Защо да дигитализирате хартиените архиви?
Повечето фирми в Сърбия все още имат значителни количества хартиена документация -- в класьори, папки, кутии и дори в мазета и гаражи. Тази документация заема място, трудно се търси и е податлива на повреди.
Дигитализацията на хартиените архиви носи:
- Мигновено търсене -- намерете всеки документ за секунди вместо минути или часове
- Спестяване на пространство -- освободете физическо пространство, заето от стари архиви
- Защита от загуба -- хартията гори, наводнява се, се разпада. Цифровите копия издържат
- По-лесен достъп -- множество служители могат да достъпват един и същ документ едновременно
- Правно съответствие -- все повече регулации изискват електронно съхранение
Стъпка 1: Оценка и приоритизация
Не се опитвайте да дигитализирате всичко наведнъж. Започнете с:
- Активна документация -- документи, все още използвани в ежедневната дейност
- Документация с дълъг срок на съхранение -- кадрова, учредителна, финансови отчети
- Документация за текущата година -- за да установите системата занапред
Старата документация, наближаваща изтичане на срока на съхранение, може да не си струва да се дигитализира -- просто я пазете до изтичане на периода.
Стъпка 2: Подготовка на документацията за сканиране
Преди сканиране:
- Премахнете телбодите и кламерите
- Изправете огънатите страници
- Организирайте реда -- хронологично или по категории
- Надпишете папките -- за да знаете какво сканирате
Стъпка 3: Сканиране
За качествена дигитализация:
- Резолюция: минимум 300 DPI за текстови документи, 600 DPI за документи с фини детайли
- Формат: PDF/A за дългосрочно съхранение (ISO стандарт за архивни PDF файлове)
- Цвят: черно-бяло за текстови документи, цветно за документи с печати/подписи
- ADF скенер: автоматичното подаване на документи драматично ускорява процеса
Стъпка 4: OCR обработка
OCR (оптично разпознаване на символи) е решаваща стъпка. Без OCR сканираният документ е просто изображение -- не можете да търсите текст в него.
С OCR всеки сканиран документ става търсим по съдържание. Можете да търсите конкретна дума, дата, номер на фактура или произволен текст.
Arhivix има вграден OCR, задвижван от AI, който автоматично разпознава текст в сканирани документи -- включително както кирилица, така и латиница.
Стъпка 5: Наименуване и класификация
Всеки дигитализиран документ трябва да има:
- Ясно име на файла:
2025-06-15_faktura_vhodyashta_dostavchik-XYZ.pdf - Класификационна маркировка съгласно Вашия списък на категории
- Метаданни: дата, вид, автор, срок на съхранение
Стъпка 6: Съхранение и резервни копия
Дигитализираната документация трябва да се съхранява сигурно:
- Централизирано съхранение -- една DMS система, а не разпръснати файлове по компютрите
- Резервно копие на 2+ локации -- локално копие + облак или копие извън обекта
- Контрол на достъпа -- кой може да преглежда, променя, изтрива
- Одитна следа -- запис на всеки достъп до документ
Правна валидност на дигитализираните документи
Според Закона за електронните документи ("Службен гласник РС", бр. 94/2017), дигитализиран документ може да има същата правна сила като оригинала, ако:
- Дигитализацията е извършена съгласно предписаните стандарти
- Цялостта е осигурена (документът не е променян след сканирането)
- Съществува квалифициран електронен подпис или времеви печат
Въпреки това, за повечето бизнес документи се препоръчва да пазите хартиения оригинал заедно с цифровото копие, докато регулациите се развият допълнително.
Какво с хартиените оригинали след сканиране?
Сканирането не Ви освобождава от задължението да пазите хартиения оригинал до изтичане на законовия срок на съхранение, освен в специфични случаи, предвидени от закона. Хартиените оригинали се пазят паралелно с цифровите копия.
Заключение
Дигитализацията на хартиените архиви е инвестиция, която се изплаща многократно -- чрез спестяване на време, пространство и по-лесно правно съответствие. Ключът е систематичен подход: приоритизирайте, сканирайте с качество, обработвайте с OCR и организирайте в DMS.
Arhivix Ви позволява да качвате сканирани документи, автоматично да ги обработвате с OCR, да ги категоризирате по списъка на категории и да търсите по съдържание с AI. Започнете днес -- безплатно.
