Dropbox: Bulut Depolamadan Is Aracina Mi?
Dropbox bulut depolamanin oncusuydu. Milyonlarca kullanici dosyalari cihazlar arasinda senkronize etmek ve meslektaslariyla paylasmak icin ona guvenirdi. Dropbox Business ve Dropbox Advanced ekip ozellikleri ekledi, ancak temel mimari ayni kaldi -- bir dosya depolama sistemi, belge yonetim sistemi degil.
Yasal saklama gereksinimleri, duzenlleyici yukumlulukler veya yuksek belge hacimleri olan sirketler icin Dropbox yeterli degildir.
Is Kullanimi Icin 8 Dropbox Sinirlamasi
1. Belge Siniflandirmasi Yok
Dropbox dosyalari klasorlerde saklar -- tipki yerel sabit disk gibi, sadece bulutta. Bir faturayi sozlesmeden veya bir irsaliyeyi tekliften ayirt etmez. DMS belgeleri ture, musteriye, tarihe ve kategoriye gore otomatik olarak siniflandirir -- manuel siralama gerekmez.
2. Arama Dosya Adlariyla Sinirli
Dropbox Professional akilli aramaya sahiptir, ancak yalnizca belirli formatlar icin calisir. Taranmis PDF'ler, fatura goruntuleri ve belge fotograflari icin -- arama calismaz. OCR teknolojisi ve yapay zeka aramasina sahip bir DMS, her belgenin icindeki metni bulur, dusuk kaliteli taramalarda bile.
3. Belge Saklama Sureleri Yok
Dropbox bir faturanin 10 yil veya bir is sozlesmesinin kalici olarak saklanmasi gerektigini bilmez. Son tarihler yaklastiginda otomatik uyari yoktur. DMS, gecerli mevzuata gore saklama surelerini otomatik olarak takip eder.
4. Erisim Kontrolu Cok Basit
Dropbox klasor ve dosya duzeyinde paylasima sahiptir, ancak birden fazla departmani olan sirketler icin bu hizla kaotik hale gelir. DMS rol tabanli erisim kontrolune (RBAC) sahiptir -- roller tanimlayin (muhasebeci, mudur, depo sorumlusu) ve erisim otomatik olarak atanir.
5. Onay Is Akislari Yok
Yonetici satin alma siparisi onaylamasi gerektiginde, Dropbox'ta Slack uzerinden link gonderir ve beklersiniz. DMS'de yerlesik is akislari vardir -- belgeler otomatik olarak sorumlu kisiye onay icin gider, bildirimler, son tarihler ve yanit gelmezse eskalasyon ile.
6. Yerlesik Elektronik Imza Yok
Dropbox, HelloSign'i satin aldi (simdi Dropbox Sign), ancak bu ayri bir abonelige sahip ayri bir urundir. DMS'de e-imzalar belge is akisina entegredir -- araclar arasinda gecis yapmadan dogrudan sistemden belge imzalayin.
7. Arsiv Defteri Yok
Duzenlenenmis sektorlerdeki sirketler icin arsiv defteri tutmak genellikle yasal bir gerekliliktir. Dropbox arsiv defterinin ne oldugunu bilmez. DMS, mevzuata uygun olarak arsiv kayitlarini otomatik olarak olusturur ve surdurur.
8. Senkronizasyon Surum Catismalari Yaratir
Dropbox senkronizasyon icin tasarlanmistir -- ancak iki calisan ayni anda ayni dosyayi duzenlediginde catismalar ortaya cikar. Dropbox "(1)", "(2)" gibi son eklerle kopyalar olusturur ve kaos baslar. DMS'de giris/cikis kontrollu surum yonetimi vardir -- bir seferde yalnizca bir kisi belgeyi duzenleyebilir.
Dropbox ve DMS Karsilastirma Tablosu
| Ozellik | Dropbox Business | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Belge siniflandirmasi | Manuel (klasorler) | Otomatik (Yapay Zeka) |
| PDF/tarama aramasi | Sinirli | OCR + Yapay Zeka aramasi |
| Saklama sureleri | Hayir | Otomatik |
| Erisim kontrolu | Klasor/dosya bazinda | Rol tabanli (RBAC) |
| Onay is akislari | Hayir | Evet, eskalasyonlu |
| Elektronik imza | Ayri urun | Yerlesik |
| Arsiv defteri | Hayir | Otomatik |
| Denetim izi | Temel | Ayrintili |
Dropbox Ne Zaman Yeterlidir?
Dropbox su durumlar icin mukemmel bir aractir:
- Serbest calisanlar ve dosya paylasan kucuk ekipler
- Buyuk dosyalar (video, tasarim) paylasan kreatif ajanslar
- Kisisel kullanim -- fotograf ve belge senkronizasyonu
Ancak yasal yukumlulukleri, yuksek belge hacimleri veya otomasyon ihtiyaclari olan sirketler icin -- Dropbox cozum degildir.
Dropbox'tan DMS'ye Nasil Gecersiniz
- Belgelerinizin envanterini cikartin -- Dropbox'ta ne var ve nelerin saklanmasi gerekiyor?
- Kategorileri tanimlayin -- faturalar, sozlesmeler, IK belgeleri
- Kademeli olarak gecisin yapin -- en kritik belgelerle baslayin
- Birinci gunden itibaren otomatiklestirin -- yapay zekanin yeni belgeleri siniflandirmasina izin verin
Sonuc
Dropbox ne icin yapildiysa onda harika -- dosya paylasimi ve senkronizasyon. Ancak siniflandirma, saklama sureleri, e-imza, is akislari ve denetim izlerine ihtiyaciniz oldugunda -- DMS'ye ihtiyaciniz var.
Arhivix, Dropbox'in basitligini gercek bir DMS'nin gucuyle birlestirir -- uyumluluk ve verimli belge yonetimi icin ihtiyaciniz olan her sey.
