Az elektronikus dokumentum-archivalas egyre fontosabba valik az uzleti eletben, kulonosen az uj jogi kotelezettsegek, peldaul az archiv konyv 2025-os benyujtasa miatt. Ahogy az elektronikus archivalas kotelezove valik, elengedhetetlen megerteni az elektronikus es digitalizalt dokumentumok kozti kulonbseget.
Mi az az elektronikus dokumentum?
Az elektronikus dokumentum egy kozvetlenul digitalis formatumban keszult feljegyzes, es lehet:
- Elektronikus szamla
- Digitalisan alairt szerzodes
- Elektronikus archivalasi szoftverben generalt dokumentum
Az Elektronikus Dokumentumokrol, Elektronikus Azonositasrol es Bizalmi Szolgaltatasokrol szolo torveny szerint az elektronikus dokumentum definicioja: "betukbol, szamokbol, szimbolumokbol, grafikus, audio- es videoanyagokbol allo adatok osszessege, elektronikus formaban".
Az elektronikus dokumentum-archivalas elonyei:
- Csokkentett papir- es nyomtatasi koltsegek
- Gyors kereses es megosztas
- Nagyobb jogi biztonsag digitalis alairasokkal es titkositassal
Mi az a digitalizalt dokumentum?
A digitalizalt dokumentum egy digitalis formatumra konvertalt papir dokumentum. Ilyen peldaul a beszkennelt szamlak vagy szerzodesek digitalis masolatai.
A digitalizalas jelentosege a kotelezo dokumentum-archivalas szempontjabol:
A digitalizalas lehetove teszi az archiv anyagok jobb szervezeset es megkonnyiti a jogi kotelezettsegek teljesiteset, peldaul az archiv konyv benyujtasat.
Kulcsfontossagu kulonbsegek az elektronikus es digitalizalt dokumentumok kozott
| Jellemzo | Elektronikus dokumentum | Digitalizalt dokumentum |
|---|---|---|
| Eredet | Digitalisan keszult | Papirrol konvertalt |
| Hasznalat | Idealis uj uzleti folyamatokhoz | Regebbi nyilvantartasok archivalasa |
| Jogi ervenyesseg | Nagyobb jogi ero digitalis alairassal | A digitalizalasi eljarastol fugg |
Hogyan valassza ki a megfelelo elektronikus archivalasi strategiat?
Strategiajanak mindket megkozelitest kombinalnial kell. Az elektronikus archivalas idealis az uj dokumentumokhoz, mig a digitalizalas segit a meglevo archivumok szervezeseben es megkonnyiti az archiv konyv benyujtasat 2025-ben.
Az elektronikus es digitalizalt dokumentumok kozti kulonbsegek megertese kulcsfontossagu a sikeres archivum-kezeleshez. Ha papir feljegyzesek konvertalsat tervezi, tekintse meg dokumentum-digitalizalasi utmutatonkat. Bar osszetettnek tunhet, az Arhivix-szel konnyen bevezetheti az elektronikus archivalasi megoldasokat es osszhangba hozhatja vallalkozasat a jogi kovetelmenyekkel.
