O arquivo eletronico de documentos esta a tornar-se cada vez mais importante para os negocios, especialmente devido a novas obrigacoes legais como a submissao do livro de arquivo em 2025. A medida que o arquivo eletronico se torna obrigatorio, e essencial compreender a diferenca entre documentos eletronicos e digitalizados.
O Que e um Documento Eletronico?
Um documento eletronico e um registo criado diretamente em formato digital e pode ser:
- Uma fatura eletronica
- Um contrato assinado digitalmente
- Um documento gerado em software de arquivo eletronico
De acordo com a Lei sobre Documentos Eletronicos, Identificacao Eletronica e Servicos de Confianca em Negocios Eletronicos, um documento eletronico e definido como "um conjunto de dados composto por letras, numeros, simbolos, materiais graficos, audio e video, em formato eletronico".
Vantagens do Arquivo Eletronico de Documentos:
- Reducao de custos com papel e impressao
- Pesquisa e partilha rapidas
- Maior seguranca juridica com assinaturas digitais e encriptacao
O Que e um Documento Digitalizado?
Um documento digitalizado e um documento em papel convertido para formato digital. Sao, por exemplo, faturas digitalizadas ou copias digitais de contratos.
A Importancia da Digitalizacao para o Arquivo Obrigatorio de Documentos:
A digitalizacao permite uma melhor organizacao dos materiais de arquivo e facilita o cumprimento das obrigacoes legais, como a submissao do livro de arquivo.
Diferencas Principais Entre Documentos Eletronicos e Digitalizados
| Caracteristica | Documento Eletronico | Documento Digitalizado |
|---|---|---|
| Origem | Criado digitalmente | Convertido a partir de papel |
| Utilizacao | Ideal para novos processos empresariais | Arquivo de registos antigos |
| Validade juridica | Maior forca legal com assinatura digital | Depende do procedimento de digitalizacao |
Como Escolher a Estrategia Certa para Arquivo Eletronico?
A sua estrategia deve combinar ambas as abordagens. O arquivo eletronico e ideal para novos documentos, enquanto a digitalizacao ajuda a organizar arquivos existentes e facilita a submissao do livro de arquivo em 2025.
Compreender as diferencas entre documentos eletronicos e digitalizados e fundamental para uma gestao de arquivo bem-sucedida. Se esta a planear converter registos em papel, consulte o nosso guia de digitalizacao de documentos. Embora possa parecer complexo, com o Arhivix, pode facilmente implementar solucoes de arquivo eletronico e alinhar o seu negocio com os requisitos legais.
