كم يجب أن تحتفظ بإشعارات التسليم الإلكترونية؟
| نوع الكيان | فترة الاحتفاظ |
|---|---|
| القطاع العام | بشكل دائم |
| القطاع الخاص | 10 سنوات على الأقل من تاريخ الإصدار |
ما الذي يجب حفظه بالضبط؟
- إشعارات التسليم الإلكترونية -- جميع المرسلة والمستلمة
- إشعارات الاستلام الإلكترونية -- جميع التأكيدات
- النسخ الورقية مع الهولوغرام -- إذا استُخدمت أثناء الأعطال
- سجل التدقيق -- من أنشأ وعدّل وأكد
- المرفقات -- صور، CMR، شهادات الجودة
أين تُخزن إشعارات التسليم الإلكترونية؟
1. النظام المركزي (البوابة)
تخزن البوابة جميع الإشعارات مركزيًا، لكن الاعتماد عليها وحدها محفوف بالمخاطر -- القانون يضع المسؤولية عليك.
2. نظامك الخاص (إلزامي)
يجب أن يكون لديك نسختك الخاصة. الخيارات: DMS (موصى به)، أرشيف ERP، أو نظام ملفات.
لماذا DMS للأرشفة؟
- تصنيف تلقائي -- حسب المستلم والتاريخ ونوع البضائع
- احتفاظ مضمون -- يمنع الحذف العرضي
- سلامة الوثيقة -- قيم التجزئة والتوقيعات الرقمية وسجل التدقيق
- ربط متقاطع -- يربط إشعارات التسليم بالفواتير وإشعارات الاستلام والعقود
ما يبحث عنه المفتشون
- هل لديك جميع إشعارات التسليم؟
- هل هي قابلة للبحث؟
- هل هي غير معدلة؟
- هل لديك سجل تدقيق؟
- هل لديك نسخ احتياطية؟
قائمة فحص الأرشفة
- DMS أو ERP مع أرشفة طويلة الأمد
- مزامنة تلقائية مع بوابة إشعارات التسليم الإلكترونية
- نسخ احتياطي خارج الموقع (سحابي أو مادي)
- فترات الاحتفاظ مُعدة (10 سنوات / دائم)
- حماية من الحذف (قفل الاحتفاظ)
- بحث حسب المستلم والتاريخ ونوع البضائع
- سجل التدقيق مُفعّل
- مرتبط بالفواتير الإلكترونية وإشعارات الاستلام
الخاتمة
أرشفة إشعارات التسليم الإلكترونية ليست اختيارية -- إنها متطلب قانوني لمدة 10 سنوات. لا تعتمد فقط على البوابة الحكومية.
يؤرشف Arhivix تلقائيًا جميع إشعارات التسليم الإلكترونية لأكثر من 10 سنوات، مع بحث كامل وسجل تدقيق وحماية من الحذف. جاهز دائمًا للتفتيش.
