Inleiding: Elektronische Facturering in Servie
In 2022 lanceerde Servie het Elektronische Factuursysteem (SEF) als een gecentraliseerd overheidsplatform voor het uitgeven, verzenden, ontvangen en opslaan van elektronische facturen. Sinds januari 2023 is het gebruik van het SEF verplicht voor alle btw-plichtigen in de private sector.
Het doel van het systeem is de volledige digitalisering van facturering, vermindering van belastingfraude en automatisering van bedrijfsprocessen. In plaats van papieren facturen, PDF's of e-mails passeren alle facturen via een uniform overheidssysteem in een gestructureerd XML-formaat. Dit maakt deel uit van een bredere beweging richting elektronische archivering van alle bedrijfsdocumentatie.
Wat Is SEF (Elektronisch Factuursysteem)?
SEF is het centrale platform van het Ministerie van Financien van de Republiek Servie voor elektronische facturering. Het is ontwikkeld als een verplicht systeem waardoor alle facturen tussen bedrijven moeten passeren.
Belangrijkste kenmerken van het SEF-systeem:
- Gestructureerd XML-formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt
- Uniek identificatienummer voor elke factuur
- Automatische verificatie van gegevensnauwkeurigheid
- Factuuropslag voor minimaal 10 jaar (5 jaar voor niet-btw-plichtigen)
- Elektronische handtekening of certificaat voor registratie en toegang
Wie Moet SEF Gebruiken?
De verplichting om het SEF-systeem te gebruiken hangt af van het type entiteit:
Verplicht sinds januari 2023:
- Alle btw-plichtigen in de private sector (B2B-transacties)
- Publieke sector entiteiten (overheidsinstellingen, overheidsbedrijven)
- Private sector naar publieke sector (B2G-transacties)
Ook verplicht voor:
- Niet-btw-plichtigen die factureren aan de publieke sector
- Alle entiteiten die facturen ontvangen van btw-plichtigen
De enige uitzondering betreft particulieren die geen bedrijfsactiviteiten uitoefenen en kleine ondernemers die niet in het btw-systeem zitten en geen zaken doen met de publieke sector.
Hoe Werkt SEF in de Praktijk?
Het elektronische factureringsproces via SEF werkt als volgt:
- Aanmaken van de factuur in uw boekhoudsoftware of rechtstreeks op het SEF-portaal
- Verzending via SEF in het voorgeschreven XML-formaat
- Automatische verificatie van gegevens door het systeem (btw-nummer, bedrag, btw)
- Toewijzing van een uniek nummer en uitgiftedatum
- Ontvangst door de koper via het SEF-systeem
- Acceptatie of afwijzing van de factuur door de ontvanger
- Permanente opslag in het systeem (minimaal 10 jaar)
Termijnen voor Ontvangst en Acceptatie van Facturen
| Actie | Publieke Sector | Private Sector |
|---|---|---|
| Termijn voor acceptatie/afwijzing | 15 dagen | 15 dagen |
| Bij geen reactie | Beschouwd als geaccepteerd | Beschouwd als afgewezen |
| Termijn voor btw-registratie | 12 dagen na einde belastingperiode | 12 dagen na einde belastingperiode |
Wat Verandert er Vanaf 2026?
De Wet op Elektronische Facturering is eind 2025 gewijzigd en de belangrijkste veranderingen treden in werking in 2026:
Vanaf maart 2026:
- Verplichte interne facturen die rechtstreeks in SEF worden gegenereerd (voor bestaande systeemgebruikers)
- Elektronische facturering voor detailhandel in bepaalde gevallen
- B2G elektronische vrachtbrieven worden verplicht voor de private sector
Vanaf eind 2026 / begin 2027:
- Vooraf ingevulde btw-aangiften op basis van gegevens uit SEF
- Automatische afstemming van inkomende en uitgaande facturen
- Grotere automatisering van belastingverplichtingen
Voordelen van Elektronische Facturering
De overstap naar elektronische facturen brengt concrete voordelen:
- Besparing tot 80% op kosten vergeleken met papieren facturering
- Eliminatie van fouten door handmatige gegevensinvoer
- Sneller betalingsproces omdat de factuur direct aankomt
- Automatische opslag zonder fysieke archiefruimte
- Eenvoudiger overzicht en controle van alle uitgegeven en ontvangen facturen
- Wettelijke naleving zonder extra administratief werk
Boetes bij Niet-naleving
Het niet nakomen van verplichtingen voor elektronische facturering leidt tot boetes:
Boetes voor rechtspersonen: 200.000 tot 2.000.000 RSD
Voor ondernemers: 50.000 tot 500.000 RSD
Voor verantwoordelijke personen: 50.000 tot 150.000 RSD
Boetes gelden voor: het niet uitgeven van een e-factuur binnen de voorgeschreven termijn, het niet registreren in het SEF-systeem, het niet accepteren van een factuur binnen de wettelijke termijn en het niet naleven van het XML-formaat.
Hoe Helpt Arhivix bij Elektronische Facturen?
Arhivix is ontworpen om uw werk met elektronische facturen zoveel mogelijk te vereenvoudigen en uw bedrijf in overeenstemming met de wet te brengen. Dit is hoe:
Automatische Archivering van E-Facturen
Elke elektronische factuur die door uw systeem gaat, wordt automatisch gearchiveerd in Arhivix. Geen handmatige bestandsoverdrachten, geen kopieren. De factuur wordt opgeslagen, georganiseerd en is toegankelijk wanneer u het nodig heeft.
Zoeken in Natuurlijke Taal
Vergeet het doorzoeken van mappen. Typ "factuur van leverancier X van maart" en Arhivix AI vindt het exacte document in seconden. Het systeem begrijpt de context en inhoud van elke factuur.
Automatische Tagging en Categorisering
AI herkent automatisch het factuurtype, de leverancier, het bedrag, de datum en wijst de juiste tags toe. Zonder enige inspanning van uw kant worden facturen vanaf het eerste moment georganiseerd.
Wettelijke Naleving
Arhivix slaat facturen op in overeenstemming met wettelijke vereisten voor minimaal 10 jaar. Opslag in twee AWS Europese regio's, AES-256-versleuteling, volledig auditspoor.
Integratie met het Archiefboek
Facturen worden automatisch geregistreerd in het digitale archiefboek. Wanneer een inspectie toegang vraagt, is alles klaar met een enkele klik.
Conclusie
Elektronische facturering in Servie is niet langer optioneel maar verplicht. Het SEF-systeem brengt transparantie en efficientie, maar vereist ook technische voorbereiding. Met Arhivix wordt het hele proces geautomatiseerd: van factuuontvangst, via archivering, tot zoeken en inspectierapportage.
In plaats van u aan te passen aan het systeem, laat het systeem zich aan u aanpassen. Probeer Arhivix 14 dagen gratis.
