Wat Is de Lijst van Categorieen van Registratuurmateriaal?
De Lijst van Categorieen van Registratuurmateriaal met Bewaartermijnen is een verplicht intern document dat elke rechtspersoon en ondernemer in Servie moet vaststellen. Het bevat alle soorten documentatie die tijdens bedrijfsactiviteiten worden gecreeerd, samen met de perioden hoe lang elk type moet worden bewaard.
Zonder dit document kan een bedrijf niet wettelijk:
- Een archiefboek bijhouden
- Documentatie met verlopen bewaartermijnen vernietigen
- Archieven op de voorgeschreven wijze organiseren
Wettelijke Basis
De verplichting om de Categorielijst op te stellen is voorgeschreven door Artikel 11 van de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten ("Staatsblad RS", Nr. 6/2020):
"De maker en houder van registratuurmateriaal en archiefmateriaal is verplicht een lijst van categorieen van registratuurmateriaal met bewaartermijnen vast te stellen, met voorafgaande goedkeuring van het bevoegde archief."
Dit betekent dat de Lijst niet alleen moet bestaan maar moet worden goedgekeurd door het bevoegde territoriale archief.
Hoe Ziet de Categorielijst Eruit?
De Lijst wordt doorgaans in tabelvorm georganiseerd:
| Classificatiemerk | Categorienaam | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| 01 | Oprichtingsdocumentatie (statuten, registratiebesluit) | Permanent |
| 02 | Normatieve akten (voorschriften, besluiten, orders) | Permanent |
| 03 | Personeelsdocumentatie (arbeidscontracten, besluiten) | Permanent |
| 04-01 | Jaarrekeningen (balans, winst- en verliesrekening) | Permanent |
| 04-02 | Uitgaande facturen | 10 jaar |
| 04-03 | Inkomende facturen | 10 jaar |
| 05 | Belastingdocumentatie (aangiften, beschikkingen) | 5 jaar |
| 06 | Boekhouddocumenten (journaalposten, overzichten) | 5 jaar |
| 07 | Commerciele contracten (met klanten, leveranciers) | 10 jaar na afloop |
| 08 | Algemene zakelijke correspondentie | 2 jaar |
| 09 | Technische documentatie | Permanent |
| 10 | Arbo-documentatie (arbeidsomstandigheden en veiligheid) | 40 jaar |
Dit is slechts een voorbeeld -- uw Lijst moet de daadwerkelijke soorten documentatie weerspiegelen die in uw bedrijf worden gecreeerd.
Hoe Maakt U een Categorielijst: Stap voor Stap
1. Identificeer Alle Documenttypen
Doorloop alle sectoren en afdelingen. Vraag medewerkers welke documenten zij creeren of ontvangen. Vergeet elektronische documentatie niet -- e-facturen, e-mails, digitale contracten.
2. Bepaal Bewaartermijnen
Bepaal voor elk documenttype de bewaartermijn op basis van:
- Wettelijke vereisten (Boekhoudwet, Arbeidswet, belastingwetten)
- Interne bedrijfsbehoeften
- Aanbevelingen van het bevoegde archief
3. Organiseer in een Classificatiesysteem
Ken classificatiemerken toe aan elke categorie. Gebruik een numeriek systeem dat logisch en eenvoudig te gebruiken is.
4. Vaststellen bij Intern Besluit
De directeur of bevoegde persoon geeft een Besluit tot vaststelling van de Categorielijst uit.
5. Indienen bij het Bevoegde Archief ter Goedkeuring
Stuur de Lijst naar uw bevoegde territoriale archief. Het archief kan de Lijst goedkeuren of om wijzigingen verzoeken. Pas na ontvangst van goedkeuring wordt de Lijst geldig.
Veelvoorkomende Problemen
- Generieke lijsten van internet gekopieerd -- Elk bedrijf moet een lijst hebben die is afgestemd op zijn activiteiten
- Elektronische documenten weglaten -- E-facturen, elektronische contracten en digitale correspondentie moeten worden opgenomen
- Niet bijwerken bij verandering van activiteiten -- Als het bedrijf uitbreidt of zijn activiteit wijzigt, moet de Lijst worden bijgewerkt
- Geen archiefgoedkeuring -- Een Lijst zonder goedkeuring heeft geen rechtskracht
Hoe Arhivix Helpt
Arhivix categoriseert documenten automatisch volgens uw Categorielijst zodra u ze uploadt. Bewaartermijnen worden automatisch bijgehouden en het systeem waarschuwt u wanneer documentatie verloopt en wanneer het tijd is om een vernietigingsverzoek in te dienen.
Stop met handmatig registreren. Laat Arhivix het voor u doen -- automatisch, nauwkeurig en in overeenstemming met de wet.
