Plasa de siguranta a disparut
In 2025, multi contribuabili mici au trecut pentru prima data prin obligatia SAF-T fara sa simta presiune reala. Motivul era simplu: ANAF a acordat o perioada de gratie generoasa, care a permis depunerea cu intarziere a primelor declaratii fara sanctiuni. Pentru firmele cu raportare lunara perioada de gratie a fost de sase luni, iar pentru cele cu raportare trimestriala de trei luni. In practica, multe firme mici au putut depune toate declaratiile aferente primei jumatati a anului 2025 pana la 31 iulie 2025.
Aceasta plasa de siguranta a creat insa o impresie gresita: ca SAF-T este o formalitate flexibila. Incepand cu 2026, perioada de adaptare nu se mai aplica pentru contribuabilii mici care au inceput raportarea in 2025. Declaratia D406 trebuie depusa la termen, fara tamponul de cateva luni cu care firmele s-au obisnuit. Cine a tratat anul 2025 ca pe o repetitie relaxata se trezeste acum intr-un regim in care fiecare termen conteaza.
Ce este de fapt Declaratia D406
SAF-T, cunoscut in Romania ca Declaratia informativa D406, este un fisier standard de control fiscal in care contribuabilul transmite catre ANAF date detaliate din contabilitate: jurnale contabile, facturi de vanzare si cumparare, plati, stocuri si active. Scopul este sa ofere autoritatii fiscale o imagine structurata si comparabila a activitatii, care poate fi analizata automat si corelata cu alte declaratii.
De la 1 ianuarie 2025, obligatia de raportare prin D406 s-a extins la toti contribuabilii mici si mijlocii, precum si la nerezidentii inregistrati in scopuri de TVA in Romania. Asta inseamna ca segmentul firmelor mici, care anterior nu avea deloc contact cu SAF-T, a intrat in totalitate in perimetrul raportarii. Pentru multe dintre aceste firme, 2026 este primul an in care obligatia se aplica pe deplin, fara perioada de adaptare.
Termenele care conteaza in 2026
Conform Ordinului 1783/2021, Declaratia D406 are termenul standard de depunere in ultima zi a lunii urmatoare perioadei de raportare. Pentru firmele cu raportare lunara, asta inseamna un fisier in fiecare luna, depus pana la sfarsitul lunii urmatoare. Pentru cele cu raportare trimestriala, fisierul acopera trimestrul si se depune pana la finalul lunii urmatoare incheierii trimestrului.
Pentru contribuabilii mici care au inceput raportarea in 2025, ANAF a acordat o perioada de gratie de sase luni pentru raportarea lunara si de trei luni pentru cea trimestriala. Din 2026 aceasta perioada nu mai exista. Cu alte cuvinte, daca depuneti D406 cu o luna intarziere asa cum poate ati facut in 2025, in 2026 acea intarziere nu mai este acoperita. Disciplina lunara devine obligatorie, nu optionala.
De ce arhivarea ordonata devine critica
SAF-T nu este doar despre generarea unui fisier XML la timp. Este despre capacitatea de a justifica fiecare cifra din acel fisier in fata unui control. ANAF poate compara datele din D406 cu alte declaratii, precum decontul de TVA, si poate solicita documentele primare care stau la baza inregistrarilor: facturi, contracte, documente de transport, extrase. Daca fisierul spune un lucru, iar documentele justificative lipsesc sau spun altceva, apar problemele.
Pentru o firma mica, riscul real nu este atat generarea fisierului, cat reconstituirea documentatiei atunci cand este ceruta. Daca facturile sunt imprastiate prin emailuri, foldere si dosare fizice, pregatirea unui raspuns la o solicitare ANAF devine un cosmar de cateva zile. O arhiva electronica ordonata, in care fiecare factura raportata in D406 poate fi regasita rapid, transforma un control potential stresant intr-o operatiune de rutina.
Pasi concreti pentru firmele mici in 2026
Primul pas este sa tratati fiecare termen D406 ca pe o obligatie ferma, nu ca pe o tinta orientativa. Introduceti termenele in calendar, atribuiti responsabilitatea unei persoane clare si nu mai contati pe nicio perioada de gratie. Al doilea pas este verificarea calitatii datelor: SAF-T scoate la iveala neconcordante intre contabilitate si jurnalele de TVA, asa ca este mai bine sa le descoperiti voi, inainte sa le descopere ANAF in mod automat.
Al treilea pas este arhivarea. Pastrati fisierele D406 depuse impreuna cu documentele justificative aferente, organizate astfel incat sa puteti raspunde rapid la orice solicitare. Asigurati-va ca facturile si documentele care alimenteaza raportarea sunt stocate intr-un mod care garanteaza accesul si integritatea pe termen lung, nu doar pana la finalul anului.
Trecerea de la regimul indulgent din 2025 la disciplina stricta din 2026 surprinde multe firme mici exact pentru ca nimic vizibil nu s-a schimbat in formularul in sine: ce s-a schimbat este toleranta. Firmele care inteleg ca perioada de gratie a fost o exceptie, nu o regula, si care isi pun la punct procesele de raportare si arhivare, vor evita sanctiunile care acum se aplica din prima zi de intarziere.
