Cesta zabluda nakon uvodenja Fiskalizacije 2.0
Otkako je 1. sijecnja 2026. zazivjela obveza izdavanja i zaprimanja eRacuna, mnoge tvrtke rade jednu istu pogresku. Zaprime eRacun u elektronickom formatu, ispisu ga na pisac, ulozu u registrator i smatraju da je arhiviranje obavljeno. To je razumljiva navika iz papirnatog doba, ali pravno gledano vise ne drzi vodu. Ispis eRacuna na papir nije isto sto i cuvanje eRacuna, i ta razlika moze postati skupa u trenutku nadzora.
Razlog je u samoj prirodi elektronickog racuna. eRacun je strukturirani elektronicki zapis, najcesce u formatu uskladenom s normom EN 16931 i hrvatskim HR-CIUS profilom. Njegova dokazna snaga lezi u strukturiranim podacima i pratecim elementima koji potvrduju tko ga je izdao i da nije mijenjan. Kada takav zapis ispisete na papir, dobijete sliku racuna, ali gubite upravo ono sto ga cini vjerodostojnim elektronickim dokumentom.
Sto zapravo trazi Zakon o racunovodstvu
Zakon o racunovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave moraju cuvati najmanje 11 godina. Taj rok pocinje teci zadnjeg dana poslovne godine u kojoj su podaci iz isprave uneseni u poslovne knjige. Za neke kategorije dokumentacije rokovi su i dulji, a isprave o placama trebaju se cuvati trajno. No duljina cuvanja samo je jedan dio price. Drugi, jednako vazan dio, jesu uvjeti pod kojima isprava ostaje valjana tijekom cijelog tog razdoblja.
Zakon dopusta da se isprave cuvaju kao izvorni pisani dokumenti, na elektronickim nositeljima zapisa ili pretvorene na mikrofilm. Kljucno je da kod svakog oblika moraju biti ocuvani vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadrzaja i citljivost od trenutka nastanka odnosno pretvorbe pa sve do kraja roka cuvanja. Kod izvorno elektronickog racuna ti uvjeti se najlakse ispunjavaju ako ga cuvate elektronicki, u obliku u kojem je nastao, a ne tako da ga svedete na ispis.
Pravilnik o pretvaranju isprava u elektronicki zapis
Smjer kretanja jasno pokazuje i Pravilnik o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se cuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronicki zapis, objavljen u Narodnim novinama 76/2019. On ureduje obrnutu situaciju: kako papirnatu ispravu valjano prebaciti u elektronicki oblik. Logika je znakovita. Drzava je propisala detaljne uvjete da bi papir mogao postati elektronicki zapis koji ima dokaznu snagu, jer elektronicko cuvanje smatra punopravnim, a u mnogim slucajevima i pozeljnim nacinom arhiviranja.
Ako je dakle dopusteno i uredeno pretvaranje papira u elektronicki zapis uz ocuvanje vjerodostojnosti i cjelovitosti, onda je posve neprihvatljivo ici u suprotnom smjeru: uzeti izvorno elektronicki racun, ispisati ga i baciti ili zanemariti elektronicki original. Time svjesno degradirate dokument koji je nastao u visem, sigurnijem obliku.
Pravo nadzornog tijela na izravan pristup
Postoji jos jedan razlog zasto papir ne zadovoljava. Poslovni subjekti koji isprave cuvaju pomocu elektronickih uredaja s osiguranim online pristupom podacima moraju nadzornom tijelu na zahtjev omoguciti pristup, preuzimanje i koristenje tih isprava. Drugim rijecima, kontrola ne ocekuje hrpu ispisa nego elektronicke zapise koje moze dohvatiti, provjeriti i obraditi. Ako imate samo papir, ne mozete ispuniti taj zahtjev na nacin koji zakon predvida.
Tu se krije i prakticni rizik. U inspekciji racunovodstvene dokumentacije nije dovoljno pokazati da racun postoji, treba dokazati da je tijekom cijelog roka cuvanja bio ocuvan, neizmijenjen i citljiv. Strukturirani elektronicki zapis s pratecim metapodacima to omogucuje. Naknadno digitaliziran ispis koji je u meduvremenu zagubio izvorni format teze je obraniti.
Sto napraviti u praksi
Prvo, postavite pravilo da se svaki eRacun, i izdani i primljeni, cuva u svom izvornom elektronickom formatu, a ne samo kao PDF za citanje ili papirnati ispis. PDF prikaz moze posluziti za brzi pregled, ali izvorni strukturirani zapis je ono sto se arhivira. Drugo, osigurajte da arhiva pokriva puni rok od 11 godina, a za dokumentaciju s duljim rokovima i dulje, te da kroz to razdoblje jamcite citljivost i nepromjenjivost.
Trece, uskladite interne procese. Mnoge tvrtke i dalje imaju knjigovodstvene rutine osmisljene za papir, gdje je fizicki potpis i ispis bio dokaz. U svijetu eRacuna dokaz su podaci i njihova zastita. Ako vam je dosadasnji proces bio ispisi i ulozi u registrator, vrijeme je da postane zaprimi, evidentiraj i pohrani elektronicki. Papirnati registrator i dalje moze postojati kao pomoc u radu, ali ne smije biti vasa jedina i sluzbena arhiva za dokumente koji su izvorno nastali elektronicki.
Fiskalizacija 2.0 nije samo promijenila nacin izdavanja racuna, nego i ono sto znaci uredno cuvati racun. Tvrtke koje to shvate izbjeci ce situaciju u kojoj formalno imaju sve racune, a u nadzoru ne mogu dokazati da su ih cuvale na zakonom propisan nacin.
