Elektronicka archivace dokumentu se stava stale dulezitejsi pro podnikani, zejmena kvuli novym zakonnym povinnostem, jako je podani archivni knihy v roce 2025. Jak se elektronicka archivace stava povinnou, je nezbytne porozumet rozdilu mezi elektronickymi a digitalizovanymi dokumenty.
Co je elektronicky dokument?
Elektronicky dokument je zaznam vytvoreny primo v digitalnim formatu a muze byt:
- Elektronicka faktura
- Digitalne podepsana smlouva
- Dokument vygenerovany v softwaru pro elektronickou archivaci
Podle Zakona o elektronickych dokumentech, elektronicke identifikaci a duveryhodnych sluzbach v elektronickem podnikani je elektronicky dokument definovan jako "soubor dat slozeny z pismen, cisel, symbolu, grafickych, zvukovych a video materialu v elektronicke forme".
Vyhody elektronicke archivace dokumentu:
- Snizeni nakladu na papir a tisk
- Rychle vyhledavani a sdileni
- Vetsi pravni jistota diky digitalnim podpisum a sifrovani
Co je digitalizovany dokument?
Digitalizovany dokument je papirovy dokument prevedeny do digitalniho formatu. Jedna se napriklad o naskenovane faktury nebo digitalni kopie smluv.
Vyznam digitalizace pro povinnou archivaci dokumentu:
Digitalizace umoznuje lepsi organizaci archivnich materialu a usnadnuje plneni zakonnych povinnosti, jako je podani archivni knihy.
Klicove rozdily mezi elektronickymi a digitalizovanymi dokumenty
| Vlastnost | Elektronicky dokument | Digitalizovany dokument |
|---|---|---|
| Puvod | Vytvoren digitalne | Preveden z papiru |
| Pouziti | Idealni pro nove obchodni procesy | Archivace starsich zaznamu |
| Pravni platnost | Vetsi pravni sila s digitalnim podpisem | Zavisi na postupu digitalizace |
Jak zvolit spravnou strategii pro elektronickou archivaci?
Vase strategie by mela kombinovat oba pristupy. Elektronicka archivace je idealni pro nove dokumenty, zatimco digitalizace pomaha organizovat stavajici archivy a usnadnuje podani archivni knihy v roce 2025.
Pochopeni rozdilu mezi elektronickymi a digitalizovanymi dokumenty je klicem k uspesne sprave archivu. Ackoliv se to muze zdat slozite, s Arhivix muzete snadno implementovat reseni pro elektronickou archivaci a sladit sve podnikani se zakonnymi pozadavky.
