Google Drive vs DMS: Miért nem elégséges a Google Drive a komoly vállalkozások számára
A Google Drive kiváló személyes fájlokhoz, de üzleti dokumentumokhoz komoly korlatozasai vannak. Osszehasonlitottuk egy megfelelő DMS-sel: íme az eredmenyek.
Miért hasznaljak a vállalatok a Google Drive-ot
A Google Drive népszerű, mert ingyenes (15 GB-ig), egyszerű és integralt a Gmaillel. Kis csapatok számára tokeletesen megfelelő.
De amikor vallalata no, amikor szabalyozasi kovetelmenyeket kell teljesiteni, amikor a dokumentumok kritikussa valnak: a Google Drive megmutatja korlatait.
7 ok, amiért a Google Drive nem tudja helyettesiteni a DMS-t
1. Nincs verziokontroll PDF-ekhez és szkennelt dokumentumokhoz
A Google Drive rendelkezik verziokontrollal a Google Dócs, Sheets és Slides számára. De PDF-ekhez, Word fájlokhoz és szkennelt dokumentumokhoz (amelyek az üzleti dokumentáció 90%-at teszik ki) nincs verziokontroll.
2. A keresés nem érti a PDF tartalmat
PDF fájlok esetén a keresés csak fajlnevekre működik. A szkennelt dokumentumok teljesen kereshetetlenek. Egy OCR-rel és AI kereséssel rendelkező DMS tartalom alapján találja még a dokumentumokat.
3. Nincsenek megőrzési idoszakok
A Google Drive nem tudja, hogy egy számlát 7 évig kell megőrizni. A DMS automatikusan nyomon követi a megőrzési idoszakokat.
4. A részletes hozzáférés-szabályozás korlátozott
A DMS szerepalapulo hozzaferes-szabalyozassal (RBAC) rendelkezik: határozza még a szerepeket és minden szerep automatikusan hozzáférés a megfelelő dokumentumokhoz.
5. Nincs audit nyomvonal
A Google Drive alapszintu elozmenyeket tárol, de nem biztosítja az ado-ellenorzesekhez szükséges részletes audit nyomvonalat. A DMS minden muveletet rögzít.
6. Nincs elektronikus aláírás
A Google Drive nem rendelkezik beépített funkcival minősített elektronikus aláíráshoz. Az Arhivix integralt eSign megoldassal rendelkezik.
7. Nincs automatikus kategorizálás
A Google Drive-on a szervezés 100%-ban manuális. Egy AI-val rendelkező DMS a feltöltés pillanataban automatikusan kategorizalja a dokumentumokat.
Részletes összehasonlítás
| Funkció | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| PDF tartalom keresés | Korlátozott | AI + OCR keresés |
| Szkennelt dokumentumok | Kereshetetlen | OCR → kerestheto |
| PDF verziokontroll | Nem | Igen: teljes előzmények |
| Megőrzési idoszakok | Nem | Automatikus nyomon kovetes |
| Elektronikus aláírás | Nem (harmadik feles) | Integralt QES + idopecset |
| Automatikus kategorizálás | Nem | AI kategorizálás |
| Audit nyomvonal | Alapszintu | Részletes audit napló |
| Szabalyozasi megfelelés | Részleges | Teljes (GDPR, eIDAS) |
| Ár (10 felhasználó) | ~70 EUR/ho (Business) | 25 EUR/ho-tol |
Mikor elégséges a Google Drive?
A Google Drive tokeletesen megfelelő, ha:
- Kevesebb mint 5 alkalmazottja ván
- Nem dolgozik szabalyozott dokumentumokkal
- Nincs szuksege elektronikus aláírásra
- A dokumentumok nem kritikusak a mukodese szempontjabol
Mindenki más számára: a DMS elengedhetetlen.
Hogyan migraljunk a Google Drive-rol DMS-re
- Exportálja az összes fájlt a Google Drive-bol
- Importalja az Arhivix-be: tomegfeltoltes automatikus kategorizalassal
- AI keresés azonnal indexeli az összes dokumentumot
- Allitsa be a hozzáférési jogokat
- Mondja le a Google Workspace-t (vagy tartsa még csak e-mailhez)
Összefoglalás
A Google Drive kiváló nyaralasi fotók megosztasahoz. De üzleti dokumentumokhoz megfelelő DMS szükséges.
Valtson az Arhivix-re és ne hasznaljon személyes fajleszkozi a komoly üzleti tevekenyseghez.
