Какво е одитна следа?
Одитна следа е автоматичен лог на всички дейности, свързани с документи: кой е достъпил, кой е променил, кой е изтеглил, кой е изтрил, кога и от коя локация. Това е "черната кутия" на Вашата система за управление на документи.
Защо одитната следа е задължителна?
- GDPR: трябва да знаете кой е достъпил лични данни
- Архивен закон: целостта на документите трябва да бъде доказуема
- ISO стандарти: ISO 27001 изисква логване на достъпа
- Данъчни ревизии: инспекторите могат да поискат доказателство, че документът не е променян
Какво записва одитната следа?
| Дейност | Записани данни |
|---|---|
| Достъп до документ | Потребител, час, IP адрес |
| Промяна на документ | Потребител, час, какво е променено |
| Изтегляне | Потребител, час, формат на изтегляне |
| Изтриване | Потребител, час, причина (ако е посочена) |
| Споделяне | Потребител, получател, ниво на достъп |
Практически примери
Пример 1: Служител твърди, че никога не е виждал договора -- одитната следа показва, че е отворил документа 3 пъти.
Пример 2: Инспектор иска доказателство, че фактурата не е променяна -- одитната следа потвърждава целостта от момента на създаване.
Заключение
Arhivix автоматично логва всяка дейност върху документите. Пълни записи за достъп, промени и изтриване -- с нулево допълнително усилие. Правно съответствие от кутията. Опитайте безплатно.
