-mail: Uchovávání faktur ve schránkách e-mailu není spolehlivá metoda archivace. E-maily mohou být smazány, účty mohou být uzavřeny a možnosti vyhledávání jsou omezené.
- Používání spotřebitelského cloudového úložiště: Služby jako osobní účty Google Drive nebo Dropbox postrádají auditní záznamy a kontroly integrity potřebné pro archivaci v souladu s předpisy.
- Žádná strategie zálohování: Ukládání dokumentů na jediném místě bez redundance riskuje úplnou ztrátu dat kvůli selhání hardwaru, ransomwaru nebo jiným katastrofám.
- Ignorování dlouhověkosti formátu: Archivace dokumentů ve formátech vázaných na specifické verze softwaru je může učinit nečitelnými o roky později. Pro dlouhodobou archivaci se obecně doporučuje PDF/A.
- Chybějící metadata: Dokumenty archivované bez řádných metadat (datum, odesílatel, typ dokumentu, související transakce) je obtížné najít a přiřadit ke specifickým zdaňovacím obdobím.
Vybudování archivu v souladu s předpisy
Systém digitální archivace v souladu s předpisy pro české podniky by měl zahrnovat následující prvky:
- Šifrování: Dokumenty musí být chráněny před neoprávněným přístupem, a to jak při ukládání, tak při přenosu. Šifrování AES-256 je současným zlatým standardem.
- Redundantní úložiště: Dokumenty by měly být uloženy na více geografických místech pro ochranu před ztrátou dat.
- Auditní záznamy: Každý přístup, modifikace a smazání musí být zaznamenány s časovými razítky a identifikací uživatele.
- Automatizovaná správa uchovávání: Systém by měl sledovat doby uchovávání a zabraňovat předčasnému smazání, přičemž upozorní na dokumenty, které dosáhly konce požadované doby uchovávání.
- Vyhledávání a načítání: Rychlé indexované vyhledávání zajistí, že při kontrole rychle najdete jakýkoli dokument.
Jak pomáhá Arhivix
Arhivix je účelově vytvořen pro dlouhodobou digitální archivaci v souladu s předpisy. Každý dokument je chráněn šifrováním AES-256 a uložen na infrastruktuře AWS S3 s vestavěnou redundancí napříč více zónami dostupnosti. Komplexní auditní záznamy zajišťují autenticitu a integritu každého archivovaného dokumentu a zaznamenávají, kdo k čemu přistoupil a kdy, po celou 10letou dobu uchovávání. S automatizovanou správou uchovávání a výkonnými možnostmi vyhledávání Arhivix usnadňuje českým podnikům plnění archivačních povinností a sebevědomou reakci na jakýkoli dotaz daňového úřadu.
