Belge Saklama Sureleri Neden Onemlidir
Her isletme belirli kayitlari belirli bir yil sayisi boyunca saklamakla yasal olarak yukumludur. Belgeleri erken imha etmek para cezalarina, denetim basarisizliklarina ve yasal korumanin kaybolmasina yol acabilir. Ote yandan, her seyi sonsuza kadar saklamak gereksiz kargasaya ve maliyetlere neden olur.
Tam saklama surelerini bilmek su konularda yardimci olur:
- Yasal uyumluluk saglamak
- Eski belgelerin silinmesini/arsivlenmesini otomatiklestirmek
- Depolama alanindan tasarruf etmek (fiziksel ve dijital)
- Vergi denetimleri ve incelemelere hazirlikli olmak
Belge Saklama Takvimi
Mali Kayitlar
| Belge Turu | Saklama Suresi | Yasal Dayanak |
|---|---|---|
| Yillik mali tablolar | Kalici | Sirketler Kanunu / GAAP |
| Buyuk defter ve yevmiye | 7 yil | Vergi mevzuati |
| Satis ve satin alma faturalari | 7 yil | KDV / Vergi Kanunu |
| Banka hesap ozetleri | 7 yil | Vergi mevzuati |
| KDV beyannameleri | 7 yil | KDV Kanunu |
| Kurumlar vergisi beyannameleri | 7 yil | Vergi Kanunu |
| Gider makbuzlari | 7 yil | Vergi mevzuati |
| Bordro kayitlari | 7 yil | Is hukuku |
Calisan Kayitlari
| Belge Turu | Saklama Suresi | Yasal Dayanak |
|---|---|---|
| Is sozlesmeleri | Fesihten sonra 6 yil | Is hukuku |
| Emeklilik kayitlari | Kalici | Emeklilik mevzuati |
| Calisma cizelgeleri / devamsizlik | 3 yil | Calisma Suresi Yonergesi |
| Is sagligi ve guvenligi kayitlari | 40 yil | ISG mevzuati |
| Egitim kayitlari | Istihdam suresi + 3 yil | En iyi uygulama |
Ticari ve Hukuki Belgeler
| Belge Turu | Saklama Suresi | Yasal Dayanak |
|---|---|---|
| Kurulussenedi | Kalici | Sirketler Kanunu |
| Musteri/tedarikci sozlesmeleri | Suresi dolduktan sonra 6 yil | Zamanasiimi Kanunu |
| Irsaliyeler | 6 yil | Mal Satisi Kanunu |
| Satin alma siparisleri | 6 yil | Ticaret hukuku |
| Imar izinleri | Kalici | Imar mevzuati |
| Sigorta policeleri | Kalici (aktif + 6 yil) | Sigorta hukuku |
Belgeleri Erken Imha Ederseniz Ne Olur?
Sonuclari agir olabilir:
- Vergi cezalari -- vergi kurumu ceza verebilir ve vergi yukumlulugunuzu tahmin edebilir
- Konumunuzu kanitlayamama mahkemede veya denetim sirasinda
- Vergi indirimlerinin kaybi -- fatura yok demek KDV geri talebi yok demektir
- Duzenlleyici yaptirimlar -- sektor duzenlleyicileri islem yapabilir
Saklama Surelerini Nasil Otomatiklestirirsiniz
Binlerce belge icin saklama surelerini manuel olarak takip etmek imkansiz bir gorevdir. Arhivix gibi bir DMS sunlari yapabilir:
- Belge turune gore saklama surelerini otomatik olarak atama
- Bir saklama suresi dolmadan once uyari gonderme
- Saklama suresi gecmis belgelerin arsivlenmesini veya silinmesini onerme
- Saklama suresine gore belge raporlari olusturma
- Belgeleri kilitleyerek erken silmeyi onleme
Dijital ve Kagit Depolama Karsilastirmasi
Cogu yargi bolgesinde dijital kopyalar artik belirli gereksinimleri karsilamalari kosullyla (butunluk, ozgunluk, okunabilirlik) kagit orijinallerle ayni yasal gecerlillige sahiptir. Bu su anlama gelir:
- Kagit belgeleri tarayabilir ve dijital olarak saklayabilirsiniz
- Dijitallestirmeden sonra kagit orijinalleri imha edebilirsiniz (uygun proseduru izleyerek)
- Kagit yerine elektronik faturalar kullanabilirsiniz
Dijital depolama sadece yasal degil -- daha ucuz, daha guvenli ve daha pratiktir.
Sonuc
Saklama sureleri istege bagli degil -- yasal bir gerekliliktir. Erken silmek cezalara, gec silmek yer ve kaynak israfina mal olur.
Arhivix her belge icin saklama surelerini otomatik olarak takip eder ve arsivleme veya silme zamani geldiginde sizi bilgilendirir. Son tarihleri bir daha asla manuel olarak takip etmek zorunda kalmazsiniz.
