O que e o livro de arquivo e quem e obrigado a mante-lo
O livro de arquivo e o inventario base de toda a documentacao corrente que um produtor detem. Segundo o regime juridico dos arquivos sob tutela da DGLAB, a obrigacao de manter o livro de arquivo aplica-se a todos os sujeitos juridicos e singulares cuja atividade gere documentacao com valor permanente ou de longo prazo: sociedades comerciais, empresarios em nome individual, organismos publicos, empresas publicas, instituicoes, sociedades de advogados, gabinetes de contabilidade, consultorios medicos e associacoes.
Por outras palavras, se a sua empresa emite faturas, celebra contratos, mantem registos de pessoal ou comunica com a administracao, esta obrigada a ter livro de arquivo. Nao importa se opera como Lda., SA, ENI ou associacao. O que importa e que se gera documentacao.
O que deve estar registado
No livro de arquivo nao se anota cada documento individual, mas sim a quantidade anual produzida por categorias segundo o seu plano de classificacao. Categorias tipicas:
- Documentacao financeira: faturas, guias de transporte, extratos bancarios, folhas de caixa, contratos com clientes e fornecedores, documentacao contabilistica.
- Documentacao de pessoal: contratos de trabalho, declaracoes a Seguranca Social, mapas de ferias, decisoes, acordos de cessacao, processos individuais dos trabalhadores.
- Atos juridicos e correspondencia: atos gerais, estatutos, regulamentos, deliberacoes, atas de assembleias e conselhos.
- Documentacao patrimonial: contratos de compra e venda, arrendamentos, documentacao de matricula de viaturas, certificados, licencas de obra.
- Documentacao judicial e fiscal: acoes, sentencas, decisoes da Autoridade Tributaria, autos de inspecao.
- Documentacao tecnica: projetos, certificados, relatorios de ensaio, livros de obra (para empresas de construcao).
Formato de inscricao: o que se anota exatamente
Cada linha do livro de arquivo contem normalmente:
- Numero de ordem em continuidade desde a constituicao da empresa
- Ano de criacao da documentacao
- Codigo do plano de classificacao (categoria)
- Conteudo (descricao breve, por exemplo 'Faturas emitidas 2024')
- Quantidade (numero de dossiers, capilhas, caixas ou metro linear)
- Local de conservacao (escritorio, armazem, prestador externo)
- Prazo de conservacao em anos
- Notas (por exemplo 'digitalizado', 'eliminado 2034')
Prazos de conservacao por categoria
| Tipo de documentacao | Prazo de conservacao |
|---|---|
| Financeira e contabilistica | 10 anos |
| Salarios, declaracoes a SS, processos individuais de pessoal | 50 anos ou permanente |
| Contratos de imoveis | 10 anos apos a cessacao |
| Estatutos, atos gerais, atas de assembleia | permanente |
| Processos judiciais | 10 anos apos transito em julgado |
| Decisoes inspetivas e fiscais | 10 anos |
| Correspondencia operacional | 2 a 5 anos |
Entrega ao arquivo competente
O livro de arquivo mantem-se de forma continua, e uma copia e enviada uma vez por ano ao arquivo distrital competente, na pratica ate 30 de abril relativamente ao ano anterior. A competencia do arquivo determina-se pela sede da empresa. Lisboa, por exemplo, e coberta pelo Arquivo Nacional Torre do Tombo e pelo Arquivo Distrital de Lisboa; empresas fora de Lisboa recorrem aos arquivos distritais respetivos.
Junto com o livro de arquivo, uma vez por ano e preparada uma proposta de eliminacao do material sem valor cujo prazo de conservacao expirou. A eliminacao apenas se executa com autorizacao do arquivo, nunca de forma autonoma.
Livro de arquivo eletronico (desde 2024)
Com as alteracoes legislativas de 2023, o livro de arquivo eletronico passou a ter valor juridico equivalente ao do livro em papel. Isto significa que pode mante-lo em software, conserva-lo assinado digitalmente e entrega-lo ao arquivo em forma eletronica (XML, PDF/A assinado com assinatura eletronica qualificada). A maioria dos arquivos competentes passa a rececao eletronica a partir de 2026 e alguns ja a aceitam.
Vantagens do livro eletronico: zero perdas (o livro nao se pode extraviar ou danificar como o papel), inventario automatico assim que o documento e introduzido no DMS, pesquisa em vez de folhear, prazo de eliminacao automatico calculado para cada linha.
Sancoes por manutencao incorreta
O controlo do material arquivistico e exercido pela DGLAB e pelos arquivos competentes. Sancoes previstas: para a pessoa coletiva, coimas administrativas significativas por nao manutencao do livro de arquivo, registos irregulares, plano de classificacao nao conforme ou destruicao autonoma de material sem autorizacao. Para o responsavel da pessoa coletiva, sancoes pessoais adicionais. A pratica mostra que as sancoes sao aplicadas mais frequentemente apos denuncia (por exemplo, de um antigo trabalhador em litigio) ou no ambito de uma inspecao fiscal.
Erros mais frequentes na pratica
- Sem plano de classificacao: o livro de arquivo mantem-se 'a vista', sem fundamento num plano de classificacao. A inspecao deteta de imediato.
- Linhas sem prazos: regista-se o que existe, mas nao se indica ate quando se conserva. Consequencia: nunca se elimina, o arquivo cresce sem limite.
- Destruicao autonoma: a empresa 'limpou o armazem' porque os documentos tinham mais de 10 anos. Sem autorizacao do arquivo, e uma infracao, mesmo que o prazo realmente tivesse expirado.
- Mistura entre documentacao ativa e arquivo: a documentacao do ano em curso nao se inscreve no livro de arquivo (e gerida por protocolo). Entra no livro apenas apos o encerramento do ano.
- Entrega esquecida: a empresa mantem o livro corretamente, mas nao envia a copia ao arquivo. A obrigacao de envio e separada da obrigacao de manutencao.
