16 Φεβρουαρίου 2026: η μέρα που ένα 13ετές σύστημα πέθανε
Στις 16 Φεβρουαρίου 2026 το ERGANI I, το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων που εξυπηρετούσε τις δηλώσεις εργοδοτών από το 2013, σταμάτησε να δέχεται υποβολές οριστικά. Η Υπουργική Απόφαση 32689/2025 (ΦΕΚ Β 6745/16.12.2025) όρισε αυτή την ημερομηνία ως κλείσιμο και προσπέρασε όλους όσοι σχεδίαζαν να μεταναστεύσουν σταδιακά. Από εκείνη τη μέρα, υπάρχει μόνο το ERGANI II.
Η μετάβαση δεν είναι ένα τεχνικό αναβάθμιση. Είναι μια ολική επανεκκίνηση της δομής δεδομένων που κρατάει ο εργοδότης. Τα ονόματα των πεδίων αλλάζουν, οι εσωτερικές αναφορές μεταξύ πινάκων εργαζομένων και ωρών εργασίας ξαναγράφονται, και ο τρόπος που το σύστημα διασταυρώνει τα δεδομένα με την ΑΑΔΕ μέσω myDATA είναι αυτόματος και σε πραγματικό χρόνο. Πολλά μισθοδοτικά συστήματα τρίτων που εξήγαν δεδομένα σε CSV ή XML για ανέβασμα στο ERGANI I έχουν σπάσει.
Παλαιό ERGANI εναντίον ERGANI II: τα τέσσερα πεδία που άλλαξαν
Η πρώτη πραγματική δουλειά μετάβασης είναι να ξαναπεράσει ο εργοδότης ή ο λογιστής όλα τα μισθοδοτικά αρχεία και να αντιστοιχίσει τα παλιά πεδία στα νέα. Τέσσερις είναι οι αλλαγές που σπάνε αυτόματες εισαγωγές:
- Το πεδίο "Είδος Σύμβασης" επεκτάθηκε από 8 σε 17 διακριτές τιμές, με νέους κωδικούς για υβριδική εργασία, ψηφιακή πλατφορμική εργασία και νέο τύπο μετά τη νομοθεσία για τα call centers
- Ο "Χρόνος Εργασίας" καταγράφεται πλέον σε λεπτά αντί ωρών για όλους τους εργαζομένους με ψηφιακή κάρτα (πριν ήταν μόνο για συγκεκριμένους κλάδους)
- Το πεδίο "ΑΦΜ Εργοδότη" συμπληρώνεται με δευτερεύον πεδίο "Δευτερεύων ΑΦΜ Παραρτήματος" για επιχειρήσεις με πολλά υποκαταστήματα
- Νέο υποχρεωτικό πεδίο "Τοποθεσία Εργασίας" με συντεταγμένες ή κωδικό κτιρίου που διασταυρώνεται με τη γεω-σήμανση της ψηφιακής κάρτας
Επιχειρήσεις που έχουν εξωτερικό λογιστικό γραφείο και που κρατούν το payroll σε Excel πρέπει να ξανακάνουν χαρτογράφηση πεδίων. Όσοι χρησιμοποιούν Epsilon, Datasoft, Sing, Pylon ή ERPNext έχουν λάβει patches από τους προμηθευτές τους, αλλά το patch δεν μεταφέρει αυτόματα τους ιστορικούς κωδικούς σύμβασης.
Το 5ετές ρολόι σε κάθε clock in
Σύμφωνα με την Υπουργική Απόφαση 32689/2025 και τον Νόμο 5053/2023, τα δεδομένα μέτρησης του χρόνου εργασίας πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 5 χρόνια, ενώ οι ίδιες οι δηλώσεις στο ERGANI II για τουλάχιστον 6 μήνες. Πρακτικά αυτό σημαίνει: κάθε ώρα έναρξης βάρδιας, κάθε ώρα λήξης, κάθε διακοπή για διάλειμμα και κάθε χειροκίνητη διόρθωση από τον HR υπεύθυνο, μένει σε αρχείο και είναι ανακαλέσιμη επί 5 έτη.
Όταν εργαζόμενος αμφισβητήσει τη μισθοδοσία του ή υποβάλει καταγγελία στο ΣΕΠΕ, ο επιθεωρητής μπορεί να ζητήσει τα δεδομένα χρόνου εργασίας για το επίδικο διάστημα μέχρι και 5 χρόνια πίσω. Αν ο εργοδότης δεν τα προσκομίσει εντός 5 εργάσιμων ημερών από την κοινοποίηση της απαίτησης, η περίπτωση κλείνει αυτόματα υπέρ του εργαζομένου με τεκμήριο παράβασης.
Ψηφιακή κάρτα εργασίας και το πρόβλημα του geo ping
Από την 1η Μαΐου 2026, η ψηφιακή κάρτα εργασίας έγινε υποχρεωτική σε όλους τους ιδιωτικούς και δημόσιους τομείς. Ο εργαζόμενος "χτυπάει" κάρτα στην έναρξη και λήξη βάρδιας μέσω εφαρμογής κινητού ή τερματικού στο χώρο εργασίας. Η εφαρμογή στέλνει timestamp συν geo-σήμανση (συντεταγμένες κινητού ή IP της συσκευής).
Πραγματικό παράδειγμα από Θεσσαλονίκη, Μάρτιος 2026. Εργαζόμενος σε αποθήκη logistics χτυπάει κάρτα 06:00. Η γεω-σήμανση του κινητού του δείχνει διεύθυνση 8 χιλιόμετρα μακριά από την αποθήκη. Το σύστημα δεν απορρίπτει το ping, αλλά το βάζει στο σήμα κινδύνου. Όταν στο τέλος της εβδομάδας η μισθοδοσία πληρώνει 5 ολόκληρες βάρδιες με γεω-σήμανση μακριά από τον τόπο εργασίας, το ERGANI II ενεργοποιεί αυτόματη ειδοποίηση στο ΣΕΠΕ. Ο επιθεωρητής επισκέπτεται την αποθήκη και ζητά εξηγήσεις. Ο εργοδότης πληρώνει 10.500 ευρώ για κάθε εργαζόμενο που χαρακτηρίζεται ως αδήλωτος (Νόμος 4808/2021), συν 500 ευρώ ανά περίπτωση μη δήλωσης υπερωρίας.
Διασταύρωση με ΑΑΔΕ: όταν το ERGANI II συναντά το myDATA
Η ΑΑΔΕ ψηφιοποιεί όλα τα φορολογικά αρχεία σε ηλεκτρονικά συστήματα έως τα μέσα του 2026 με χρηματοδότηση 40,2 εκατομμυρίων ευρώ από ΕΕ. Το αποτέλεσμα είναι μια αυξανόμενη ικανότητα κάθετης διασταύρωσης: τα δεδομένα μισθοδοσίας του ERGANI II συγκρίνονται αυτόματα με τις παραστατικές μισθοδοσίας στο myDATA. Όταν τα ποσά μισθοδοσίας στο myDATA είναι μικρότερα από αυτά που υπολογίζονται με βάση τις δηλωμένες ώρες στο ERGANI II, ανοίγει διπλός φάκελος ελέγχου, για παράβαση εργατικής νομοθεσίας και για παράβαση φορολογικής νομοθεσίας ταυτόχρονα.
Πέντε αρχεία ο εργοδότης πρέπει να φυλάει συγχρονισμένα και προσιτά: συμβάσεις εργασίας, δηλώσεις ERGANI II, δεδομένα ψηφιακής κάρτας, αναλυτικές αποδείξεις μισθοδοσίας, και τα αντίστοιχα παραστατικά μισθοδοσίας στο myDATA. Κάθε αναντιστοιχία μεταξύ αυτών των πέντε επιπέδων είναι ένα ανοιχτό μέτωπο που σήμερα δεν επιτρέπει χρόνο αδράνειας.
