Inleiding: Waarom Worden Elektronische Vrachtbrieven Ingevoerd?
Vanaf 2026 begint Servie met de geleidelijke implementatie van de Wet op Elektronische Vrachtbrieven. Het doel is om de beweging van goederen digitaal, sneller en nauwkeuriger vast te leggen, met volledige automatisering van transporttracking. In plaats van papier, stempels en handmatig invullen, wordt elke goederenzending vergezeld door een elektronisch document dat via een centraal overheidssysteem loopt.
Dit is een van de grootste digitaliseringen in het bedrijfsleven in het land en heeft direct invloed op bijna alle bedrijven die goederen verzenden, ontvangen of vervoeren. Het volgt dezelfde logica als de verplichte elektronische facturen die via het SEF-systeem zijn ingevoerd.
Wat Is een Elektronische Vrachtbrief?
Een elektronische vrachtbrief is een digitaal document dat goederen tijdens transport begeleidt. Het moet worden aangemaakt, verzonden en ontvangen via het officiele overheidssysteem, in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt.
Het bevat belangrijke gegevens, zoals:
- Wie de goederen verzendt
- Wie de goederen ontvangt
- Wat er wordt verzonden en in welke hoeveelheid
- Tijd en plaats van vertrek
- Tijd en plaats van levering
- Wie de vervoerder is
- QR-code voor verificatie
Het doel van het systeem is om transparante en altijd beschikbare tracking van goederenbewegingen te bieden, zonder manipulatie of fouten.
Wie Is Verplicht Elektronische Vrachtbrieven te Versturen?
De verplichting geldt voor:
- Private sector entiteiten (btw-plichtigen en bedrijven die betrokken zijn bij de verzending van goederen)
- Publieke sector entiteiten
- Transportoperators (wanneer zij administratie bijhouden namens klanten)
- Vervoerders (voor het verzamelen en tonen van vrachtbrieven tijdens inspecties)
Particulieren die geen bedrijfsactiviteiten uitoefenen vallen niet onder de wet. Logistieke bedrijven behoren tot de meest getroffen partijen door deze regelgeving.
Wanneer Gaan de Verplichtingen In?
Volgens de wet en de wijzigingen:
- Voor de publieke sector -- vanaf 1 januari 2026
- Voor de private sector met betrekking tot accijnsproducten -- vanaf 1 januari 2026
- Voor de private sector bij alle goederenhandel -- vanaf 1 oktober 2027
Daarom zullen alle bedrijven in Servie uiterlijk in oktober 2027 moeten overstappen op het elektronische vrachtbriefsysteem.
Wanneer Is een Elektronische Vrachtbrief Niet Vereist?
De wet voorziet in verschillende uitzonderingen. Een vrachtbrief is niet vereist in situaties zoals:
- Levering van water, elektriciteit, gas en vergelijkbare goederen via netwerken
- Detailhandel (een kassabon volstaat)
- Leveringen binnen dezelfde publieke entiteit
- Retourzendingen met hetzelfde transportvoertuig
- Leveringen binnen goedgekeurde klinische onderzoeken
Dit vereenvoudigt de bedrijfsvoering aanzienlijk voor winkels en delen van het publieke systeem.
Hoe Ziet het Proces er in de Praktijk Uit?
- De verzender maakt een elektronische vrachtbrief aan in het systeem.
- De vervoerder haalt de vrachtbrief op via het systeem of ontvangt een geprinte QR-weergave als hij geen systeemgebruiker is.
- De ontvanger bevestigt de fysieke ontvangst van goederen binnen 3 werkdagen na levering.
- Vervolgens accepteert of wijst de vrachtbrief af binnen 8 dagen.
Als de ontvanger geen ontvangstbevestiging stuurt:
- Voor de publieke sector -- worden de goederen als geaccepteerd beschouwd
- Voor de private sector -- worden de goederen als afgewezen beschouwd
Dit zorgt ervoor dat de goederenbeweging zonder vertragingen wordt vastgelegd en dat elke partij een duidelijke verantwoordelijkheid heeft.
Wat Als het Systeem Uitvalt of Er Geen Internet Is?
De wet voorziet ook in deze mogelijkheid: een bedrijf kan tijdelijk een papieren vrachtbrief gebruiken met een holografische sticker uitgegeven door het Nationaal Bankbiljettendrukkerij Instituut.
Wanneer internet of het systeem is hersteld, is het bedrijf verplicht alle gegevens uiterlijk de volgende werkdag in het systeem in te voeren.
Wat Betekent Dit voor Bedrijven in de Praktijk?
1. Minder Papier, Meer Digitaal Ondernemen
Papieren vrachtbrieven worden vervangen door een geautomatiseerd systeem. Bedrijven hebben technische aanpassing nodig: software, opleiding van medewerkers, betrouwbare internetverbinding.
2. Sterkere Controle en Transparantie
Het systeem stelt de overheid in staat om de goederenbeweging in realtime te volgen. Dit vermindert mogelijkheden voor misbruik maar vergroot de verantwoordelijkheid van bedrijven.
3. Boetes bij Niet-naleving
Boetes zijn voorzien voor:
- Het versturen van een vrachtbrief buiten de voorgeschreven termijn
- Het niet bevestigen van ontvangst
- Misbruik van gegevens
Boetes voor rechtspersonen: 200.000 tot 2.000.000 RSD
Voor ondernemers: 50.000 tot 500.000 RSD
4. Aanpassingsperiode
Van 1 januari tot 30 juni 2026 worden fouten bij het invullen van gegevens niet beboet -- dit is een periode voor leren en procesoptimalisatie.
5. Eenvoudiger Toezicht en Leveringsbewijs
Alles wordt digitaal gearchiveerd, eenvoudig toegankelijk, zonder verlies van papieren en zonder geschillen over of goederen daadwerkelijk zijn geleverd.
Wat Betekent Dit voor Burgers?
Hoewel de wet voornamelijk bedrijven treft, krijgen burgers verschillende indirecte voordelen:
- Veiligere en transparantere leveringen
- Minder ruimte voor de grijze economie
- Snellere en betrouwbaardere inkoop- en leveringsprocessen
- Betere consumentenbescherming
Burgers die geen ondernemers zijn hebben geen nieuwe verplichtingen.
Hoe Helpt Arhivix bij Elektronische Vrachtbrieven?
De overstap naar elektronische vrachtbrieven hoeft niet ingewikkeld te zijn. Arhivix helpt u zich voor te bereiden en vanaf dag een aan de wet te voldoen.
Automatische Archivering van Vrachtbrieven
Elke elektronische vrachtbrief die u aanmaakt of ontvangt, wordt automatisch opgeslagen in het Arhivix-systeem. Geen handmatige overdrachten, geen verlies van documenten. Alles op een plek, georganiseerd en eenvoudig toegankelijk.
Realtime Statustracking
Zie precies waar elke vrachtbrief staat: of deze is verzonden, of de vervoerder de goederen heeft opgehaald, of de ontvanger de ontvangst heeft bevestigd. De volledige geschiedenis van goederenbeweging op een scherm.
Koppeling met Facturen en het Archiefboek
Vrachtbrieven worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende facturen en geregistreerd in het archiefboek. Wanneer een inspectie documentatie opvraagt, heeft u alles klaar: vrachtbrief, factuur en archiefboekregistratie.
AI-zoekfunctie
Vind elke vrachtbrief in seconden. Typ "vrachtbrief voor transportbedrijf Jovic van maart" en Arhivix AI vindt het exacte document. Geen doorzoeken van mappen en bestanden.
Wettelijke Naleving
Opslag in twee AWS Europese regio's, AES-256-versleuteling, tijdstempels. Alles wat de wet vereist, automatisch gewaarborgd.
Conclusie
Elektronische vrachtbrieven vormen een grote stap in de digitalisering van het bedrijfsleven in Servie. Hoewel de overgang tijd en technische voorbereiding vereist, brengen ze op de lange termijn minder bureaucratie, minder fouten en snellere processen.
Met Arhivix hoeft u zich geen zorgen te maken over technische voorbereiding. Het systeem is vanaf dag een klaar voor elektronische vrachtbrieven. Probeer het 14 dagen gratis.
