Τι είναι η εξωτερική υπηρεσία αρχειοθέτησης;
Η εξωτερική αρχειοθέτηση σημαίνει ότι μια εξειδικευμένη εταιρεία αναλαμβάνει για εσάς ολόκληρο τον κύκλο εργασίας με το πρωτόκολλο και το αρχειακό υλικό: από την παραλαβή των εγγράφων από το γραφείο σας, μέσω της ταξινόμησης, της απογραφής, της ψηφιοποίησης και της φύλαξης, έως την εκκαθάριση του υλικού του οποίου έχει λήξει η διορία διατήρησης και την παράδοση του μόνιμου υλικού στα Γενικά Αρχεία του Κράτους. Παραμένετε ιδιοκτήτης των εγγράφων, αλλά τη φυσική και νομική ευθύνη για τη σωστή διαχείριση αναλαμβάνει ο πάροχος.
Η έννοια συχνά συγχέεται με την απλή αποθήκευση (μόνο φύλαξη κιβωτίων σε κάποια αποθήκη) και με την ψηφιοποίηση (μόνο σάρωση). Η πραγματική εξωτερική αρχειοθέτηση καλύπτει και τα δύο, συν τη νομική συμμόρφωση: τηρείται ηλεκτρονικό αρχειακό μητρώο, αρχείο πρόσβασης, εκκαθάριση μετά τη λήξη των προθεσμιών και πλήρες ίχνος ελέγχου για κάθε έγγραφο.
Σε ποιους χρειάζεται η εξωτερική αρχειοθέτηση
- Λογιστικά γραφεία που εξυπηρετούν δεκάδες πελάτες, όπου κάθε πελάτης παράγει χιλιάδες έγγραφα ετησίως και όλα πρέπει να φυλάσσονται 10 χρόνια.
- Δικηγορικά γραφεία που χειρίζονται υποθέσεις των οποίων μέρη φυλάσσονται μόνιμα.
- Κατασκευαστικές εταιρείες στις οποίες συσσωρεύεται τεκμηρίωση στο εργοτάξιο (ημερολόγια έργου, πιστοποιητικά, αναφορές δοκιμών) που ο νόμος απαιτεί τουλάχιστον 10 χρόνια μετά την ολοκλήρωση του έργου.
- Αλυσίδες λιανικής και διανομείς με εκατοντάδες δελτία αποστολής και τιμολόγια μηνιαίως.
- Φορείς υγείας με ιατρική τεκμηρίωση που έχει χρόνους τήρησης 15 έως 30 χρόνια ανά ασθενή.
- Όλες οι επιχειρήσεις που έχουν ξεπεράσει τον δικό τους χώρο γραφείου, όπου η αποθήκη με τα κιβώτια έχει γίνει ακριβότερη από την επαγγελματική υπηρεσία.
Νομικό πλαίσιο στην Ελλάδα
Τις υπηρεσίες αρχειοθέτησης στην Ελλάδα ρυθμίζουν τρεις βασικοί κανονισμοί: ο νόμος 3528/2007 και ο νόμος 1946/1991 για τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (καθορίζει τις υποχρεώσεις του παραγωγού και κατόχου του υλικού), ο Κανονισμός Λειτουργίας Αρχείων (ορίζει πόσο τηρείται κάθε κατηγορία) και ο Κανονισμός Καταχώρισης (τήρηση αρχειακού μητρώου). Ο πάροχος υπηρεσιών αρχειοθέτησης πρέπει να διαθέτει απόφαση καταλληλότητας από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους και να τηρεί αρχειακό μητρώο για την επιχείρησή σας, ακόμη και όταν η τεκμηρίωση βρίσκεται φυσικά σε αυτόν.
Σημαντικό: η ιδιοκτησία των εγγράφων παραμένει σε εσάς. Η σύμβαση εξωτερικής αρχειοθέτησης είναι σύμβαση παροχής υπηρεσιών, όχι μεταβίβασης ιδιοκτησίας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ανακαλέσετε το υλικό σας, αλλά και ότι τη νομική ευθύνη για τις προθεσμίες και την πρόσβαση φέρετε εσείς, ενώ ο πάροχος φέρει την ευθύνη για τις συνθήκες φύλαξης και την ακρίβεια των καταχωρίσεων.
Τι περιλαμβάνεται στην υπηρεσία
- Παραλαβή: προσέλευση για παραλαβή της τεκμηρίωσης από εσάς, απογραφή κατά την παραλαβή, μεταφορά υπό ελεγχόμενες συνθήκες.
- Ταξινόμηση: κατηγοριοποίηση σύμφωνα με τις κατηγορίες του εσωτερικού κανονισμού γραφείου σας και προσδιορισμός των προθεσμιών διατήρησης.
- Απογραφή και καταχώριση στο αρχειακό μητρώο: κάθε μονάδα λαμβάνει μοναδικό κωδικό, ημερομηνία παραλαβής, περιγραφή και προθεσμία διατήρησης.
- Ψηφιοποίηση (προαιρετική): σάρωση με αναγνώριση OCR, ευρετηρίαση και αναζήτηση κατά περιεχόμενο.
- Φύλαξη: σε χώρους που πληρούν τις προϋποθέσεις (ελεγχόμενη θερμοκρασία και υγρασία, σύστημα πυρόσβεσης, έλεγχος πρόσβασης, βιντεοεπιτήρηση).
- Πρόσβαση κατ' αίτηση: αποστολή σαρωμένου εγγράφου σε λίγες ώρες ή φυσικού πρωτοτύπου εντός της προθεσμίας που ορίζει η σύμβαση.
- Εκκαθάριση: μία φορά ετησίως, πρόταση εκκαθάρισης του υλικού του οποίου έχει λήξει η προθεσμία και διεξαγωγή της διαδικασίας ενώπιον του αρμόδιου αρχείου.
- Παράδοση μόνιμου υλικού: μετά τα 30 έτη, το ταξινομημένο μόνιμο υλικό παραδίδεται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με διαδικασία που επίσης χειρίζεται ο πάροχος.
Πόσο κοστίζει και πότε αποδίδει
Η τιμή υπολογίζεται συνήθως ανά τρέχον μέτρο ραφιού ετησίως (ενδεικτικά 80 έως 250 ευρώ ανά μέτρο, ανάλογα με τις συνθήκες) συν αμοιβή για την αρχική παραλαβή και την ψηφιοποίηση εάν ζητηθεί. Για επιχείρηση με 50 τρέχοντα μέτρα έντυπης τεκμηρίωσης, η ετήσια υπηρεσία φύλαξης κινείται γύρω στα 5.000 ευρώ.
Υπολογισμός αποδοτικότητας: συγκρίνετε με το πλήρες κόστος της δικής σας λύσης: μίσθωση τετραγωνικών μέτρων χώρου γραφείου που έχει μετατραπεί σε αρχείο (Αθήνα: 12 έως 20 ευρώ ανά τ.μ. μηνιαίως), μισθός υπαλλήλου που περιστασιακά συντηρεί το αρχείο, εξοπλισμός (ράφια, κιβώτια), ασφάλιση, ετήσια απογραφή, χαμένος χρόνος αναζήτησης εγγράφων. Για κάθε επιχείρηση πάνω από 30 τ.μ. ενεργού αρχείου, η εξωτερική αρχειοθέτηση βγαίνει φθηνότερη και ελευθερώνει χώρο γραφείου για θέσεις εργασίας.
Τι δεν μπορεί να κάνει για εσάς ο πάροχος
Πριν υπογράψετε τη σύμβαση, ορίστε ξεκάθαρα τι παραμένει δική σας ευθύνη: η ταξινόμηση κατά κατηγορίες πρέπει αρχικά να περάσει μέσα από τον δικό σας κανονισμό γραφείου (αν δεν τον έχετε, ορισμένοι πάροχοι τον συντάσσουν ως πρόσθετη υπηρεσία), η απόφαση εκκαθάρισης λαμβάνεται τυπικά από τον ιδιοκτήτη της τεκμηρίωσης, η φορολογική και δικαστική τεκμηρίωση σε εκκρεμείς διαδικασίες συχνά πρέπει να παραμένει προσβάσιμη σε συντομότερους χρόνους από όσο προβλέπει το πρότυπο.
Πώς να επιλέξετε πάροχο: λίστα ελέγχου
- Απόφαση καταλληλότητας από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους για τη φύλαξη αρχειακού υλικού
- Ασφαλιστήριο συμβόλαιο για ζημία, κλοπή και απώλεια τεκμηρίωσης
- Γραπτή διαδικασία αντιμετώπισης πυρκαγιάς, πλημμύρας και κυβερνοπεριστατικού
- Δυνατότητα ψηφιακής πρόσβασης σε έγγραφα (διαδικτυακή πύλη, χρόνοι απόκρισης)
- Κρυπτογράφηση σαρώσεων σε ηρεμία και κατά τη μεταφορά (AES-256 κατ' ελάχιστο)
- Ίχνος ελέγχου (audit trail) για κάθε πρόσβαση σε έγγραφο
- Συστάσεις από τον κλάδο σας, ιδίως αν έχετε ειδικές προθεσμίες (υγεία, κατασκευές, χρηματοοικονομικά)
- Σαφής διαδικασία αποχώρησης: αν τερματίσετε τη συνεργασία, πώς και σε ποιο χρόνο επιστρέφει το υλικό σας
