Manuel Belge Isine Ne Kadar Zaman Harciyorsunuz?
Ortalama ofis calisani calisma suresinin %40'ini belge ile ilgili gorevlere harcar: adlandirma, siralama, onaya gonderme, arsivleme, arama. Bu gorevlerin cogu tekrarlayici ve otomatiklestirilebilir.
Belge otomasyonu insanlari makinelerle degistirmek anlamina gelmez -- insanlari sikici islerden kurtararak gercekten insan zekasi gerektiren gorevlere odaklanmalarini saglamak anlamina gelir.
Neler Otomatiklestirilebilir?
1. Otomatik Dosya Adlandirma
Her calisanin dosyalari keyfi adlandirmasi yerine, DMS onceden tanimlanmis kurallara gore belgeleri otomatik olarak adlandirir:
- Fatura yuklendi ->
2026-02-14_fatura_musteri-ABC_001.pdf - Sozlesme tarandi ->
2026-02-14_sozlesme_tedarikci-XYZ.pdf
Yapay zeka belge turunu tanir ve temel verileri (tarih, musteri adi, tutar) otomatik olarak cikarir.
2. Otomatik Kategorilendirme
Bir belge yuklediginizde, yapay zeka analiz eder ve otomatik olarak uygun klasore yerlestirir:
- Fatura -> Finans / Faturalar / 2026 / Subat
- Is sozlesmesi -> IK / Sozlesmeler / Aktif
- Irsaliye -> Lojistik / Irsaliyeler / 2026
Indirilenler klasorunden dosyalari manuel olarak tasimak yok artik.
3. Onay Is Akislari
Bircok belge kesinlesmeden once onay gerektirir: teklifler, sozlesmeler, satin alma siparisleri. Otomatik is akisi:
- Calisan bir belge olusturur/yukler
- Sistem otomatik olarak yoneticiye onay icin gonderir
- Yonetici onaylar veya revizyon icin geri gonderir (tek tikla)
- Belge otomatik olarak imzalanir ve arsivlenir
- Ilgili herkes bildirim alir
"Belgeyi bana e-postayla gonder imzalayayim" yok artik -- her sey sistem icinde gerceklesir.
4. Otomatik Arsivleme
X aydan eski belgeler otomatik olarak aktif klasorlerden arsiv klasorlerine tasinir. Yasal saklama sureleri gecmis belgeler otomatik olarak silinmek uzere isaretlenir.
5. Otomatik Bildirimler
DMS su durumlarda otomatik bildirim gonderebilir:
- Bir sozlesme 30 gun icinde sona eriyor -- yenileme zamani
- Bir fatura 15 gundur odenmedi -- hatirlatma zamani
- Bir belge 3+ gundur onay bekliyor -- eskalasyon
- Bir saklama suresi doluyor -- silmeden once inceleme
Belge Otomasyonunun Yatirim Getirisi
| Gorev | Manuel (aylik) | Otomatik | Tasarruf |
|---|---|---|---|
| Adlandirma ve siralama | ~15 saat | 0 saat | 15 saat |
| Belge arama | ~20 saat | ~1 saat | 19 saat |
| Onay is akislari | ~10 saat | ~1 saat | 9 saat |
| Arsivleme | ~5 saat | 0 saat | 5 saat |
| Toplam | 50 saat | 2 saat | 48 saat |
10 calisanli bir sirket icin bu ayda 480 saat -- yani 3 tam zamanli pozisyon demektir.
Otomasyona Nasil Baslarsiniz
- Tekrarlayici gorevleri belirleyin -- ekibiniz belgelerle her gun ne yapiyor?
- Kurallari tanimlayin -- belgeler nasil adlandirilmali, siralanmali, onaylanmali?
- Otomasyonlu bir DMS secin -- her DMS bu ozelliklere sahip degildir
- Tek bir surecle baslayin -- ornegin faturalarin otomatik kategorilendirmesi
- Kademeli olarak genisletin -- is akislari, bildirimler, arsivleme ekleyin
Sonuc
Belge otomasyonu gelecek degil -- rakiplerinizin zaten kullandigi standarttir. Calisanlarinizin belgeleri manuel olarak adlandirmaya, siralamaya ve aramaya harcadigi her saat, gercekten deger yaratan islere harcanabilecek bir saattir.
Arhivix, manuel belge isinin %90'ini birinci gunden itibaren otomatiklestirir -- bir belge yukleyin, gerisini yapay zeka halleder.
