Türkiye'de e-Fatura ve e-Arşiv yerleşti. Arşiviniz aynı hıza ayak uydurmalı.
Birer birer, kağıt ve PDF faturalar; devlet ya da ağ kanalları üzerinden gönderilen yapılandırılmış elektronik faturalarla değişiyor. Türkiye'de GİB üzerinden işleyen e-Fatura ve e-Arşiv sisteminde kurallar göndermeyle bitmiyor: her e-fatura yıllarca arşivlenmeli, okunabilir tutulmalı ve talep edildiğinde sunulmalı.
Bir denetimde sunamadığınız e-fatura, hiç göndermediğiniz e-faturadır.
Bütün bir kıta aynı anda yapılandırılmış faturaya geçiyor.
Bu tek bir reform değil. Tek bir AB yönelimi altında, her biri kendi formatı, kanalı ve son tarihiyle gelen ayrı ulusal zorunluluklardan oluşan bir dalga.
AB'nin Dijital Çağda KDV (ViDA) reformu ve bir dizi ulusal yasa sayesinde Avrupa'daki çoğu vergi idaresi, yapılandırılmış B2B e-faturayı zorunlu hale getiriyor. Yapılandırılmış e-fatura, bir tarama ya da sıradan bir PDF değil, makine tarafından okunabilen veridir (XML ya da hibrit bir PDF), böylece vergi idaresi onu otomatik olarak okuyabilir.
Birden çok ülkede faaliyet gösteren bir işletme için zor olan kısım, zorunlulukların birbiriyle uyumlu olmamasıdır. Almanya, Fransa, Polonya, Belçika, Romanya, İtalya ve İspanya'nın her biri farklı bir format, farklı bir iletim modeli ve farklı bir takvim yürütüyor. Ortak yanları, faturanın ardındaki yükümlülüktür: tam saklama süresi boyunca onu bozulmadan ve erişilebilir biçimde saklamak.
Her pazarın 2026'da durduğu yer.
2026 ortasından bir kesit. Tarihler ve eşikler daha önce değişti, bu yüzden harekete geçmeden önce ülkenizdeki güncel kuralı doğrulayın.
Diğer pazarlar (Hırvatistan, Sırbistan, Portekiz, Macaristan, Yunanistan, Türkiye ve Körfez) kendi sistemlerini yürütür. Yerel ayrıntılar için bloga göz atın ve ülke rehberlerine bakın. Tüm makaleler
Tek bir zorunluluğun içinde üç değişim saklı.
E-fatura göndermek yalnızca görünen kısımdır. Beraberinde iki yükümlülük daha gelir.
Bir PDF değil, yapılandırılmış bir format
Fatura, Avrupa EN 16931 standardı üzerine kurulu, makine tarafından okunabilen veriye dönüşür (XML ya da Factur-X ve ZUGFeRD gibi bir hibrit), böylece vergi idaresi onu bir insanın okumasına gerek kalmadan işleyebilir.
E-posta değil, denetimli bir kanal
Fatura tanımlı bir rota üzerinden ilerler: bir Peppol ağı, akredite bir platform (Fransa'da bir PDP) ya da bir devlet takas sistemi (Polonya'da KSeF, İtalya'da SdI, Romanya'da e-Factura), gelen kutunuzdaki bir ek değil.
Bir klasör değil, zorunlu arşivleme
Düzenlenen ve alınan her e-fatura, yasal saklama süresi boyunca özgün yapılandırılmış biçiminde, okunabilir ve değiştirilmemiş halde saklanmalı ve bir denetimde talep edildiğinde sunulmalıdır. Saklama, sonradan akla gelen bir şey değil, zorunluluğun bir parçasıdır.
Düzenlemek kuralın yarısı. Faturayı saklamak diğer yarısı.
Gürültünün çoğu, uyumlu bir e-faturanın nasıl gönderileceği üzerine. Daha sessiz olan yükümlülük, denetçilerin gerçekten test ettiği şey, onu yıllar sonra hâlâ sunabilip sunamayacağınızdır.
Avrupa genelinde e-faturalar uzun süreler boyunca, ülkeye göre çoğunlukla sekiz ila on bir yıl, kimlik doğrulamaları, bütünlükleri ve okunabilirlikleri tüm süre boyunca korunarak saklanmalıdır. Hiçbir güncel sistemin açamadığı bir yapılandırılmış XML ya da sessizce değiştirilmiş bir tanesi, fatura doğru gönderilmiş olsa bile testten geçemez.
AB artık bu tarafı da resmileştirdi. Nitelikli elektronik arşivleme, eIDAS 2.0 kapsamında düzenlenmiş bir güven hizmeti haline geldi ve Komisyon Uygulama Tüzüğü (EU) 2025/2532 (6 Ocak 2026'da yürürlükte) bunun için referans standartları belirliyor. Uzun vadeli, denetime dayanıklı arşivleme, iyi bir uygulama olmaktan tanımlı bir AB çerçevesine geçiyor.
İşte e-fatura projesinin belge arşivlemeyle buluştuğu yer burası. Hangi kanaldan gönderirseniz gönderin, faturaların; onları şifreli, doğru yargı bölgesinde, sürümlenmiş ve yasal saatine göre saklayan, her erişimin kaydını tutan bir yere ulaşması gerekir.
Gönderdiğiniz ve aldığınız her fatura için uyumlu bir ev.
Arhivix e-fatura kanalınızın yerini almaz. Tam da bu saklama yükümlülüğü için inşa edilmiş, onun altındaki arşivdir.
Kanaldan yakalama
Düzenlenen ve alınan e-faturaları; ister Peppol'den, ister bir ulusal platformdan, ister muhasebe yazılımınızdan gelsinler, özgün yapılandırılmış biçimlerinde alın.
Yasal saate göre saklama
Her faturayı AB içinde şifreli, sürümlenmiş ve değiştirilmemiş halde tutun, ülkenizin gerektirdiği süre boyunca saklayın, ardından işlemin kaydıyla birlikte zamanında imha edin.
Talep üzerine sunma
Herhangi bir faturayı saniyeler içinde bulun ve bir denetçiye eksiksiz, okunabilir, erişim kaydı tutulmuş bir kayıt sunun: zorunluluğun gerçekte test ettiği kanıt.
Zorunlulukların kullandığı standartlar etrafında inşa edildi.
EN 16931 ve ulusal formatlar, düzenlendiği gibi aynen korunur.
Sıkça sorulan sorular
Yapılandırılmış e-fatura nedir ve bir PDF bunlardan biri midir?
Yapılandırılmış e-fatura, EN 16931 standardı üzerine kurulu, makine tarafından okunabilen veridir (tipik olarak XML ya da bir PDF içinde XML taşıyan Factur-X veya ZUGFeRD gibi bir hibrit format). Sade bir PDF ya da bir tarama yapılandırılmış e-fatura değildir, çünkü vergi idaresi onu otomatik olarak işleyemez.
E-faturaları ne kadar süre saklamak zorundayım?
Ülkeye bağlıdır, ancak Avrupa'nın çoğu, faturaların yaklaşık sekiz ila on bir yıl boyunca, kimlik doğrulamaları, bütünlükleri ve okunabilirlikleri tüm süre boyunca korunarak saklanmasını gerektirir. Hayatta kalması gereken, yalnızca bir çıktı değil, özgün yapılandırılmış dosyadır.
Peppol nedir ve bir takas ya da PDP modeli nedir?
Peppol, e-faturaları akredite erişim noktaları üzerinden değiş tokuş etmek için kullanılan bir Avrupa ağıdır. Bir takas modeli (Polonya'nın KSeF'i, İtalya'nın SdI'sı ya da Romanya'nın e-Factura'sı gibi) faturaları bir devlet platformu üzerinden yönlendirirken, Fransa PDP adı verilen akredite özel platformlar kullanır. Bunlar, aynı türden yapılandırılmış faturanın farklı iletim kanallarıdır.
E-fatura, arşivleme şeklimi de değiştirmem gerektiği anlamına mı geliyor?
Evet. Uyumlu bir e-fatura göndermek ve onu uyumlu biçimde arşivlemek iki ayrı yükümlülüktür. Yapılandırılmış fatura, yasal süre boyunca değiştirilmeden ve okunabilir halde saklanmalıdır, bu yüzden nitelikli elektronik arşivleme artık eIDAS 2.0 kapsamında resmi bir AB güven hizmetidir.
Birden çok ülkede faaliyet gösteriyorum. Her zorunluluk için ayrı bir sistem gerekiyor mu?
Her ülkenin gönderme kurallarını karşılamanız gerekir, ancak ülke başına ayrı bir arşive ihtiyacınız yoktur. Tek bir uyumlu arşiv, her pazardan faturaları özgün biçimlerinde, her ülkenin saatine göre saklanmış halde tutabilir, ki Arhivix'in kapsadığı kısım da budur.
Belgeleriniz artık canlı. Kendi başlarına hareket ediyorlar.
Şirketinize otomatikleştirilmiş, yasalara uygun ve her an erişilebilir bir belge akışı kazandırın.
Taahhüt yok, kredi kartı yok.