SharePoint: Ισχυρό, Αλλά Υπερβολικά Πολύπλοκο;
Το Microsoft SharePoint είναι μια πλατφόρμα για συνεργασία, intranet και διαχείριση περιεχομένου. Με το Microsoft 365, εκατομμύρια εταιρείες το χρησιμοποιούν. Αλλά το ερώτημα που σπάνια τίθεται είναι: χρειάζεστε πράγματι όλο το SharePoint μόνο για τη διαχείριση εγγράφων;
Το Πρόβλημα με το SharePoint για Διαχείριση Εγγράφων
1. Πολύπλοκη Εγκατάσταση
Για να λειτουργήσει το SharePoint ως DMS, πρέπει να ρυθμίσετε βιβλιοθήκες εγγράφων, στήλες μεταδεδομένων, ροές εργασίας, επίπεδα δικαιωμάτων και πολιτικές διατήρησης. Αυτό απαιτεί διαχειριστή ή σύμβουλο SharePoint.
2. Σύγχυση OneDrive vs SharePoint
Το Microsoft 365 συνοδεύεται από OneDrive (προσωπικός χώρος) και SharePoint (χώρος ομάδας). Οι εργαζόμενοι συχνά δεν ξέρουν πού να αποθηκεύσουν τι. Ένα DMS έχει μία κεντρική τοποθεσία για όλα τα έγγραφα.
3. Η Αναζήτηση Απαιτεί Σωστά Ρυθμισμένα Μεταδεδομένα
Η αναζήτηση SharePoint είναι ισχυρή -- ΑΝ τα έγγραφα έχουν σωστά μεταδεδομένα. Στην πράξη, οι εργαζόμενοι σπάνια συμπληρώνουν πεδία μεταδεδομένων. Ένα DMS με AI εξάγει αυτόματα μεταδεδομένα από το περιεχόμενο του εγγράφου.
4. Η Αδειοδότηση Είναι Πολύπλοκη και Ακριβή
Για πλήρη λειτουργικότητα DMS στο SharePoint, χρειάζεστε πλάνο Microsoft 365 E3 ή E5. Αυτό είναι 25 έως 57 USD ανά χρήστη ανά μήνα. Ένα εξειδικευμένο DMS κοστίζει σημαντικά λιγότερο.
SharePoint vs DMS: Σύγκριση
| Κριτήριο | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Εγκατάσταση | Πολύπλοκη (απαιτεί ομάδα IT) | Έτοιμο σε 5 λεπτά |
| Αυτόματη ταξινόμηση | Χειροκίνητη (μεταδεδομένα) | Ταξινόμηση AI |
| Αναζήτηση | Απαιτεί μεταδεδομένα | OCR + AI (λειτουργεί χωρίς ετικέτες) |
| Τοπικοί κανονισμοί | Χειροκίνητη ρύθμιση | Ενσωματωμένοι |
| Κόστος (50 χρήστες) | 1.250-2.850 USD/μήνα | Σημαντικά λιγότερο |
| Ηλεκτρονικές υπογραφές | Επιπλέον άδεια | Ενσωματωμένες |
| Αρχειακό βιβλίο | Μη διαθέσιμο | Αυτόματο |
Συμπέρασμα
Το SharePoint είναι ένα ισχυρό εργαλείο -- αλλά η δύναμη συνοδεύεται από πολυπλοκότητα. Για εταιρείες που θέλουν απλή, γρήγορη και συμμορφούμενη διαχείριση εγγράφων, ένα εξειδικευμένο DMS είναι η εξυπνότερη επιλογή.
Το Arhivix σας δίνει ό,τι χρειάζεστε από ένα DMS -- χωρίς ομάδα IT, χωρίς πολύπλοκη ρύθμιση, χωρίς ακριβές άδειες.
