Ce este arhivarea externalizata?
Arhivarea externalizata inseamna ca o companie specializata preia pentru dumneavoastra intregul ciclu de gestionare a materialului curent si arhivistic: de la ridicarea hartiei din birourile dumneavoastra, prin sortare, inventariere, digitalizare si pastrare, pana la eliminarea materialului al carui termen a expirat si predarea materialului permanent catre Arhivele Nationale ale Romaniei. Voi ramaneti proprietarul documentelor, dar responsabilitatea fizica si juridica pentru prelucrarea corecta este preluata de prestator.
Notiunea este adesea confundata cu simpla depozitare (doar tinerea cutiilor intr-un depozit) si cu digitalizarea (doar scanarea). Adevaratul serviciu de arhivare cuprinde ambele plus conformitatea juridica: se tine un registru electronic de arhiva, evidenta accesarilor, eliminarea la expirarea termenelor si o pista de audit completa pentru fiecare document.
Cui ii este necesara arhivarea externalizata
- Firme de contabilitate care proceseaza zeci de clienti, unde fiecare client genereaza mii de documente pe an si totul trebuie pastrat 10 ani.
- Cabinete de avocatura care lucreaza cu dosare ale caror parti se pastreaza permanent.
- Companii de constructii care acumuleaza pe santier documentatie (jurnale de santier, atestari, rapoarte de incercare) pe care legea o cere cel putin 10 ani dupa finalizarea lucrarii.
- Lanturi de retail si distribuitori cu sute de avize de expeditie si facturi pe luna.
- Unitati medicale cu documentatie medicala ale carei termene de pastrare sunt de 15 pana la 30 de ani per pacient.
- Toate companiile care, prin crestere, si-au depasit propriul birou, unde un depozit cu cutii a devenit mai scump decat serviciul profesionist.
Cadru juridic in Romania
Arhivarea externalizata in Romania este reglementata de trei acte normative cheie: Legea 16/1996 a Arhivelor Nationale (defineste obligatiile creatorului si detinatorului de documente), Codul fiscal si Legea contabilitatii nr. 82/1991 (stabilesc termenele legale de pastrare), si nomenclatorul arhivistic aprobat de Arhivele Nationale ale Romaniei pentru fiecare creator. Prestatorul de servicii de arhivare trebuie sa detina autorizatia Arhivelor Nationale pentru pastrarea documentelor cu valoare arhivistica si trebuie sa tina registrul de evidenta arhivistica pe numele firmei dumneavoastra, chiar atunci cand documentatia se afla fizic la el.
Important: proprietatea asupra documentelor ramane a dumneavoastra. Contractul de arhivare externalizata este un contract de prestari servicii, nu un transfer de proprietate. Aceasta inseamna ca puteti retrage materialul in orice moment, dar si ca raspunderea juridica pentru termene si accesari va apartine, in timp ce prestatorul raspunde pentru conditiile de pastrare si pentru exactitatea evidentei.
Ce este inclus in serviciu
- Ridicare: deplasare la sediul dumneavoastra pentru colectarea documentatiei, inventar la preluare, transport in conditii controlate.
- Clasificare: repartizare pe categorii conform nomenclatorului arhivistic si stabilirea termenelor de pastrare.
- Inventar si inregistrare in registru: fiecare unitate primeste o cota unica, data primirii, descriere si termen de pastrare.
- Digitalizare (optional): scanare cu recunoastere OCR, indexare si cautare dupa continut.
- Pastrare: in spatii care indeplinesc conditiile (temperatura si umiditate controlate, sistem antiincendiu, control acces, supraveghere video).
- Acces la cerere: furnizarea documentului scanat in cateva ore sau a originalului fizic in termenul prevazut prin contract.
- Eliminare: o data pe an, propunere de eliminare a materialului al carui termen a expirat si derularea procedurii in fata autoritatii competente.
- Predarea materialului permanent: dupa 30 de ani, materialul permanent clasificat se preda Arhivelor Nationale conform procedurii gestionate tot de prestator.
Cat costa si cand merita
Pretul se calculeaza de obicei per metru liniar de raft pe an (orientativ 80 pana la 250 de euro per metru, in functie de conditii) plus o taxa pentru preluarea initiala si digitalizare daca se solicita. Pentru o firma cu 50 de metri liniari de documentatie pe hartie, serviciul anual de pastrare se situeaza in jur de 5.000 de euro.
Calcul de rentabilitate: comparati cu costul total al solutiei proprii: chiria metrului patrat de birou transformat in arhiva (Bucuresti: 12 pana la 18 euro per m² pe luna), salariul angajatului care se ocupa ocazional de arhiva, echipament (rafturi, cutii), asigurare, inventar anual, pierdere de timp la cautari. Pentru orice firma de peste 30 m² de arhiva activa, arhivarea externalizata iese mai ieftin si elibereaza spatiu de birou pentru locuri de munca.
Ce nu poate face prestatorul pentru dumneavoastra
Inainte de a semna contractul, definiti clar ce ramane in responsabilitatea dumneavoastra: clasificarea pe categorii trebuie prima data sa treaca prin nomenclatorul dumneavoastra arhivistic (daca nu il aveti, unii prestatori il elaboreaza ca serviciu suplimentar); decizia de eliminare ii revine formal proprietarului documentatiei; documentatia fiscala si judiciara in proceduri in curs trebuie sa ramana adesea accesibila in termene mai scurte decat standardul.
Cum sa alegeti un prestator: lista de verificare
- Autorizatia Arhivelor Nationale ale Romaniei pentru pastrarea materialului arhivistic
- Polita de asigurare impotriva deteriorarii, furtului si pierderii documentatiei
- Procedura scrisa de actiune in caz de incendiu, inundatie si incident cibernetic
- Posibilitatea accesului digital la documente (portal web, timpi de raspuns)
- Criptarea scanarilor in repaus si in tranzit (AES-256 minim)
- Pista de audit pentru fiecare accesare a documentului
- Referinte din industria dumneavoastra, mai ales daca aveti termene specifice (sanatate, constructii, finante)
- Procedura de iesire clara: daca incheiati colaborarea, cum si in ce termen va primiti materialul inapoi
