Encerrar uma Empresa ≠ Encerrar o Arquivo
Muitos empresarios acreditam que encerrar uma empresa termina a obrigacao de reter documentos. Nao e verdade. As leis de arquivo exigem que a documentacao deve ser preservada mesmo apos uma pessoa coletiva cessar a sua atividade.
Obrigacoes Legais no Encerramento
- Organizacao da documentacao -- todos os documentos devem ser organizados por ano e categoria
- Atualizacao do livro de arquivo -- inventario completo de toda a documentacao
- Separacao de registos permanentes -- documentos de valor duradouro sao separados
- Entrega ao arquivo do estado -- registos permanentes sao transferidos para o arquivo competente
- Destruicao de material nao permanente -- apenas com aprovacao do arquivo
Periodos de Retencao Apos o Encerramento
| Tipo de Documento | Periodo de Retencao |
|---|---|
| Demonstracoes financeiras | Permanente |
| Documentacao fiscal | 10 anos |
| Registos salariais | Permanente |
| Contratos de trabalho | Permanente |
| Contratos comerciais | 10 anos apos expiracao |
| Faturas | 10 anos |
Como o DMS Facilita o Encerramento
- Entrega organizada: todos os documentos ja categorizados com metadados
- Livro de arquivo automatico: gere o livro de arquivo completo para entrega
- Exportacao em formatos padrao: PDF/A para preservacao a longo prazo
- Rasto de auditoria: prova de integridade documental ao longo do periodo de retencao
Conclusao
O Arhivix ajuda-o a encerrar a sua empresa em conformidade com a lei. Livro de arquivo automatico, documentacao organizada e exportacao para entrega ao arquivo do estado. Nao espere ate ao ultimo momento -- organize os seus documentos agora.
