De ce sa digitizati arhivele de hartie?
Majoritatea companiilor din Serbia au inca cantitati semnificative de documentatie pe hartie -- in dosare, mape, cutii si chiar in subsoluri si garaje. Aceasta documentatie ocupa spatiu, este dificil de cautat si este susceptibila la deteriorare.
Digitizarea arhivelor de hartie aduce:
- Cautare instantanee -- gasiti orice document in secunde in loc de minute sau ore
- Economie de spatiu -- eliberati spatiul fizic ocupat de arhive vechi
- Protectie impotriva pierderii -- hartia arde, se inunda, se deterioreaza. Copiile digitale rezista
- Acces mai usor -- mai multi angajati pot accesa acelasi document simultan
- Conformitate juridica -- din ce in ce mai multe reglementari impun stocarea electronica
Pasul 1: Evaluare si prioritizare
Nu incercati sa digitizati totul dintr-o data. Incepeti cu:
- Documentatie activa -- documente folosite inca in operatiunile zilnice
- Documentatie cu pastrare indelungata -- HR, de infiintare, situatii financiare
- Documentatia anului curent -- pentru a stabili sistemul de aici incolo
Documentatia veche aproape de expirarea pastrarii s-ar putea sa nu merite digitizata -- pastrati-o doar pana la expirarea perioadei.
Pasul 2: Pregatirea documentatiei pentru scanare
Inainte de scanare:
- Indepartati capsele si agrafele
- Indreptati paginile indoite
- Organizati ordinea -- cronologic sau pe categorii
- Etichetati dosarele -- pentru a sti ce scanati
Pasul 3: Scanarea
Pentru digitizare de calitate:
- Rezolutie: minim 300 DPI pentru documente text, 600 DPI pentru documente cu detalii fine
- Format: PDF/A pentru stocare pe termen lung (standard ISO pentru PDF-uri de arhivare)
- Culoare: alb-negru pentru documente text, color pentru documente cu stampile/semnaturi
- Scanner ADF: un alimentator automat de documente accelereaza dramatic procesul
Pasul 4: Procesare OCR
OCR (Recunoasterea Optica a Caracterelor) este un pas crucial. Fara OCR, un document scanat este doar o imagine -- nu puteti cauta text in el.
Cu OCR, fiecare document scanat devine cautabil dupa continut. Puteti cauta un cuvant specific, o data, un numar de factura sau orice text.
Arhivix are OCR integrat cu AI care recunoaste automat textul in documentele scanate -- inclusiv atat in scriere chirilica cat si latina.
Pasul 5: Denumire si clasificare
Fiecare document digitizat ar trebui sa aiba:
- Nume de fisier clar:
2025-06-15_factura_primita_furnizor-XYZ.pdf - Marca de clasificare conform Listei dumneavoastra de categorii
- Metadate: data, tip, autor, perioada de pastrare
Pasul 6: Stocare si copii de siguranta
Documentatia digitizata trebuie stocata in siguranta:
- Stocare centralizata -- un singur sistem DMS, nu fisiere raspandite pe calculatoare
- Copii de siguranta in 2+ locatii -- copie locala + cloud sau copie in alta locatie
- Control acces -- cine poate vizualiza, modifica, sterge
- Jurnal de audit -- evidenta fiecarui acces la documente
Valabilitatea juridica a documentelor digitizate
Conform Legii privind documentele electronice ("Monitorul Oficial RS", nr. 94/2017), un document digitizat poate avea aceeasi forta juridica ca originalul daca:
- Digitizarea a fost efectuata conform standardelor prescrise
- Integritatea este asigurata (documentul nu a fost modificat dupa scanare)
- Exista o semnatura electronica calificata sau marca temporala
Cu toate acestea, pentru majoritatea documentelor de afaceri, se recomanda pastrarea originalului pe hartie alaturi de copia digitala pana la dezvoltarea ulterioara a reglementarilor.
Ce se intampla cu originalele de hartie dupa scanare?
Scanarea nu va scuteste de obligatia de a pastra originalul pe hartie pana la expirarea perioadei legale de pastrare, cu exceptia unor cazuri specifice prevazute de lege. Originalele pe hartie sunt pastrate in paralel cu copiile digitale.
Concluzie
Digitizarea arhivelor de hartie este o investitie care se amortizeaza de mai multe ori -- prin economii de timp, de spatiu si prin conformitate juridica mai usoara. Cheia este o abordare sistematica: prioritizati, scanati cu calitate, procesati cu OCR si organizati intr-un DMS.
Arhivix va permite sa incarcati documente scanate, sa le procesati automat cu OCR, sa le categorizati conform Listei de categorii si sa cautati dupa continut cu AI. Incepeti astazi -- gratuit.
