Το Τρίλημμα Αποθήκευσης Cloud: Google Drive, Dropbox ή OneDrive;
Όταν μια εταιρεία σκέφτεται έγγραφα στο cloud, συνήθως επιλέγει μεταξύ τριών: Google Drive, Dropbox ή OneDrive. Κάθε ένα έχει πλεονεκτήματα, αλλά όλα μοιράζονται το ίδιο θεμελιώδες πρόβλημα -- σχεδιάστηκαν για αποθήκευση αρχείων, όχι για διαχείριση εγγράφων.
Σύγκριση Πλάι-Πλάι: Cloud vs DMS
| Χαρακτηριστικό | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Δωρεάν πλάνο | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Δωρεάν βαθμίδα |
| Αναζήτηση OCR | Περιορισμένη | Όχι | Όχι | Ναι (AI) |
| Αυτόματη ταξινόμηση | Όχι | Όχι | Όχι* | Ναι |
| Περίοδοι διατήρησης | Όχι | Όχι | Όχι* | Ναι |
| Ηλεκτρονικές υπογραφές | Πρόσθετο | Dropbox Sign | Πρόσθετο | Ενσωματωμένες |
| Ροές εργασίας έγκρισης | Όχι | Όχι | Όχι* | Ναι |
| Αρχειακό βιβλίο | Όχι | Όχι | Όχι | Ναι |
| Ίχνος ελέγχου | Βασικό | Βασικό | Βασικό | Λεπτομερές |
| Κανονιστική συμμόρφωση | Όχι | Όχι | Όχι | Ναι |
* Διαθέσιμο με άδεια SharePoint Premium/E5 με επιπλέον ρύθμιση
5 Ενδείξεις ότι Χρειάζεστε Μετάβαση σε DMS
1. Έχετε Πάνω από 1.000 Έγγραφα
Όταν η δομή φακέλων σας ξεπερνά 5+ επίπεδα βάθους, κανένα cloud drive δεν μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε ένα έγγραφο γρήγορα.
2. Έχετε Νομικές Απαιτήσεις Διατήρησης
Τιμολόγια για 10 χρόνια, έγγραφα HR μόνιμα, συμβάσεις για 5 χρόνια μετά τη λήξη. Κανένα cloud drive δεν παρακολουθεί αυτές τις προθεσμίες αυτόματα.
3. Αντιμετωπίζετε Ελέγχους ή Επιθεωρήσεις
Όταν ένας φορολογικός επιθεωρητής ζητήσει όλα τα τιμολόγια από τον προμηθευτή Χ για την περίοδο Ψ -- σε ένα cloud drive αυτό σημαίνει χειροκίνητη αναζήτηση. Ένα DMS δημιουργεί την αναφορά σε 30 δευτερόλεπτα.
4. Πάνω από 10 Εργαζόμενοι Εργάζονται με Έγγραφα
Ο έλεγχος πρόσβασης σε cloud drives γίνεται μη πρακτικός καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν.
5. Χρειάζεστε Ηλεκτρονικές Υπογραφές και Δελτία Αποστολής
Τα cloud drives δεν έχουν ενσωματωμένες ηλεκτρονικές υπογραφές ή δημιουργία δελτίων αποστολής.
Συμπέρασμα: Αποθήκευση Cloud =/= DMS
Τα Google Drive, Dropbox και OneDrive είναι εξαιρετικά εργαλεία -- για αυτό που σχεδιάστηκαν. Αλλά κανένα δεν κατασκευάστηκε για τη διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων σε συμμόρφωση με κανονισμούς.
Το Arhivix είναι το DMS που συνδυάζει την απλότητα της αποθήκευσης cloud με όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεται πραγματικά η επιχείρησή σας. Δοκιμάστε το δωρεάν και δείτε τη διαφορά.
