Τι αλλάζει το 2025-2026: οι νέοι κλάδοι και οι ημερομηνίες
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας θεσπίστηκε με το Άρθρο 74 του Ν. 4808/2021, που καθιέρωσε το υποχρεωτικό ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας, συνδεδεμένο με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με ελεγκτικό όργανο την Επιθεώρηση Εργασίας. Η εφαρμογή του δεν έγινε εφάπαξ: ξεδιπλώθηκε σταδιακά μέσα από μια αλυσίδα Κοινών Υπουργικών Αποφάσεων, από την ΚΥΑ 49758/2022 (ΦΕΚ Β' 2668) και την ΚΥΑ 80016/2022 (ΦΕΚ Β' 4629, με τα Παραρτήματα προστίμων V-VI), έως τις ΚΥΑ 113169/2023 (ΦΕΚ Β' 7421), ΚΥΑ 24595/2024 (Β' 1966) και ΚΥΑ 44485/2024 (Β' 5151).
Το πιο πρόσφατο κύμα ορίστηκε με την ΚΥΑ 16973/2025 (ΦΕΚ Β' 3271/25-6-2025). Από τις 26 Ιουνίου 2025 η κάρτα έγινε υποχρεωτική για επιχειρήσεις με κύριο ΚΑΔ σε τέσσερις κλάδους: παροχή ηλεκτρισμού, αερίου, ατμού και κλιματισμού, χονδρικό και λιανικό εμπόριο και επισκευή οχημάτων, χρηματοπιστωτικές και ασφαλιστικές δραστηριότητες, καθώς και διοικητικές και υποστηρικτικές δραστηριότητες. Για τους κλάδους αυτούς προβλέφθηκε πιλοτική περίοδος από τον Ιούνιο 2025 έως τις 2 Νοεμβρίου 2025, με πλήρη εφαρμογή και κυρώσεις από τις 3 Νοεμβρίου 2025.
Το 2026 ακολουθούν δύο επιπλέον πιλοτικές φάσεις. Η Πιλοτική Φάση Α (2 Ιουνίου έως 11 Οκτωβρίου 2026) καλύπτει δραστηριότητες ανθρώπινης υγείας, υποστήριξη απασχόλησης, τηλεπικοινωνίες (ΚΑΔ 61) και προσωπικές υπηρεσίες καθαρισμού (κομμωτήρια, ινστιτούτα ομορφιάς, στεγνοκαθαριστήρια, καθαρισμός κτιρίων), με υποχρεωτική εφαρμογή από τις 12 Οκτωβρίου 2026. Η Πιλοτική Φάση Β (29 Ιουνίου έως 15 Νοεμβρίου 2026) προσθέτει συμβουλευτικές, διαφημιστικές και υπηρεσίες γραφείου, επισκευές, αποθήκευση και logistics, διαχείριση υδάτων και λυμάτων, καθώς και τυχερά παίγνια.
Ποια τεκμήρια χρόνου εργασίας πρέπει να τηρεί ο εργοδότης
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας δεν είναι απλώς μια συσκευή σήμανσης. Είναι ένα σύστημα που παράγει συνεχώς δεδομένα τα οποία ο εργοδότης οφείλει να μπορεί να ανακαλέσει σε έλεγχο. Στην πράξη, τα τεκμήρια που πρέπει να τηρούνται περιλαμβάνουν:
- Τα δεδομένα σήμανσης (ώρα έναρξης και λήξης ανά εργαζόμενο, διαλείμματα, μετακινήσεις βάρδιας), όπως καταγράφονται και διαβιβάζονται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
- Τα δηλωμένα ωράρια και τις μεταβολές τους, ώστε να τεκμηριώνεται η αντιστοιχία ανάμεσα στο προγραμματισμένο και στο πραγματικό ωράριο.
- Τις αιτιολογήσεις των αποκλίσεων: υπερωρίες, υπερεργασία, εκτάκτως τροποποιημένες βάρδιες, καθώς και τα σχετικά παραστατικά έγκρισης και πληρωμής.
Το σημείο που συχνά υποτιμάται είναι ότι η τήρηση του ψηφιακά δηλωμένου ωραρίου βαρύνει τον εργοδότη. Με άλλα λόγια, σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς, ο εργαζόμενος δεν χρειάζεται να αποδείξει την παράβαση: ο εργοδότης πρέπει να αποδείξει τη συμμόρφωση. Τα τηρούμενα τεκμήρια (σήμανση, ωράρια, αιτιολογήσεις) γίνονται έτσι η μόνη αξιόπιστη άμυνα. Όταν λείπουν ή είναι ασαφή, το κενό λειτουργεί εις βάρος της επιχείρησης.
Τα πρόστιμα ανά παράβαση
Η κλιμάκωση των κυρώσεων κάνει την αρχειοθέτηση οικονομικό ζήτημα και όχι μόνο διαδικαστικό. Βάσει του Ν. 4808/2021 και των Παραρτημάτων V-VI της ΚΥΑ 80016/2022:
- Για μη ενεργοποίηση της κάρτας: πρόστιμο EUR 10.500 ανά εργαζόμενο.
- Για αναντιστοιχία μεταξύ καταγεγραμμένου και πραγματικού χρόνου εργασίας: πρόστιμο EUR 3.000.
- Για παρεμπόδιση ή εξάλειψη τεκμηρίων πραγματικού χρόνου: πρόστιμο EUR 4.000.
Σε αυτά προστίθενται χωριστά πρόστιμα ΕΡΓΑΝΗ ύψους EUR 1.000 ανά εργαζόμενο για μη καταχώριση υπερωριών, μη πληρωμή τους ή υπερωρίες πάνω από τα νόμιμα όρια. Επειδή τα ποσά υπολογίζονται ανά εργαζόμενο, ένας μεμονωμένος ελεγκτικός έλεγχος σε επιχείρηση μεσαίου μεγέθους μπορεί να πολλαπλασιάσει την επιβάρυνση. Το γεγονός ότι η εξάλειψη τεκμηρίων τιμωρείται αυτοτελώς υπογραμμίζει ότι ο νομοθέτης αντιμετωπίζει τα αρχεία χρόνου εργασίας ως αποδεικτικό υλικό που πρέπει να παραμένει ακέραιο και διαθέσιμο.
Πόσο χρόνο φυλάσσονται τα δεδομένα και τι λέει η ΑΠΔΠΧ/ΓΚΠΔ
Δεν υπάρχει μία ρητή διάταξη που να ορίζει αριθμητικά τον χρόνο διατήρησης των δεδομένων της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Στην επαγγελματική πρακτική, ωστόσο, αναφέρεται ευρέως ότι τα δεδομένα χρόνου εργασίας και ΕΡΓΑΝΗ τηρούνται για 10 χρόνια, με παράλληλη συμμόρφωση προς τον ΓΚΠΔ. Αυτό το δεκαετές διάστημα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως συναίνεση επαγγελματιών και όχι ως ρητή νομοθετική επιταγή: συνδέεται με τις παραγραφές αξιώσεων εργατικού και ασφαλιστικού περιεχομένου, αλλά απαιτεί τεκμηρίωση από κάθε υπεύθυνο επεξεργασίας.
Η επεξεργασία της παρουσίας εργαζομένων είναι επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τον εργοδότη ως υπεύθυνο, και πρέπει να ικανοποιεί τις αρχές του Άρθρου 5 ΓΚΠΔ: νομιμότητα, περιορισμό σκοπού, ελαχιστοποίηση δεδομένων και περιορισμό χρόνου αποθήκευσης. Η τελευταία αρχή έρχεται σε ένταση με την πρακτική των 10 ετών: ο εργοδότης οφείλει να μπορεί να αιτιολογήσει γιατί κρατά τα δεδομένα τόσο, και να τα διαγράφει ή να τα ανωνυμοποιεί όταν εκλείψει ο σκοπός.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτεί η βιομετρική καταγραφή. Τα βιομετρικά δεδομένα ανήκουν σε ειδική κατηγορία και η χρήση τους απαιτεί Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων (DPIA/ΕΑΠΔ). Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) έχει απορρίψει συστήματα βιομετρικής σήμανσης σε περιπτώσεις όπου υπήρχε εφικτή εναλλακτική, όπως ηλεκτρονικά δελτία ή εξατομικευμένες κάρτες. Η επιλογή της τεχνολογίας σήμανσης δεν είναι λοιπόν ουδέτερη: μια βιομετρική λύση που δεν περνά τον έλεγχο αναγκαιότητας μπορεί να καταστήσει παράνομη ολόκληρη την επεξεργασία.
Πρακτικός κατάλογος συμμόρφωσης
Για τις επιχειρήσεις των νέων κλάδων που εντάσσονται το 2025 και το 2026, η μετάβαση είναι ταυτόχρονα ζήτημα εργατικού δικαίου και ζήτημα διαχείρισης αρχείου. Ένας ρεαλιστικός κατάλογος ελέγχου περιλαμβάνει:
- Επιβεβαίωση του κύριου ΚΑΔ και της φάσης ένταξης, ώστε να είναι σαφής η ημερομηνία από την οποία ενεργοποιούνται οι κυρώσεις (3 Νοεμβρίου 2025 για το πρώτο κύμα, 12 Οκτωβρίου 2026 για τη Φάση Α του 2026).
- Αξιοποίηση της πιλοτικής περιόδου για διόρθωση αναντιστοιχιών πριν αυτές γίνουν πρόστιμα.
- Καθιέρωση πολιτικής διατήρησης που τεκμηριώνει το χρονικό όριο φύλαξης (με αναφορά στην πρακτική των 10 ετών) και τη βάση νομιμότητας κατά ΓΚΠΔ.
- Εκπόνηση DPIA πριν από κάθε χρήση βιομετρικών, με τεκμηρίωση γιατί αποκλείστηκαν ηπιότερες εναλλακτικές.
- Διασφάλιση της ακεραιότητας και της ανακτησιμότητας των τεκμηρίων σήμανσης, ωραρίων και αιτιολογήσεων, καθώς αποτελούν την άμυνα του εργοδότη σε κάθε έλεγχο.
Η ουσία της αλλαγής δεν είναι μόνο ότι περισσότεροι εργαζόμενοι σημαίνουν ηλεκτρονικά την παρουσία τους. Είναι ότι κάθε σήμανση παράγει ένα αρχείο που ο εργοδότης πρέπει να φυλάξει, να αιτιολογήσει και να μπορεί να παρουσιάσει χρόνια αργότερα, χωρίς αλλοιώσεις και σε συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ.
