SharePoint: Vykonny, ale prilis slozity?
Microsoft SharePoint je platforma pro spolupraci, intranet a spravu obsahu. S Microsoft 365 ho pouzivaji miliony firem. Ale otazka, ktera se zridka klada, zni: skutecne potrebujete cely SharePoint jen pro spravu dokumentu?
SharePoint toho zvladne hodne -- ale prave proto, ze toho zvladne tolik, je nastaveni a udrzba slozita, draha a vyzaduje IT odborníky.
Problem se SharePointem pro spravu dokumentu
1. Slozite nastaveni
Aby SharePoint fungoval jako DMS, musite nakonfigurovat knihovny dokumentu, sloupce metadat, pracovni postupy, urovne opravneni a zasady uchovavani. To vyzaduje administratora SharePointu nebo konzultanta -- pro male a stredni podniky je to zbytecny naklad.
DMS jako Arhivix funguje okamzite -- nahrajte dokument a system automaticky zvladne klasifikaci, uchovavani a pristup.
2. Zmatek OneDrive vs SharePoint
Microsoft 365 prichazi s OneDrive (osobni prostor) a SharePointem (tymovy prostor). Zamestnanci casto nevedi, kam co ulozit. Dokumenty konci na spatnem miste, duplikaty se objevi vsude. DMS ma jedno centralni misto pro vsechny dokumenty -- zadny zmatek.
3. Vyhledavani vyzaduje spravne nastavena metadata
Vyhledavani v SharePointu je vykonné -- POKUD jsou dokumenty spravne ostitkovany metadaty. V praxi zamestnanci zridka vyplnuji pole metadat. Vysledek: vyhledavani vrati stovky irelevantnich vysledku. DMS s AI automaticky extrahuje metadata z obsahu dokumentu -- vyhledavani funguje i bez rucniho stitkovani.
4. Zadna lokalizace pro mistni predpisy
SharePoint nezna mistni archivacni zakony, predpisy kancelarskeho provozu ani doby uchovavani specificke pro danou zemi. Vse musi byt rucne nakonfigurovano -- stitky uchovavani, kontroly odstraneni, zasady souladu. Lokalizovany DMS ma toto vse vestavene.
5. Licencovani je slozite a drahe
Pro plnou funkcionalitu DMS na SharePointu potrebujete plan Microsoft 365 E3 nebo E5. To je 25 az 57 USD na uzivatele mesicne. Pro firmu s 50 zamestnanci to je 1 250-2 850 USD mesicne -- jen za licence, bez implementace. Specializovany DMS stoji vyrazne mene.
6. Zadne vestavene elektronicke podpisy
Microsoft nabizi integraci s Adobe Sign nebo DocuSign -- ale to jsou dalsi licence a dalsi naklady. DMS s vestavenymi elektronickymi podpisy umoznuje podepisovani primo z pracovniho postupu s dokumenty.
7. Zadna archivni kniha
SharePoint nezna koncept archivni knihy -- pro firmy s regulatornimi pozadavky to znamena dalsi rucni praci nebo dalsi software. DMS automaticky generuje archivni zaznamy ze vsech kategorizovanych dokumentu.
SharePoint vs DMS: Srovnani
| Kriterium | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Nastaveni | Slozite (nutny IT tym) | Pripraveno za 5 minut |
| Automaticka klasifikace | Rucni (metadata) | AI klasifikace |
| Vyhledavani | Vyzaduje metadata | OCR + AI (funguje bez stitku) |
| Mistni predpisy | Rucni konfigurace | Vestavene |
| Naklady (50 uzivatelu) | 1 250-2 850 USD/mes. | Vyrazne mene |
| Elektronicke podpisy | Dalsi licence | Vestavene |
| Archivni kniha | Neni k dispozici | Automaticka |
| Mobilni aplikace | Ano (aplikace SharePoint) | Ano |
Kdy je SharePoint spravnou volbou?
SharePoint dava smysl, pokud:
- Jiz mate licence Microsoft 365 E3/E5
- Mate IT tym, ktery muze konfigurovat a udrzovat SharePoint
- Potrebujete intranet, wiki a spolupraci nad ramec DMS
- Pusobite ve vice zemich a potrebujete globalni reseni
Kdy je specializovany DMS lepsi?
DMS je lepsi, pokud:
- Potrebujete reseni, ktere funguje okamzite, bez konfigurace
- Nemate IT tym pro udrzbu SharePointu
- Potrebujete soulad s mistnimi predpisy
- Chcete elektronicke podpisy, postupy a archivni zaznamy v jednom systemu
- Vas rozpocet neumoznuje licence Microsoft 365 Enterprise
Zaver
SharePoint je vykonny nastroj -- ale se silou prichazi slozitost. Pro firmy, ktere chteji jednoduchou, rychlou a soulad zajistujici spravu dokumentu, je specializovany DMS chytrejsi volba.
Arhivix Vam dava vse, co od DMS potrebujete -- bez IT tymu, bez slozite konfigurace, bez drahych licenci.
