Arşiv defteri nedir ve kim tutmakla yükümlüdür
Arşiv defteri, bir üreticinin elinde bulundurduğu tüm saklama malzemesi hakkındaki temel kayıttır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik kapsamında, arşiv defteri tutma yükümlülüğü, faaliyetinden kalıcı veya uzun vadeli öneme sahip belgeler ortaya çıkan tüm tüzel ve gerçek kişilere uygulanır: ticari şirketler, esnaf, devlet kurumları, kamu işletmeleri, kurumlar, avukatlık büroları, muhasebe büroları, tıbbi muayenehaneler ve dernekler.
Başka bir deyişle, eğer şirketiniz fatura kesiyor, sözleşme imzalıyor, personel kaydı tutuyor veya devlet kurumlarıyla iletişim kuruyorsa arşiv defteri bulundurmakla yükümlüsünüz. Anonim Şirket, Limited Şirket, esnaf veya dernek olarak faaliyet göstermeniz fark etmez. Önemli olan, belge oluşmasıdır.
Neyin kayıt altına alınması gerekir
Arşiv defterine her bir belge tek tek girilmez, bunun yerine büro işleri yönetmeliğinizdeki kategorilere göre yıllık üretilen miktar girilir. Tipik kategoriler:
- Mali belgeler: faturalar, irsaliyeler, banka ekstreleri, kasa raporları, müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri, muhasebe belgeleri.
- Personel belgeleri: iş sözleşmeleri, SGK formları, izin kayıtları, kararlar, anlaşmalı fesihler, çalışan dosyaları.
- Hukuki işlemler ve yazışmalar: genel kurul kararları, ana sözleşme, iç yönetmelikler, kararlar, genel kurul ve yönetim kurulu tutanakları.
- Mülkiyet belgeleri: alım satım sözleşmeleri, kira sözleşmeleri, araç ruhsat belgeleri, sertifikalar, yapı ruhsatları.
- Mahkeme ve vergi belgeleri: davalar, kararlar, GİB kararları, denetim tutanakları.
- Teknik belgeler: projeler, sertifikalar, test raporları, şantiye günlükleri (inşaat şirketleri için).
Giriş formatı: tam olarak ne yazıyorsunuz
Arşiv defterindeki her bir kayıt standart olarak şunları içerir:
- Sıra numarası şirket kuruluşundan itibaren süreklilik ile
- Belgenin oluşum yılı
- Sınıflandırma planından numara (kategori)
- İçerik (kısa açıklama: örn. "Çıkış faturaları 2024")
- Miktar (klasör, dosya, kutu sayısı veya raf metresi)
- Saklama yeri (ofis, depo, dış sağlayıcı)
- Saklama süresi yıl olarak
- Notlar (örn. "dijitalleştirildi", "2034'te imha edildi")
Kategorilere göre saklama süreleri
| Belge türü | Saklama süresi |
|---|---|
| Mali ve muhasebe | 10 yıl |
| Maaşlar, SGK formları, çalışan dosyaları | 50 yıl veya kalıcı |
| Gayrimenkul sözleşmeleri | geçerlilik sona erdikten sonra 10 yıl |
| Ana sözleşme, genel kurul kararları, tutanaklar | kalıcı |
| Mahkeme dosyaları | kesinleşmeden sonra 10 yıl |
| Denetim ve vergi kararları | 10 yıl |
| Operasyonel yazışma | 2 ila 5 yıl |
Yetkili arşive teslim
Arşiv defteri sürekli olarak tutulur ve kopyası yetkili arşive yılda bir kez teslim edilir, uygulamada bir önceki yıl için 30 Nisan'a kadar. Arşivin yetki alanı şirket merkezine göre belirlenir. Ankara, örneğin, Devlet Arşivleri Başkanlığı kapsamındadır, Ankara dışındaki iller bölgesel devlet arşivleri tarafından kapsanır.
Arşiv defterinin yanı sıra, yılda bir kez saklama süresi dolmuş değersiz saklama malzemesi için imha önerisi hazırlanır. İmha yalnızca arşivin onayı ile gerçekleştirilir, asla bağımsız olarak yapılmaz.
Elektronik arşiv defteri (2024'ten itibaren)
2023 yılındaki Yönetmelik değişiklikleriyle elektronik arşiv defteri yasal olarak kâğıt defterle eşitlendi. Bu, onu yazılımda tutabileceğiniz, dijital olarak imzalanmış halde saklayabileceğiniz ve elektronik formda (XML, nitelikli elektronik imza ile imzalanmış PDF/A) arşive teslim edebileceğiniz anlamına gelir. Türkiye'deki yetkili arşivlerin çoğu 2026'dan itibaren elektronik kabule geçmektedir, bazıları ise zaten kabul etmektedir.
Elektroniğin avantajları: sıfır kayıp (defter, kâğıt gibi kaybedilemez veya zarar göremez), belge DMS'e girildiğinde otomatik envanter, sayfa çevirmek yerine arama yapabilirlik, her bir kayıt için hesaplanmış otomatik imha süresi.
Yanlış tutma için cezalar
Arşiv malzemesi üzerinde denetim yetkili arşiv tarafından yapılır. Mevzuatta öngörülen cezalar: tüzel kişiler için arşiv defteri tutmama, düzensiz giriş, uyumsuz sınıflandırma planı veya onay olmaksızın bağımsız belge imhası için 5.000 ila 200.000 TL arasında. Tüzel kişide sorumlu kişi için ek olarak 500 ila 30.000 TL. Uygulama, cezaların en sık şikayet üzerine (örn. uyuşmazlıkta eski çalışan tarafından) veya vergi denetimi kapsamında uygulandığını göstermektedir.
Pratikte en yaygın hatalar
- Sınıflandırma planı yok: arşiv defteri büro işleri yönetmeliğine dayanmadan "göz kararı" tutulur. Denetim bunu hemen görür.
- Süreleri olmayan kayıtlar: ne olduğu kaydedilir, ancak ne zamana kadar saklanacağı belirtilmez. Sonuç: hiçbir zaman imha edilmez, arşiv sınırsızca büyür.
- Bağımsız imha: şirket belgeler 10 yıldan eski olduğu için "depoyu temizledi". Arşiv onayı olmadan, süre gerçekten dolmuş olsa bile bu bir kabahattir.
- Aktif ve arşiv malzemesinin karıştırılması: cari yıldaki belgeler arşiv defterine girilmez (gelen-giden defteri üzerinden tutulur). Arşiv defterine ancak yıl kapatıldıktan sonra girer.
- Unutulan teslim: şirket defteri düzenli tutar ancak kopyayı arşive teslim etmez. Teslim yükümlülüğü tutma yükümlülüğünden ayrıdır.
