Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων γίνεται ολοένα και πιο σημαντική για τις επιχειρήσεις, ιδιαίτερα λόγω νέων νομικών υποχρεώσεων όπως η υποβολή του αρχειακού βιβλίου το 2025. Καθώς η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση γίνεται υποχρεωτική, είναι ουσιώδες να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικών και ψηφιοποιημένων εγγράφων.
Τι Είναι ένα Ηλεκτρονικό Έγγραφο;
Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι μια εγγραφή που δημιουργείται απευθείας σε ψηφιακή μορφή και μπορεί να είναι:
- Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο
- Μια ψηφιακά υπογεγραμμένη σύμβαση
- Ένα έγγραφο που παράγεται σε λογισμικό ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης
Σύμφωνα με τον Νόμο περί Ηλεκτρονικών Εγγράφων, Ηλεκτρονικής Ταυτοποίησης και Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης στις Ηλεκτρονικές Συναλλαγές, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο ορίζεται ως "ένα σύνολο δεδομένων αποτελούμενο από γράμματα, αριθμούς, σύμβολα, γραφικά, ηχητικά και οπτικοακουστικά υλικά, σε ηλεκτρονική μορφή".
Πλεονεκτήματα της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης Εγγράφων:
- Μείωση κόστους χαρτιού και εκτύπωσης
- Γρήγορη αναζήτηση και κοινοποίηση
- Μεγαλύτερη νομική ασφάλεια με ψηφιακές υπογραφές και κρυπτογράφηση
Τι Είναι ένα Ψηφιοποιημένο Έγγραφο;
Ένα ψηφιοποιημένο έγγραφο είναι ένα χάρτινο έγγραφο που μετατρέπεται σε ψηφιακή μορφή. Αυτά είναι, για παράδειγμα, σαρωμένα τιμολόγια ή ψηφιακά αντίγραφα συμβάσεων.
Η Σημασία της Ψηφιοποίησης για την Υποχρεωτική Αρχειοθέτηση Εγγράφων:
Η ψηφιοποίηση επιτρέπει καλύτερη οργάνωση αρχειακού υλικού και διευκολύνει την εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων, όπως η υποβολή του αρχειακού βιβλίου.
Βασικές Διαφορές Μεταξύ Ηλεκτρονικών και Ψηφιοποιημένων Εγγράφων
| Χαρακτηριστικό | Ηλεκτρονικό Έγγραφο | Ψηφιοποιημένο Έγγραφο |
|---|---|---|
| Προέλευση | Δημιουργήθηκε ψηφιακά | Μετατράπηκε από χαρτί |
| Χρήση | Ιδανικό για νέες επιχειρηματικές διαδικασίες | Αρχειοθέτηση παλαιότερων αρχείων |
| Νομική ισχύς | Μεγαλύτερη νομική ισχύς με ψηφιακή υπογραφή | Εξαρτάται από τη διαδικασία ψηφιοποίησης |
Πώς να Επιλέξετε τη Σωστή Στρατηγική για Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση;
Η στρατηγική σας πρέπει να συνδυάζει και τις δύο προσεγγίσεις. Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση είναι ιδανική για νέα έγγραφα, ενώ η ψηφιοποίηση βοηθά στην οργάνωση υπαρχόντων αρχείων και διευκολύνει την υποβολή του αρχειακού βιβλίου το 2025.
Η κατανόηση των διαφορών μεταξύ ηλεκτρονικών και ψηφιοποιημένων εγγράφων είναι κλειδί για την επιτυχή διαχείριση αρχείων. Αν και μπορεί να φαίνεται πολύπλοκο, με το Arhivix, μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε λύσεις ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και να εναρμονίσετε την επιχείρησή σας με τις νομικές απαιτήσεις.
