Какво представляват услугите за архивиране?
Услугите за архивиране означават, че специализирана фирма поема за вас целия цикъл на работа с деловодния и архивен материал: от вземане на хартията от вашия офис, през сортиране, описване, дигитализация и съхранение, до извеждане на материали с изтекъл срок и предаване на постоянния материал на компетентния държавен архив. Вие оставате собственик на документите, но физическата и правна отговорност за правилно действие поема доставчикът.
Понятието често се бърка с обикновеното складиране (само държане на кутии в някакъв склад) и с дигитализацията (само сканиране). Истинското архивиране обхваща и двете плюс правно съответствие: води се електронна архивна книга, регистър на достъпите, извеждане при изтичане на сроковете и пълна одитна следа за всеки документ.
На кого са необходими услугите за архивиране
- Счетоводни кантори, които обработват десетки клиенти, където всеки клиент генерира хиляди документи годишно и всичко трябва да се пази 10 години.
- Адвокатски кантори, които работят с дела, чиито части се пазят постоянно.
- Строителни фирми, при които на строителната площадка се натрупва документация (строителни дневници, сертификати, протоколи от изпитване), която законът изисква поне 10 години след завършването на обекта.
- Търговски вериги и дистрибутори със стотици експедиционни бележки и фактури месечно.
- Здравни заведения с медицинска документация, чиито срокове на съхранение са 15 до 30 години на пациент.
- Всички фирми, които с растежа са надраснали собствения си офис, където складът с кутии е станал по-скъп от професионалната услуга.
Правна рамка в България
Услугите за архивиране в България се уреждат от три ключови нормативни акта: Закон за Националния архивен фонд (определя задълженията на създателя и държателя на материала), Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (предписва колко се пази какво) и Наредба за регистрите на учрежденските архиви (водене на архивна книга). Доставчикът на услугата за архивиране трябва да притежава решение на компетентния архив за изпълнение на условията и трябва да води архивна книга по вашата фирма, дори когато документацията е физически при него.
Важно: собствеността върху документите остава ваша. Договорът за услуги по архивиране е договор за услуга, а не за прехвърляне на собственост. Това означава, че можете във всеки момент да изтеглите своя материал, но и че правната отговорност за сроковете и достъпа носите вие, докато доставчикът носи отговорност за условията на съхранение и точността на регистъра.
Какво е включено в услугата
- Вземане: идване за документацията при вас, описване при вземането, транспорт при контролирани условия.
- Класификация: подреждане по категории от вашия правилник за деловодство и определяне на сроковете на съхранение.
- Описване и въвеждане в архивната книга: всяка единица получава уникална сигнатура, дата на приемане, описание и срок на съхранение.
- Дигитализация (по избор): сканиране с OCR разпознаване, индексиране и възможност за търсене по съдържание.
- Съхранение: в помещения, които изпълняват условията (контролирана температура и влажност, противопожарна система, контрол на достъпа, видеонаблюдение).
- Достъп при поискване: доставяне на сканиран документ за няколко часа или физически оригинал в срок, определен от договора.
- Извеждане: веднъж годишно предложение за извеждане на материал с изтекъл срок и провеждане на процедурата пред компетентния архив.
- Предаване на постоянен материал: след 30 години категоризираният постоянен материал се предава на компетентния държавен архив по процедура, която също води доставчикът.
Колко струва и кога се изплаща
Цената обикновено се изчислява на линеен метър рафт годишно (ориентировъчно 80 до 250 EUR на метър, в зависимост от условията) плюс такса за входно вземане и дигитализация, ако се изисква. За фирма с 50 линейни метра хартиена документация годишната услуга по съхранение се движи около 5.000 EUR.
Сметка за изплащане: сравнете с пълните разходи за собствено решение: наем на квадратни метри офис площ, превърната в архив (София: 12 до 18 EUR на m² месечно), заплата на служител, който периодично поддържа архива, оборудване (рафтове, кутии), застраховка, годишно описване, загубено време за търсене на документи. За всяка фирма над 30 m² активен архив услугите за архивиране излизат по-евтини, а освобождават офис пространство за работни места.
Какво доставчикът не може да направи за вас
Преди да подпишете договор, ясно определете какво остава ваша отговорност: класификацията по категории трябва за първи път да премине през вашия правилник за деловодство (ако нямате такъв, някои доставчици го изготвят като допълнителна услуга), решението за извеждане формално взима собственикът на документацията, а данъчната и съдебната документация в текущи производства често трябва да остане достъпна в по-кратки срокове, отколкото предвижда стандартът.
Как да изберете доставчик: контролен списък
- Решение на компетентния архив за изпълнение на условията за съхранение на архивен материал (Държавна агенция Архиви или регионален държавен архив)
- Застрахователна полица срещу повреда, кражба и загуба на документация
- Писмена процедура за действие при пожар, наводнение и кибернетичен инцидент
- Възможност за дигитален достъп до документи (уеб портал, време за отговор)
- Криптиране на сканираните файлове в покой и при предаване (AES-256 минимум)
- Одитна следа (audit trail) за всеки достъп до документ
- Референции от вашата индустрия, особено ако имате специфични срокове (здравеопазване, строителство, финанси)
- Ясна процедура за изход: ако прекратите сътрудничеството, как и в какъв срок получавате обратно своя материал
