De ce conteaza perioadele de pastrare a documentelor
Fiecare afacere este obligata legal sa pastreze anumite documente un numar specific de ani. Distrugerea documentelor prea devreme poate duce la amenzi, esecuri la audituri si pierderea protectiei juridice. Pe de alta parte, pastrarea tuturor pentru totdeauna creeaza dezordine si costuri inutile.
Cunoasterea perioadelor exacte de pastrare va ajuta sa:
- Ramaneti in conformitate cu legea
- Automatizati stergerea/arhivarea documentelor vechi
- Economisiti spatiu de stocare (fizic si digital)
- Fiti pregatiti pentru audituri fiscale si inspectii
Calendar de pastrare a documentelor
Documente financiare
| Tipul documentului | Perioada de pastrare | Baza legala |
|---|---|---|
| Situatii financiare anuale | Permanent | Legea societatilor / GAAP |
| Registru general si jurnale | 7 ani | Reglementari fiscale |
| Facturi de vanzare si cumparare | 7 ani | TVA / Codul fiscal |
| Extrase bancare | 7 ani | Reglementari fiscale |
| Declaratii de TVA | 7 ani | Legea TVA |
| Declaratii de impozit pe profit | 7 ani | Codul fiscal |
| Bonuri de cheltuieli | 7 ani | Reglementari fiscale |
| Documente de salarizare | 7 ani | Legislatia muncii |
Documente ale angajatilor
| Tipul documentului | Perioada de pastrare | Baza legala |
|---|---|---|
| Contracte de munca | 6 ani dupa incetare | Legislatia muncii |
| Documente de pensie | Permanent | Reglementari privind pensiile |
| Fise de pontaj / prezenta | 3 ani | Directiva privind timpul de lucru |
| Documente de sanatate si securitate | 40 de ani | Reglementari SSM |
| Documente de instruire | Durata angajarii + 3 ani | Bune practici |
Documente comerciale si juridice
| Tipul documentului | Perioada de pastrare | Baza legala |
|---|---|---|
| Act constitutiv | Permanent | Legea societatilor |
| Contracte cu clienti/furnizori | 6 ani dupa expirare | Legea prescriptiei |
| Avize de expeditie | 6 ani | Legea privind vanzarea bunurilor |
| Comenzi de achizitie | 6 ani | Dreptul comercial |
| Autorizatii de construire | Permanent | Reglementari urbanistice |
| Polite de asigurare | Permanent (cat timp este activa + 6 ani) | Legislatia asigurarilor |
Ce se intampla daca distrugeti documentele prea devreme?
Consecintele pot fi severe:
- Sanctiuni fiscale -- autoritatile fiscale pot impune amenzi si estima obligatia dumneavoastra fiscala
- Imposibilitatea de a va dovedi pozitia in instanta sau in timpul unui audit
- Pierderea deducerilor fiscale -- fara factura nu se poate recupera TVA
- Sanctiuni de reglementare -- autoritatile de reglementare din industrie pot lua masuri
Cum sa automatizati perioadele de pastrare
Urmarirea manuala a perioadelor de pastrare pentru mii de documente este o sarcina imposibila. Un DMS precum Arhivix poate:
- Atribui automat perioade de pastrare pe baza tipului de document
- Trimite alerte inainte ca o perioada de pastrare sa expire
- Sugera arhivarea sau stergerea documentelor care au depasit perioada de pastrare
- Genera rapoarte despre documente pe perioade de pastrare
- Preveni stergerea prematura prin blocarea documentelor
Stocare digitala vs. pe hartie
In majoritatea jurisdictiilor, copiile digitale au acum aceeasi valabilitate juridica ca originalele pe hartie, cu conditia sa indeplineasca anumite cerinte (integritate, autenticitate, lizibilitate). Aceasta inseamna ca puteti:
- Scana documentele pe hartie si sa le stocati digital
- Distruge originalele pe hartie dupa digitizare (urmand procedura corecta)
- Folosi facturi electronice in loc de cele pe hartie
Stocarea digitala nu este doar legala -- este mai ieftina, mai sigura si mai practica.
Concluzie
Perioadele de pastrare nu sunt optionale -- sunt o cerinta legala. Stergerea prea devreme costa amenzi; pastrarea prea mult timp costa spatiu si resurse.
Arhivix urmareste automat perioadele de pastrare pentru fiecare document si va notifica cand este timpul sa arhivati sau sa stergeti. Nu mai trebuie sa urmariti manual termenele niciodata.
