A dokumentumok minden uzlet eletvonala
A vallalat merettol fuggetlenul a dokumentumok mindenutt ott vannak: szerzodesek, szamlak, ajanlatok, megrendelesek, jegyzokonyvek, jelentesek. Kisvallalkozasokban, ahol minden alkalmazott tobb szerepet is betolt, ezeknek a dokumentumoknak a szervezese gyakran hatterbe szorul.
Az eredmeny? Dokumentumok az asztalokon, e-mail postaladakban, papiron, chat csoportokban. Amikor szuksege van egyetlen konkret dokumentumra -- megkezdodik a kaosz. A vallalati dokumentumok szervezesenek megfelelo megkozelitese megakadalyozhatja ezt.
Mennyibe kerul a rendezetlenseg?
A kutatasok azt mutatjak, hogy a kisvallalkozasok jelentos eroforrasokat veszitenek a dokumentumokkal kapcsolatos problemak miatt:
- Az osszes dokumentum 7,5%-a veglegesen elveszik
- A dokumentumok 3%-a rosszul van iktatva es megtalalhatatlan
- Atlagosan 18 perc egyetlen dokumentum megtalalasa
- Az ido 50%-a, amelyet dokumentumokra forditanak, improduktiv
Egy 10 alkalmazottas vallalat szamara ez evente szazak oras veszteseget jelent -- kozvetlenul befolyasolva a jovedelmezoseget.
Mi az a DMS es miert van ra szuksege?
A Dokumentumkezelo Rendszer (DMS) egy szoftver, amely centralizalja az osszes dokumentumot egy helyen, keresessel, hozzaferes-szabalyozassal es automatizalassal. Nem csupan egy "jobb Google Drive" -- ez a teljes infrastruktura az uzleti dokumentacio kezelesere.
A DMS fo elonyei kisvallalkozasok szamara:
- Centralizalas -- veget vet az 5 kulonbozo helyen tarolt dokumentumok kaoszanak
- Kereses -- barmely dokumentum megtalalasa masodpercek alatt
- Biztonsag -- szabalyozza, ki tekinthet meg, szerkeszthet vagy torolhet dokumentumokat
- Megfeleles -- automatikusan teljesiti a jogi megorzesi kovetelmenyeket
- Egyuttmukodes -- a csapat ugyanazokon a dokumentumokon dolgozik verzioutkozsek nelkul
Hogyan valassza ki a megfelelo DMS-t
A piac tele van lehetosegekkel, de kisvallalkozasok szamara a kulcstenyezok a kovetkezok:
1. Hasznalat egyszerusege
Ha a rendszer bonyolult, az alkalmazottak nem fogjak hasznalni. Keressen olyan DMS-t, amelynek intuitiv felulete van es legfeljebb egyoranyi kepzest igenyel.
2. A merethez illo arazas
A nagyvallalati megoldasok havonta ezrekbe kerulnek. A kisvallalkozasoknak megfizheto megoldasokra van szukseguk felhasznalonkenti arazasi tervekkel.
3. Felhos vagy helyi?
A felhos megoldasok idealisak kisvallalkozasok szamara -- nincs szerver, nincs karbantartas, nincs szukseg IT csapatra. Barmelyik eszkozrol elerheto, automatikus biztonsagi mentes.
4. AI-alapu kereses
Az alap fajlnev-kereses nem elegseges. Az AI kereses erti a dokumentum tartalmat es talaltokat ad meg akkor is, ha nem ismeri a pontos fajlnevet.
5. Integraciok
A DMS-nek mukodnie kell a mar hasznalt eszkozokkel -- konyvelo szoftver, CRM, e-mail.
Arhivix: Kisvallalkozasok szamara epitett DMS
Az Arhivix kisvallalkozasokra gondolva keszult. Nincs bonyolult beallitas, nincsenek draga licencek, nincs szukseg IT csapatra.
- Beallitas kevesebb mint 30 perc alatt
- AI kereses angol, nemet es szerb nyelven
- Automatikus dokumentum-kategorizalas es cimkezes
- Csomagok havi 25 EUR-tol
Osszefoglalas
A DMS nem luxus a nagyvallalatok szamara -- elengedhetetlen eszkoz minden kisvallalkozas szamara, amely hatekonyan, biztonsagosan es szabalyszeruen kivan dolgozni.
Minden DMS nelkul toltott nap egy nap, amikor idot, penzt es nyugalmat veszit dokumentumok keresescvel, amelyeknek keze ugyeben kellene lenniuk.
