Mi a levéltári könyv és kinek kötelező vezetnie
A levéltári könyv az iratképző által tartott teljes regisztratúrai anyag alapnyilvántartása. A köziratokról szóló törvény szerint a levéltári könyv vezetésének kötelezettsége minden olyan jogi és természetes személyre vonatkozik, amelynek tevékenysége maradandó vagy hosszú távú jelentőségű dokumentációt hoz létre: gazdasági társaságokra, egyéni vállalkozókra, állami szervekre, közvállalatokra, intézményekre, ügyvédi irodákra, könyvelő cégekre, orvosi rendelőkre és egyesületekre.
Más szóval, ha az Ön cége számlát állít ki, szerződéseket köt, személyügyi nyilvántartást vezet vagy állami szervekkel kommunikál, kötelező levéltári könyvet vezetnie. Nem számít, hogy kft.-ként, részvénytársaságként, egyéni vállalkozóként vagy egyesületként működik. Az számít, hogy dokumentáció keletkezik.
Mit kell nyilvántartani
A levéltári könyvbe nem minden egyes dokumentumot jegyeznek be, hanem az évente keletkezett mennyiséget kategóriák szerint az Ön irodai iratkezelési szabályzata alapján. Tipikus kategóriák:
- Pénzügyi dokumentáció: számlák, szállítólevelek, banki kivonatok, pénztári jelentések, vevő- és szállítószerződések, könyvelési dokumentáció.
- Személyügyi dokumentáció: munkaszerződések, bejelentő nyomtatványok, szabadság-nyilvántartások, határozatok, közös megegyezéssel történő megszüntetések, munkavállalói dossziék.
- Jogi aktusok és iratok: általános aktusok, alapító okirat, szabályzatok, határozatok, közgyűlési és igazgatósági jegyzőkönyvek.
- Vagyoni dokumentáció: adásvételi szerződések, bérleti szerződések, gépjármű-nyilvántartási dokumentáció, tanúsítványok, építési engedélyek.
- Bírósági és adóügyi dokumentáció: keresetek, ítéletek, adóhatósági határozatok, ellenőrzési jegyzőkönyvek.
- Műszaki dokumentáció: tervek, tanúsítványok, vizsgálati jelentések, építési naplók (építőipari cégeknek).
Bejegyzési formátum: mit jegyez be pontosan
A levéltári könyvben szereplő minden tétel szabványosan tartalmazza:
- Sorszám a cég alapításától kezdődő folyamatos sorrendben
- A dokumentáció keletkezésének éve
- Osztályozási tervből származó szám (kategória)
- Tartalom (rövid leírás: pl. "Kimenő számlák 2024")
- Mennyiség (iratrendezők, dossziék, dobozok száma vagy folyóméter)
- Tárolási hely (iroda, raktár, külső szolgáltató)
- Megőrzési idő években
- Megjegyzések (pl. "digitalizálva", "selejtezve 2034")
Megőrzési idők kategóriák szerint
| Dokumentáció típusa | Megőrzési idő |
|---|---|
| Pénzügyi és könyvelési | 10 év |
| Bérek, bejelentő nyomtatványok, munkavállalói dossziék | 50 év vagy maradandóan |
| Ingatlanszerződések | 10 év a hatály megszűnését követően |
| Alapító okirat, általános aktusok, közgyűlési jegyzőkönyvek | maradandóan |
| Bírósági ügyek | 10 év a jogerő után |
| Ellenőrzési és adóhatósági határozatok | 10 év |
| Operatív levelezés | 2 és 5 év között |
Átadás az illetékes levéltárnak
A levéltári könyvet folyamatosan vezetik, és másolatát évente egyszer átadják az illetékes levéltárnak, a gyakorlatban április 30-ig az előző évre vonatkozóan. A levéltár illetékességét a cég székhelye határozza meg. Budapestet például a Magyar Nemzeti Levéltár Budapest Főváros Levéltára fedi le; a Budapesten kívüli településeket a regionális megyei levéltárak.
A levéltári könyv mellett évente egyszer elkészítik a selejtezési javaslatot az értéktelen regisztratúrai anyagra (azon anyagra, amelynek lejárt a megőrzési ideje). A selejtezés kizárólag a levéltár jóváhagyásával történik, soha önállóan.
Elektronikus levéltári könyv (2024-től)
A 2023-as törvénymódosítások révén az elektronikus levéltári könyv jogilag egyenértékű a papíralapúval. Ez azt jelenti, hogy szoftverben vezetheti, digitálisan aláírva tárolhatja és elektronikus formában (XML, minősített elektronikus aláírással ellátott PDF/A) átadhatja a levéltárnak. A legtöbb illetékes levéltár Magyarországon 2026-tól tér át az elektronikus átvételre, néhány már most is elfogadja.
Az elektronikus változat előnyei: nulla veszteség (a könyv nem veszhet el vagy károsodhat, mint a papíralapú), automatikus leltár a dokumentum DMS-be való bejegyzésekor, kereshetőség a lapozgatás helyett, automatikus selejtezési határidő minden tételhez kiszámítva.
Büntetések a hibás vezetésért
A levéltári anyag feletti felügyeletet az illetékes levéltár látja el. A törvényben meghatározott büntetések: jogi személy esetén 50.000-től 1.000.000 forintig a levéltári könyv vezetésének elmulasztásáért, szabálytalan bejegyzésekért, az osztályozási terv összhangjának hiányáért vagy az anyag jóváhagyás nélküli önálló megsemmisítéséért. A jogi személyben felelős személy esetén kiegészítően 5.000-től 150.000 forintig. A gyakorlat azt mutatja, hogy a büntetéseket leggyakrabban bejelentés után (pl. egy peres exmunkavállalótól) vagy adóellenőrzés keretében szabják ki.
Leggyakoribb hibák a gyakorlatban
- Nincs osztályozási terv: a levéltári könyvet "szemmértékkel" vezetik, az irodai iratkezelési szabályzatban való megalapozás nélkül. Az ellenőrzés ezt azonnal észreveszi.
- Tételek határidők nélkül: nyilvántartva van, mi létezik, de nincs feltüntetve, meddig őrzik. Következmény: soha nem selejteződik, az archívum korlátlanul nő.
- Önálló megsemmisítés: a cég "kitakarította a raktárt", mert a dokumentumok 10 évnél régebbiek. A levéltár jóváhagyása nélkül ez szabálysértés, még akkor is, ha a határidő valóban lejárt.
- Az aktív és levéltári anyag keverése: a folyó évi dokumentációt nem jegyzik be a levéltári könyvbe (iktatókönyvön keresztül vezetik). A levéltári könyvbe csak az év lezárása után kerül be.
- Elfelejtett átadás: a cég rendben vezeti a könyvet, de nem küldi el a másolatot a levéltárnak. Az átadási kötelezettség elválik a vezetési kötelezettségtől.
