Dijitallestirme: Sadece Taramaktan Daha Fazlasi
Bircogu dijitallestirme = tarama sanir. Ancak tarama sadece ilk adimdir. Dijitallestirmenin gercek amaci, kagit bir belgeyi dijital formda aranabilir, duzenlenmis ve kalici olarak korunmus hale getirmektir.
OCR isleme olmadan, taranmis bir belge sadece bir goruntudur -- metni arayamazsiniz, icerigi kopyalayamazsiniz veya otomatik olarak veri cikaramazsiniz.
OCR: Belgeleri Okuyan Teknoloji
OCR (Optik Karakter Tanima), metin goruntlerini gercek, aranabilir metne donusturen teknolojidir. Modern OCR sistemleri, ozellikle yapay zeka tabanli olanlar, dusuk kaliteli belgelerde bile %99+ dogruluga ulasir.
OCR'nin taniyabildikleri:
- Ingilizce, Almanca, Sirpca ve diger dillerde basilmis metin
- Tablolar ve yapilandirilmis veriler
- Kaseler ve imzalar (metin olarak degil, goruntu olarak)
- Farkli yazitipleri ve metin boyutlari
- Donuk veya egik belgelerdeki metin
Depolama Icin Hangi Format Kullanilmali?
Dogru formati secmek uzun vadeli koruma icin kritiktir:
| Format | Avantajlar | En Uygun Kullanim |
|---|---|---|
| PDF/A | Arsivleme icin ISO standardi, bagimsiz | Uzun sureli depolama, yasal belgeler |
| Evrensel uyumluluk | Gunluk kullanim | |
| TIFF | Kayipsiz kalite, cok sayfalik dosya destegi | Yuksek kaliteli arsiv taramasi |
Oneri: 5 yildan uzun saklanmasi gereken tum is belgeleri icin PDF/A kullanin.
Belge Dijitallestirmenin Yasal Yonleri
AB ve dunya genelinde bircok yargi bolgesinde:
- Dijitallesmis belgeler belirli kosullar altinda orijinallerle ayni yasal gecerlillige sahip olabilir
- Dijitallestirme sureci belgelenmelidir
- Dijitallesmis belgenin butunlugu saglanmalidir (degistirilmediginin kaniti)
- Belirli belge kategorileri icin nitelikli elektronik muhur veya imza gerekebilir
- Kagit orijinaller dijitallestirmeden sonra imha edilebilir, yasa aksini gerektirmedikce
Dijitallestirme Surecini Nasil Organize Edersiniz
Asama 1: Hazirlik (1-2 hafta)
- Tum kagit belgelerin envanterini cikartin
- Oncelikleri belirleyin (en sik kullanilan belgeler once)
- Klasor yapisi ve adlandirma kurallarini tanimlayin
- Bir DMS secin (Arhivix veya baskasi)
Asama 2: Tarama (ortalama bir sirket icin 2-4 hafta)
- Kategoriye gore partiler halinde tarayin
- Toplu tarama icin ADF tarayici kullanin
- Tarama kalitesini kontrol edin
- Her belgeye OCR uygulayin
Asama 3: Organizasyon ve Dogrulama (1 hafta)
- Tum belgelerin dogru kategorize edildigini dogrulayin
- Aramayi test edin -- belgeleri bulabiliyor musunuz?
- Erisim kontrollerini ayarlayin
- Bir yedekleme stratejisi olusturun
Dijitallestirme Ne Kadara Mal Olur?
Maliyetler hacme baglidir:
- Kendiniz yapin: Tarayici (200-1.000 EUR) + DMS aboneligi + zamaniniz
- Profesyonel tarama hizmeti: Sayfa basina 0,05-0,15 EUR (buyuk hacimler icin)
- Tam hizmet: Tarama + organizasyon + DMS kurulumu: hacme baglidir
Sonuc
Belge dijitallestirme kendini defalarca amorti eden bir yatirimdir. Daha az alan, daha hizli arama, daha iyi guvenlik ve mevzuat uyumlulugu.
Arhivix ile dijitallesmis belgeler yapay zeka sayesinde aninda aranabilir hale gelir -- taranmis bir belge yukleyin ve manuel etiketleme olmadan saniyeler icinde bulun.
