Γιατί οι Εταιρείες Χρησιμοποιούν το Google Drive
Το Google Drive είναι δημοφιλές γιατί είναι δωρεάν (έως 15 GB), απλό και ενσωματωμένο με το Gmail. Για μικρές ομάδες που μοιράζονται παρουσιάσεις και υπολογιστικά φύλλα, είναι απόλυτα επαρκές.
Αλλά όταν η εταιρεία σας μεγαλώνει, όταν εμφανίζονται κανονιστικές απαιτήσεις, όταν τα έγγραφα γίνονται κρίσιμα για τις λειτουργίες -- το Google Drive δείχνει τους περιορισμούς του.
7 Λόγοι που το Google Drive Δεν Μπορεί να Αντικαταστήσει ένα DMS
1. Χωρίς Έλεγχο Εκδόσεων για PDF και Σαρωμένα Έγγραφα
Το Google Drive διαθέτει εκδόσεις για Google Docs, Sheets και Slides. Αλλά για PDF, αρχεία Word, Excel και σαρωμένα έγγραφα -- που αποτελούν το 90% της επιχειρηματικής τεκμηρίωσης -- δεν υπάρχει έλεγχος εκδόσεων. Αν κάποιος διαγράψει ή αντικαταστήσει κατά λάθος ένα αρχείο, το πρωτότυπο χάνεται.
2. Η Αναζήτηση Δεν Κατανοεί Περιεχόμενο PDF
Το Google Drive μπορεί να αναζητήσει κείμενο μέσα σε έγγραφα Google, αλλά για αρχεία PDF, η αναζήτηση λειτουργεί μόνο σε ονόματα αρχείων. Τα σαρωμένα έγγραφα είναι εντελώς μη αναζητήσιμα. Ένα DMS με OCR και αναζήτηση AI βρίσκει έγγραφα κατά περιεχόμενο, ακόμα και σε σαρώσεις.
3. Χωρίς Περιόδους Διατήρησης
Το Google Drive δεν γνωρίζει ότι ένα τιμολόγιο πρέπει να φυλάσσεται 7 χρόνια ή ότι μια σύμβαση εργασίας πρέπει να διατηρηθεί 6 χρόνια μετά τη λήξη. Ένα DMS παρακολουθεί αυτόματα τις νόμιμες περιόδους διατήρησης και σας ειδοποιεί πριν τη λήξη.
4. Περιορισμένος Λεπτομερής Έλεγχος Πρόσβασης
Το Google Drive διαθέτει κοινή χρήση ανά φάκελο ή αρχείο, αλλά για μεγάλες ομάδες γίνεται γρήγορα μη πρακτικό. Ένα DMS διαθέτει έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC) -- ορίστε ρόλους (λογιστής, διευθυντής, οδηγός) και κάθε ρόλος αποκτά αυτόματα πρόσβαση στα κατάλληλα έγγραφα.
5. Χωρίς Ίχνος Ελέγχου
Ποιος άνοιξε το έγγραφο; Ποιος το τροποποίησε; Πότε; Το Google Drive κρατά βασικό ιστορικό αλλά δεν παρέχει το λεπτομερές ίχνος ελέγχου που απαιτείται για φορολογικούς ελέγχους και κανονιστικές επιθεωρήσεις. Ένα DMS καταγράφει κάθε ενέργεια.
6. Χωρίς Ηλεκτρονική Υπογραφή
Το Google Drive δεν έχει ενσωματωμένη λειτουργία εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε εργαλείο τρίτων (DocuSign, Adobe Sign) και να μεταφέρετε χειροκίνητα αρχεία εμπρός-πίσω. Ένα DMS όπως το Arhivix έχει ενσωματωμένο eSign -- υπογράψτε έγγραφα χωρίς να φύγετε από το σύστημα.
7. Χωρίς Αυτόματη Κατηγοριοποίηση
Στο Google Drive, η οργάνωση είναι 100% χειροκίνητη -- εσείς δημιουργείτε φακέλους, μετακινείτε αρχεία, ονομάζετε έγγραφα. Ένα DMS με AI κατηγοριοποιεί αυτόματα τα έγγραφα τη στιγμή που τα ανεβάζετε.
Λεπτομερής Σύγκριση
| Χαρακτηριστικό | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Αναζήτηση περιεχομένου PDF | Περιορισμένη | AI + OCR αναζήτηση |
| Σαρωμένα έγγραφα | Μη αναζητήσιμα | OCR - αναζητήσιμα |
| Εκδόσεις PDF | Όχι | Ναι -- πλήρες ιστορικό |
| Περίοδοι διατήρησης | Όχι | Αυτόματη παρακολούθηση |
| Ηλεκτρονική υπογραφή | Όχι (τρίτου μέρους) | Ενσωματωμένη QES + χρονοσφράγιση |
| Αυτόματη κατηγοριοποίηση | Όχι | Κατηγοριοποίηση AI |
| Ίχνος ελέγχου | Βασικό | Λεπτομερές αρχείο ελέγχου |
| Κανονιστική συμμόρφωση | Μερική | Πλήρης (GDPR, eIDAS) |
| Τιμή (10 χρήστες) | ~70 EUR/μήνα (Business) | Από 25 EUR/μήνα |
Πότε Αρκεί το Google Drive;
Το Google Drive είναι εντάξει αν:
- Έχετε λιγότερους από 5 εργαζόμενους
- Δεν εργάζεστε με ρυθμιζόμενα έγγραφα (τιμολόγια, συμβάσεις, δελτία αποστολής)
- Δεν χρειάζεστε ηλεκτρονικές υπογραφές
- Τα έγγραφα δεν είναι κρίσιμα για τις λειτουργίες σας
Για όλους τους υπόλοιπους -- ένα DMS είναι απαραίτητο.
Πώς να Μεταβείτε από το Google Drive σε DMS
Η μετάβαση είναι πιο απλή από ό,τι νομίζετε:
- Εξάγετε όλα τα αρχεία από το Google Drive (Google Takeout ή συγχρονισμός)
- Εισάγετε στο Arhivix -- μαζική μεταφόρτωση με αυτόματη κατηγοριοποίηση
- Η αναζήτηση AI ευρετηριάζει αμέσως όλα τα έγγραφα
- Ρυθμίστε την πρόσβαση -- ορίστε ποιος βλέπει τι
- Ακυρώστε το Google Workspace (ή κρατήστε το μόνο για email)
Συμπέρασμα
Το Google Drive είναι εξαιρετικό για κοινή χρήση φωτογραφιών διακοπών. Αλλά για επιχειρηματικά έγγραφα με νομικές απαιτήσεις διατήρησης, που χρειάζονται υπογραφές και πρέπει να είναι αναζητήσιμα -- χρειάζεστε ένα πραγματικό DMS.
Μεταβείτε στο Arhivix και σταματήστε να χρησιμοποιείτε ένα προσωπικό εργαλείο αρχείων για σοβαρές επιχειρήσεις.
