Elektronik belge arsivleme, ozellikle 2025 yilinda arsiv defterinin sunulmasi gibi yeni yasal yukumlulukler nedeniyle is hayati icin giderek daha onemli hale gelmektedir. Elektronik arsivleme zorunlu hale geldikce, elektronik ve dijitallesmis belgeler arasindaki farki anlamak onemlidir.
Elektronik Belge Nedir?
Elektronik belge, dogrudan dijital formatta olusturulan bir kayittir ve sunlar olabilir:
- Bir elektronik fatura
- Dijital olarak imzalanmis bir sozlesme
- Elektronik arsivleme yaziliminda olusturulan bir belge
Elektronik Belgeler, Elektronik Kimlik Tespiti ve Elektronik Islemlerde Guven Hizmetleri Kanunu'na gore, elektronik belge "elektronik formda harfler, rakamlar, semboller, grafik, ses ve video materyallerinden olusan bir veri seti" olarak tanimlanmaktadir.
Elektronik Belge Arsivlemenin Avantajlari:
- Kagit ve baski maliyetlerinin azaltilmasi
- Hizli arama ve paylasim
- Dijital imza ve sifreleme ile daha buyuk yasal guvenlik
Dijitallesmis Belge Nedir?
Dijitallesmis belge, dijital formata donusturulmus bir kagit belgedir. Bunlar, ornegin taranmis faturalar veya sozlesmelerin dijital kopyalaridir.
Zorunlu Belge Arsivleme Icin Dijitallestirmenin Onemi:
Dijitallestirme, arsiv materyallerinin daha iyi organizasyonunu saglar ve arsiv defterinin sunulmasi gibi yasal yukumluluklerin yerine getirilmesini kolaylastirir.
Elektronik ve Dijitallesmis Belgeler Arasindaki Temel Farklar
| Ozellik | Elektronik Belge | Dijitallesmis Belge |
|---|---|---|
| Koken | Dijital olarak olusturulmus | Kagittan donusturulmus |
| Kullanim | Yeni is surecleri icin ideal | Eski kayitlarin arsivlenmesi |
| Hukuki gecerlilik | Dijital imza ile daha buyuk hukuki guc | Dijitallestirme prosedurune baglidir |
Elektronik Arsivleme Icin Dogru Stratejiyi Nasil Secersiniz?
Stratejiniz her iki yaklasimi da birlestirmelidir. Elektronik arsivleme yeni belgeler icin idealdir, dijitallestirme ise mevcut arsivlerin duzenlenmesine ve 2025 yilinda arsiv defterinin sunulmasina yardimci olur.
Elektronik ve dijitallesmis belgeler arasindaki farklari anlamak, basarili arsiv yonetiminin anahtaridir. Karmasik gorunse de, Arhivix ile elektronik arsivleme cozumlerini kolayca uygulayabilir ve isletmenizi yasal gereksinimlerle uyumlu hale getirebilirsiniz.
