SharePoint: Guclu, Ama Fazla Mi Karmasik?
Microsoft SharePoint, isbirligi, intranet ve icerik yonetimi icin bir platformdur. Microsoft 365 ile milyonlarca sirket kullanir. Ancak nadiren sorulan soru sudur: sadece belgeleri yonetmek icin SharePoint'in tamamina gercekten ihtiyaciniz var mi?
SharePoint cok sey yapabilir -- ancak tam da cok sey yapabildigi icin kurulum ve bakim karmasik, pahali ve BT uzmanlari gerektirir.
Belge Yonetimi Icin SharePoint Sorunu
1. Karmasik Kurulum
SharePoint'i DMS olarak calistirmak icin belge kutuphanelerini, meta veri sutunlarini, is akislarini, izin duzeylerini ve saklama politikalarini yapilandirmaniz gerekir. Bu bir SharePoint yoneticisi veya danismani gerektirir -- kucuk ve orta olcekli isletmeler icin gereksiz bir maliyettir.
Arhivix gibi bir DMS kutudan cikar cikmaz calisir -- bir belge yukleyin ve sistem otomatik olarak siniflandirma, saklama ve erisimi halleder.
2. OneDrive ve SharePoint Karisikligi
Microsoft 365, OneDrive (kisisel alan) ve SharePoint (ekip alani) ile gelir. Calisanlar genellikle neyi nereye saklayacaklarini bilmez. Belgeler yanlis yere duser, her yerde kopyalar olusur. DMS'de tum belgeler icin tek bir merkezi konum vardir -- karisiklik yok.
3. Arama Dogru Yapilandirilmis Meta Veri Gerektirir
SharePoint aramasi gucludur -- EGER belgeler meta verilerle dogru etiketlenmisse. Pratikte calisanlar meta veri alanlarini nadiren doldurur. Sonuc: arama yuzlerce alakasiz sonuc dondurur. Yapay zekali DMS, belge iceriginden meta verileri otomatik olarak cikarir -- arama manuel etiketleme olmadan calisir.
4. Yerel Mevzuat Icin Yerellestime Yok
SharePoint yerel arsivleme yasalarini, ofis yonetimi yonetmeliklerini veya ulkeye ozgu saklama surelerini bilmez. Her sey manuel olarak yapilandirilmalidir. Yerellestirilmis bir DMS'de tum bunlar yerlesiktir.
5. Lisanslama Karmasik ve Pahali
SharePoint'ta tam DMS islevseligi icin Microsoft 365 E3 veya E5 planina ihtiyaciniz var. Bu kullanici basina ayda 25 ila 57 dolar demektir. 50 calisanli bir sirket icin ayda 1.250-2.850 dolar -- sadece lisanslar icin, uygulama haric. Ozellestirilmis bir DMS onemli olcude daha ucuza mal olur.
6. Yerlesik Elektronik Imza Yok
Microsoft, Adobe Sign veya DocuSign ile entegrasyon sunar -- ancak bunlar ek lisanslar ve ek maliyetlerdir. Yerlesik e-imzali bir DMS, dogrudan belge is akindan imzalama saglar.
7. Arsiv Defteri Yok
SharePoint'ta arsiv defteri kavrami yoktur -- duzenlleyici gereksinimleri olan sirketler icin bu ek manuel is veya ek yazilim anlamina gelir. DMS, tum kategorize edilmis belgelerden otomatik olarak arsiv kayitlari olusturur.
SharePoint ve DMS Karsilastirmasi
| Kriter | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Kurulum | Karmasik (BT ekibi gerekli) | 5 dakikada hazir |
| Otomatik siniflandirma | Manuel (meta veri) | Yapay zeka siniflandirmasi |
| Arama | Meta veri gerektirir | OCR + Yapay Zeka (etiket olmadan calisir) |
| Yerel mevzuat | Manuel yapilandirma | Yerlesik |
| Maliyet (50 kullanici) | 1.250-2.850 $/ay | Onemli olcude daha az |
| Elektronik imza | Ek lisans | Yerlesik |
| Arsiv defteri | Mevcut degil | Otomatik |
| Mobil uygulama | Evet (SharePoint uygulama) | Evet |
SharePoint Ne Zaman Dogru Secimdir?
SharePoint su durumlarda mantiklidir:
- Zaten Microsoft 365 E3/E5 lisanslariniz var
- SharePoint'i yapilandirabilecek ve surdurebilecek bir BT ekibiniz var
- Sadece DMS'nin otesinde intranet, wiki ve isbirligine ihtiyaciniz var
- Birden fazla ulkede faaliyet gosteriyorsunuz ve kuresel bir cozume ihtiyaciniz var
Ozellestirilmis DMS Ne Zaman Daha Iyidir?
DMS su durumlarda daha iyidir:
- Yapilandirma olmadan hemen calisan bir cozume ihtiyaciniz var
- SharePoint'i surdurecek bir BT ekibiniz yok
- Yerel mevzuata uyumluluk gerekiyor
- Tek bir sistemde e-imza, is akislari ve arsiv kayitlari istiyorsunuz
- Butceniz Microsoft 365 Kurumsal lisanslarina izin vermiyor
Sonuc
SharePoint guclu bir arac -- ancak guc karmasiklikla birlikte gelir. Basit, hizli ve uyumlu belge yonetimi isteyen sirketler icin ozellestirilmis bir DMS daha akilli bir secimdir.
Arhivix, DMS'den ihtiyaciniz olan her seyi sunar -- BT ekibi olmadan, karmasik yapilandirma olmadan, pahali lisanslar olmadan.
